展會(huì)組織與管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司展會(huì)組織與管理工作，確保展會(huì)活動(dòng)的順利開展，有效提升公司品牌形象，拓展業(yè)務(wù)渠道，促進(jìn)業(yè)務(wù)合作與交流，實(shí)現(xiàn)展會(huì)活動(dòng)的預(yù)期目標(biāo)。（二）適用范圍本辦法適用于公司組織或參與的各類展會(huì)活動(dòng)，包括但不限于國內(nèi)展會(huì)、國際展會(huì)、專業(yè)展會(huì)、綜合性展會(huì)等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：展會(huì)組織與管理活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。2.目標(biāo)導(dǎo)向原則：圍繞展會(huì)活動(dòng)的目標(biāo)，精心策劃、組織和實(shí)施各項(xiàng)工作，確保展會(huì)效果最大化。3.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)原則：加強(qiáng)各部門之間的溝通協(xié)作，整合資源，形成合力，共同推進(jìn)展會(huì)工作順利進(jìn)行。4.成本效益原則：在確保展會(huì)質(zhì)量和效果的前提下，合理控制成本，提高展會(huì)活動(dòng)的投入產(chǎn)出比。二、展會(huì)籌備（一）展會(huì)信息收集與分析1.市場部門負(fù)責(zé)定期收集各類展會(huì)信息，包括展會(huì)名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主題、規(guī)模、參展范圍、目標(biāo)受眾、往屆展會(huì)情況等。2.對收集到的展會(huì)信息進(jìn)行詳細(xì)分析，結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略和市場需求，評估展會(huì)的相關(guān)性、影響力和潛在價(jià)值，篩選出適合公司參加的展會(huì)項(xiàng)目。（二）展會(huì)立項(xiàng)1.對于確定參加的展會(huì)項(xiàng)目，由市場部門填寫《展會(huì)立項(xiàng)申請表》，詳細(xì)說明展會(huì)名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參展目的、預(yù)期效果、參展預(yù)算等內(nèi)容。2.《展會(huì)立項(xiàng)申請表》經(jīng)市場部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公司管理層審批。管理層根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、資源狀況等因素進(jìn)行綜合評估，做出立項(xiàng)決策。（三）展會(huì)籌備小組組建1.展會(huì)立項(xiàng)獲批后，成立展會(huì)籌備小組，成員包括市場部門、銷售部門、設(shè)計(jì)部門、客服部門、行政部門等相關(guān)人員。2.明確各成員的職責(zé)分工，確保各項(xiàng)籌備工作有人負(fù)責(zé)、有序推進(jìn)?；I備小組組長由市場部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)展會(huì)籌備工作。（四）展會(huì)策劃1.籌備小組根據(jù)展會(huì)立項(xiàng)要求，制定展會(huì)策劃方案，內(nèi)容包括展會(huì)主題、展示內(nèi)容、展位設(shè)計(jì)、宣傳推廣、活動(dòng)策劃、人員安排、預(yù)算計(jì)劃等。2.展會(huì)主題應(yīng)緊密圍繞公司品牌形象和業(yè)務(wù)特色，突出產(chǎn)品優(yōu)勢和核心競爭力，吸引目標(biāo)受眾的關(guān)注。3.展示內(nèi)容要精心篩選和組織，確保能夠全面、準(zhǔn)確地展示公司產(chǎn)品和服務(wù)，體現(xiàn)公司的技術(shù)實(shí)力和創(chuàng)新能力。4.展位設(shè)計(jì)應(yīng)遵循簡潔大方、突出主題、便于參觀交流的原則，結(jié)合公司品牌元素和產(chǎn)品特點(diǎn)進(jìn)行個(gè)性化設(shè)計(jì)，營造獨(dú)特的展會(huì)氛圍。5.宣傳推廣方案要制定詳細(xì)的宣傳計(jì)劃，包括線上線下宣傳渠道的選擇和運(yùn)用，如官網(wǎng)、社交媒體、行業(yè)媒體、電子郵件、宣傳冊、海報(bào)等，提前預(yù)熱展會(huì)活動(dòng)，提高展會(huì)知名度和關(guān)注度。6.活動(dòng)策劃要結(jié)合展會(huì)主題和目標(biāo)受眾，設(shè)計(jì)一系列具有吸引力和互動(dòng)性的活動(dòng)，如產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、技術(shù)研討會(huì)、商務(wù)洽談會(huì)、抽獎(jiǎng)活動(dòng)等，增加展會(huì)的趣味性和參與度。7.