部門檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本部門檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本部門各科室在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：部門檔案由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或人員集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映部門工作實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則：全面收集、整理和保存部門工作中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)立部門檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)部門檔案的日常管理工作。（二）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合部門實(shí)際情況，制定和完善檔案管理辦法、操作規(guī)程等各項(xiàng)制度。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理、分類、編目部門各科室形成的檔案資料，確保檔案的齊全完整和規(guī)范有序。3.檔案保管與保護(hù)：提供安全、適宜的檔案保管環(huán)境，采取必要的保護(hù)措施，防止檔案損壞、丟失和霉變等。4.檔案查閱與利用：建立檔案查閱登記制度，為部門內(nèi)部和外部人員提供檔案查閱服務(wù)，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，確保檔案的安全使用。5.檔案鑒定與銷毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。6.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。7.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)：對(duì)部門各科室的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織開展檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和全員檔案意識(shí)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括部門制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃與總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示報(bào)告、人事檔案、印章管理等方面的文件材料。2.業(yè)務(wù)工作類：根據(jù)部門業(yè)務(wù)工作特點(diǎn)，分為若干類別，如項(xiàng)目檔案、業(yè)務(wù)合同、技術(shù)文件、業(yè)務(wù)報(bào)表等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類：涵蓋部門財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等相關(guān)檔案。4.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等反映部門工作活動(dòng)的聲像資料。5.電子檔案類：存儲(chǔ)在電子介質(zhì)上的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等檔案資料。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每一類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用“年度+類別代碼+順序號(hào)”的形式，例如：2023XM001，表示2023年度項(xiàng)目類檔案的第001號(hào)。具體編號(hào)規(guī)則如下：1.行政管理類：代碼為“XZ”。2.業(yè)務(wù)工作類：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類別設(shè)置相應(yīng)代碼，如項(xiàng)目類代碼為“XM”，業(yè)務(wù)合同類代碼為“HT”等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類：代碼為“CW”。4.聲像檔案類：代碼為“SX”。5.電子檔案類：代碼為“DZ”。順序號(hào)從001開始依次編排，每年年初重新編號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各科室應(yīng)及時(shí)將工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。具體收集范圍如下：1.上級(jí)來(lái)文：包括上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.部門發(fā)文：部門制發(fā)的各類文件、報(bào)告、函件等。3.會(huì)議文件：部門組織召開的各類會(huì)議的通知、議程、報(bào)告、決議等文件材料。4.業(yè)務(wù)工作文件：項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收過(guò)程中形成的文件，業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，技術(shù)方案、圖紙、報(bào)告等。5.財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表，會(huì)計(jì)憑證，審計(jì)報(bào)告等。6.人事文件：?jiǎn)T工入職、離職、晉升、獎(jiǎng)懲等相關(guān)材料。7.聲像資料：工作活動(dòng)中的照片、錄音、錄像等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.及時(shí)性：各科室應(yīng)在文件材料形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理室，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.完整性：移交的文件材料應(yīng)齊全完整，包括正本、副本、附件、底稿等，不得遺漏。3.準(zhǔn)確性：文件材料的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.分類：按照檔案分類方案，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行整理裝訂，去除金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)注檔案編號(hào)、題名等信息。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境檔案管理室應(yīng)具備適宜的保管環(huán)境，保持溫度、濕度相對(duì)穩(wěn)定，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。（二）檔案存放按照檔案類別和編號(hào)順序，將檔案整齊排列存放在檔案架上，并建立檔案存放索引，便于查找。對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在不同介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保護(hù)措施1.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。2.修復(fù)與復(fù)制：對(duì)破損或褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)，對(duì)重要檔案進(jìn)行復(fù)制備份，確保檔案的原始信息得到妥善保存。3.防蟲防鼠：在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)放置防蟲、防鼠藥品和器材，定期進(jìn)行檢查和更換，防止害蟲和老鼠對(duì)檔案造成破壞。4.防火防盜：加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的消防器材，安裝防盜報(bào)警裝置，確保檔案庫(kù)房的安全。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.部門內(nèi)部人員：因工作需要查閱檔案的部門內(nèi)部人員，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，可到檔案管理室查閱檔案。2.外部人員：外單位因工作需要查閱檔案的，需持有單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱檔案。查閱重要檔案還需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱手續(xù)查閱人員應(yīng)在檔案管理室指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，并按照查閱申請(qǐng)表上的內(nèi)容進(jìn)行查閱登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案無(wú)損壞、丟失等情況。（三）利用限制1.保密限制：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和傳播。2.使用限制：查閱檔案僅供查閱人工作使用，不得擅自復(fù)制、摘抄、轉(zhuǎn)借或用于其他目的。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人為成員。負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合部門工作實(shí)際，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。一般檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。具體鑒定標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管檔案：反映部門主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)部門工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。如部門成立以來(lái)的重要文件、會(huì)議記錄、重大項(xiàng)目檔案等。2.長(zhǎng)期保管檔案：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)部門工作有查考利用價(jià)值的檔案。如一般業(yè)務(wù)項(xiàng)目檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.短期保管檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)部門工作有參考價(jià)值的檔案。如一般性文件、臨時(shí)性業(yè)務(wù)材料等。（三）鑒定程序1.初步審查：檔案管理人員對(duì)到期檔案進(jìn)行初步審查，提出初步鑒定意見，填寫《檔案鑒定意見書》。2.小組審議：檔案鑒定工作小組對(duì)初步鑒定意見進(jìn)行審議，結(jié)合檔案的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。3.審批備案：將鑒定結(jié)果報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批，并報(bào)上級(jí)檔案管理部門備案。（四）銷毀處理對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.收集范圍：與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的電子文件，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、電子報(bào)表、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等。2.整理要求：對(duì)收集到的電子文件進(jìn)行分類整理，按照檔案編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名和編號(hào)，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。確保電子文件的元數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確，能夠反映文件的形成背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)等信息。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與保管1.存儲(chǔ)介質(zhì)：選用質(zhì)量可靠、存儲(chǔ)容量大、耐久性好的電子存儲(chǔ)介質(zhì)，如磁帶、光盤、硬盤等。對(duì)重要電子檔案應(yīng)進(jìn)行多介質(zhì)備份，并異地存放。2.存儲(chǔ)環(huán)境：電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)放置在溫度、濕度適宜的環(huán)境中，避免受到磁場(chǎng)、靜電、灰塵等因素的影響。定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。（三）電子檔案的利用與安全1.利用方式：通過(guò)檔案管理系統(tǒng)提供電子檔案的在線查閱、下載等服務(wù)。