人員安排要明確展會(huì)期間各崗位的工作人員及其職責(zé)，包括展位接待人員、講解人員、技術(shù)支持人員、后勤保障人員等，確保各項(xiàng)工作有序開展。8.預(yù)算計(jì)劃要對展會(huì)籌備和參展過程中的各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行詳細(xì)估算，包括展位租賃、展位設(shè)計(jì)搭建、宣傳推廣、人員差旅、活動(dòng)策劃執(zhí)行、物料制作等費(fèi)用，合理控制成本，確保展會(huì)活動(dòng)在預(yù)算范圍內(nèi)順利進(jìn)行。（五）展位設(shè)計(jì)與搭建1.根據(jù)展會(huì)策劃方案，設(shè)計(jì)部門負(fù)責(zé)展位的設(shè)計(jì)工作，制作詳細(xì)的設(shè)計(jì)圖紙和效果圖，提交籌備小組審核。2.籌備小組對設(shè)計(jì)圖紙和效果圖進(jìn)行審核，提出修改意見和建議，設(shè)計(jì)部門根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善，確保展位設(shè)計(jì)符合公司要求和展會(huì)規(guī)定。3.選擇具有資質(zhì)和經(jīng)驗(yàn)的展位搭建商進(jìn)行展位搭建工作，簽訂展位搭建合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和搭建要求。4.搭建商按照設(shè)計(jì)圖紙和合同要求進(jìn)行展位搭建，籌備小組要加強(qiáng)現(xiàn)場監(jiān)督和管理，確保搭建質(zhì)量和進(jìn)度，及時(shí)解決搭建過程中出現(xiàn)的問題。5.展位搭建完成后，組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，檢查展位的整體效果、結(jié)構(gòu)安全、展示設(shè)備運(yùn)行等情況，確保展位符合設(shè)計(jì)要求和使用標(biāo)準(zhǔn)。（六）展品準(zhǔn)備1.銷售部門和產(chǎn)品部門負(fù)責(zé)展品的選型和準(zhǔn)備工作，根據(jù)展會(huì)展示內(nèi)容和目標(biāo)受眾需求，挑選具有代表性和競爭力的產(chǎn)品作為展品。2.對展品進(jìn)行分類整理、包裝運(yùn)輸，確保展品在運(yùn)輸過程中不受損壞。同時(shí)，要準(zhǔn)備好展品的相關(guān)資料，如產(chǎn)品說明書、宣傳冊、演示視頻等，以便在展會(huì)上向客戶進(jìn)行詳細(xì)介紹。3.在展會(huì)開展前，將展品按時(shí)、安全地運(yùn)輸?shù)秸箷?huì)現(xiàn)場，并按照展位設(shè)計(jì)方案進(jìn)行擺放和布置，確保展品展示效果良好。（七）宣傳推廣物料準(zhǔn)備1.根據(jù)宣傳推廣方案，設(shè)計(jì)制作各類宣傳推廣物料，如宣傳冊、海報(bào)、名片、禮品等。2.宣傳推廣物料要突出公司品牌形象和展會(huì)主題，內(nèi)容準(zhǔn)確、簡潔、吸引人。設(shè)計(jì)完成后，進(jìn)行審核校對，確保物料質(zhì)量。3.在展會(huì)開展前，將宣傳推廣物料按時(shí)運(yùn)輸?shù)秸箷?huì)現(xiàn)場，并放置在合適的位置，以便向參觀者發(fā)放和展示。（八）人員培訓(xùn)1.展會(huì)籌備小組負(fù)責(zé)組織參展人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括公司業(yè)務(wù)介紹、產(chǎn)品知識(shí)、展會(huì)流程、接待禮儀、溝通技巧等。2.通過培訓(xùn)，使參展人員熟悉公司產(chǎn)品和服務(wù)，了解展會(huì)目標(biāo)和要求，掌握接待客戶和溝通交流的方法技巧，提高參展人員的專業(yè)素質(zhì)和服務(wù)水平。3.安排模擬演練，讓參展人員在實(shí)際場景中進(jìn)行練習(xí)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，確保參展人員在展會(huì)上能夠熟練、準(zhǔn)確地為客戶提供服務(wù)。三、展會(huì)實(shí)施（一）展會(huì)現(xiàn)場布置1.在展會(huì)開展前一天，組織相關(guān)人員進(jìn)行展會(huì)現(xiàn)場布置，包括展位清潔、展品擺放、宣傳物料張貼、設(shè)備調(diào)試等工作。2.確保展位整體整潔、美觀、有序，展示設(shè)備運(yùn)行正常，宣傳物料擺放到位，營造良好的展會(huì)環(huán)境。（二）展會(huì)接待與服務(wù)1.展會(huì)期間，展位接待人員要熱情、主動(dòng)地迎接每一位參觀者，禮貌待人，使用規(guī)范的接待用語，為參觀者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。2.講解人員要熟練掌握公司產(chǎn)品和服務(wù)知識(shí)，能夠清晰、準(zhǔn)確地向參觀者介紹公司情況和展品特點(diǎn)，解答參觀者的疑問。3.技術(shù)支持人員要隨時(shí)為參觀者提供技術(shù)咨詢和支持，確保展品展示效果良好，設(shè)備運(yùn)行正常。4.客服部門要及時(shí)收集參觀者的反饋信息，記錄客戶需求和意見，為后續(xù)業(yè)務(wù)跟進(jìn)提供依據(jù)。（三）活動(dòng)組織與執(zhí)行1.根據(jù)展會(huì)策劃方案，有序組織各項(xiàng)活動(dòng)的開展，如產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、技術(shù)研討會(huì)、商務(wù)洽談會(huì)、抽獎(jiǎng)活動(dòng)等。2.提前做好活動(dòng)的準(zhǔn)備工作，包括場地布置、設(shè)備調(diào)試、嘉賓邀請、資料準(zhǔn)備等?；顒?dòng)過程中，要安排專人負(fù)責(zé)現(xiàn)場秩序維護(hù)和服務(wù)保障，確?；顒?dòng)順利進(jìn)行。3.對活動(dòng)效果進(jìn)行評估和總結(jié)，收集參與者的反饋意見，為今后類似活動(dòng)的組織提供經(jīng)驗(yàn)參考。（四）商務(wù)洽談與合作1.銷售部門和相關(guān)業(yè)務(wù)人員要積極與客戶進(jìn)行商務(wù)洽談，了解客戶需求和意向，介紹公司產(chǎn)品和服務(wù)優(yōu)勢，尋求合作機(jī)會(huì)。2.對有合作意向的客戶，要及時(shí)跟進(jìn)，深入溝通，詳細(xì)了解客戶需求和合作條件，制定針對性的合作方案，推動(dòng)合作項(xiàng)目的達(dá)成。3.在商務(wù)洽談過程中，要注意保護(hù)公司商業(yè)機(jī)密，簽訂保密協(xié)議，確保公司利益不受侵害。（五）展會(huì)現(xiàn)場管理1.展會(huì)籌備小組要加強(qiáng)展會(huì)現(xiàn)場的管理工作，維護(hù)展位秩序，確保展位安全和展品完好。2.安排專人負(fù)責(zé)展位的安全保衛(wèi)工作，加強(qiáng)對展會(huì)現(xiàn)場的巡查，防止發(fā)生盜竊、火災(zāi)等安全事故。3.注意保持展位的環(huán)境衛(wèi)生，及時(shí)清理垃圾和雜物，為參觀者提供整潔舒適的參觀環(huán)境。（六）信息收集與反饋1.展會(huì)期間，安排專人負(fù)責(zé)收集展會(huì)相關(guān)信息，包括參觀者信息、市場動(dòng)態(tài)、競爭對手情況、行業(yè)趨勢等。2.對收集到的信息進(jìn)行整理分析，及時(shí)反饋給公司相關(guān)部門，為公司決策提供參考依據(jù)。3.收集參觀者對展會(huì)活動(dòng)的反饋意見，包括對展位設(shè)計(jì)、展品展示、活動(dòng)組織、服務(wù)質(zhì)量等方面的評價(jià)和建議，以便今后改進(jìn)展會(huì)組織與管理工作。四、展會(huì)后續(xù)（一）業(yè)務(wù)跟進(jìn)1.展會(huì)結(jié)束后，銷售部門和相關(guān)業(yè)務(wù)人員要對在展會(huì)上收集到的客戶信息進(jìn)行及時(shí)整理和分類，建立客戶檔案。2.根據(jù)客戶意向和需求，制定詳細(xì)的業(yè)務(wù)跟進(jìn)計(jì)劃，明確跟進(jìn)責(zé)任人、跟進(jìn)時(shí)間節(jié)點(diǎn)和跟進(jìn)方式，對有合作意向的客戶進(jìn)行重點(diǎn)跟進(jìn)。3.通過電話、郵件、拜訪等方式與客戶保持密切溝通，及時(shí)了解客戶動(dòng)態(tài)，解答客戶疑問，推動(dòng)合作項(xiàng)目的落地實(shí)施。（二）效果評估1.展會(huì)結(jié)束后，由市場部門牽頭組織對展會(huì)活動(dòng)的效果進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括展會(huì)目標(biāo)達(dá)成情況、品牌知名度提升情況、業(yè)務(wù)合作拓展情況、客戶反饋意見等。2.制定詳細(xì)的展會(huì)效果評估指標(biāo)體系，采用定性與定量相結(jié)合的方法進(jìn)行評估分析，形成展會(huì)效果評估報(bào)告。3.根據(jù)評估報(bào)告，總結(jié)展會(huì)活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，分析存在的問題和不足之處，提出改進(jìn)措施和建議，為今后展會(huì)組織與管理工作提供參考。（三）資料整理與歸檔1.展會(huì)結(jié)束后，對展會(huì)籌備和實(shí)施過程中產(chǎn)生的各類資料進(jìn)行整理和歸檔，包括展會(huì)立項(xiàng)申請表、展會(huì)策劃方案、展位設(shè)計(jì)圖紙、宣傳推廣物料、活動(dòng)資料、客戶信息、業(yè)務(wù)洽談?dòng)涗浀取?.建立完善的展會(huì)資料檔案管理制度，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于今后查閱和參考。（四）經(jīng)驗(yàn)總結(jié)與分享1.組織召開展會(huì)總結(jié)會(huì)議，由展會(huì)籌備小組各成員分享展會(huì)組織與管理過程中的經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)，交流工作中遇到的問題及解決方法。2.對展會(huì)活動(dòng)進(jìn)行全面總結(jié)，提煉成功經(jīng)驗(yàn)和有效做法，形成可