工作提示函管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司工作提示函的管理，確保工作信息及時、準確傳達，提高工作效率，明確工作責任，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門之間以及公司與外部相關單位之間工作提示函的管理。（三）基本原則1.準確性原則：工作提示函內容應準確反映工作事項、要求和時間節(jié)點等關鍵信息，避免模糊不清或歧義。2.及時性原則：根據工作需要及時發(fā)出工作提示函，確保相關人員能夠及時獲取信息并采取行動。3.責任明確原則：明確工作提示函涉及事項的責任主體，避免職責不清導致工作延誤或推諉。4.存檔規(guī)范原則：對工作提示函進行規(guī)范存檔，以便查詢和追溯工作歷史。二、工作提示函的定義與分類（一）定義工作提示函是公司內部或與外部單位溝通工作時，用于傳達重要工作事項、任務要求、時間節(jié)點等信息的書面文件，以引起相關人員的重視并確保工作順利推進。（二）分類1.內部工作提示函：主要用于公司各部門之間溝通工作，包括但不限于工作任務分配、進度提醒、問題反饋等。2.外部工作提示函：用于公司與外部供應商、合作伙伴、客戶等單位之間溝通工作，如合作項目要求、交付時間提醒、服務反饋等。三、工作提示函的內容要求（一）基本信息1.發(fā)函部門：明確發(fā)出工作提示函的部門名稱。2.收函部門/單位：注明接收工作提示函的部門或外部單位名稱。3.發(fā)函日期：填寫工作提示函發(fā)出的具體日期。（二）主題簡潔明了地概括工作提示函的核心內容，以便收函方快速了解主旨。（三）正文1.工作事項描述：詳細說明需要開展的工作內容，包括任務目標、具體要求、涉及范圍等，確保收函方清楚知曉工作任務。2.時間節(jié)點：明確各項工作任務的開始時間、完成時間或關鍵時間節(jié)點，便于合理安排工作進度。3.責任主體：清晰指出負責該項工作的具體部門或人員，避免出現職責不清的情況。4.相關附件：如有必要，可在正文中注明隨函附上的相關文件、資料、圖表等附件清單，以便收函方查閱參考。（四）結尾1.結束語：根據工作性質和溝通對象，選擇合適的結束語，如“請認真落實，如有疑問及時溝通”、“請按時完成并反饋進展情況”等。2.發(fā)函部門聯系人及聯系方式：提供發(fā)函部門的聯系人姓名、電話、郵箱等信息，方便收函方在需要時進行溝通咨詢。四、工作提示函的起草與審核（一）起草1.由相關業(yè)務部門根據工作需要起草工作提示函，確保內容準確、完整、清晰。2.起草人應認真核對工作事項、時間節(jié)點、責任主體等關鍵信息，避免出現錯誤或遺漏。（二）審核1.工作提示函起草完成后，需經部門負責人審核。審核重點包括內容是否符合工作實際、要求是否明確合理、時間節(jié)點是否可行、責任主體是否清晰等。2.部門負責人審核通過后，將工作提示函提交至公司綜合管理部門進行格式審核和編號登記。綜合管理部門審核工作提示函的格式是否符合公司公文規(guī)范要求，編號登記后統(tǒng)一進行流轉。五、工作提示函的發(fā)送與接收（一）發(fā)送1.綜合管理部門根據審核后的工作提示函，按照收函部門/單位的信息，通過公司內部郵件系統(tǒng)、協(xié)同辦公平臺或紙質文件等方式進行發(fā)送。2.對于重要的工作提示函，可同時采取多種發(fā)送方式，如郵件發(fā)送后再電話通知收函方查收，確保收函方及時收到信息。3.發(fā)送工作提示函時，應記錄發(fā)送時間、發(fā)送方式、接收人等信息，以便跟蹤和查詢。（二）接收1.收函部門/單位收到工作提示函后，應及時進行查收確認。如發(fā)現工作提示函內容存在疑問或與實際工作不符，應在收到后的[X]個工作日內與發(fā)函部門溝通核實。2.收函部門/單位的接收人應在工作提示函上簽字確認接收，并注明接收時間。對于紙質工作提示函，接收人應將簽字后的原件交回綜合管理部門存檔；對于電子工作提示函，接收人應回復確認郵件或在協(xié)同辦公平臺上進行簽收操作。六、工作提示函的執(zhí)行與跟蹤（一）執(zhí)行1.收函部門/單位應按照工作提示函的要求，及時組織相關人員開展工作，確保各項任務按時、按質完成。2.在工作執(zhí)行過程中，如遇問題或困難，收函部門/單位應及時與發(fā)函部門溝通協(xié)調，共同尋求解決方案。如需調整工作安排或時間節(jié)點，應提前向發(fā)函部門提出書面申請，經發(fā)函部門同意后方可實施。（二）跟蹤1.發(fā)函部門負責對工作提示函涉及事項的執(zhí)行情況進行跟蹤?？赏ㄟ^定期檢查、電話溝通、查看工作匯報等方式，了解工作進展情況，及時發(fā)現并解決存在的問題。2.對于重要工作事項，發(fā)函部門應建立專門的跟蹤臺賬，詳細記錄工作提示函的發(fā)出時間、內容、責任主體、執(zhí)行情況、問題反饋及解決措施等信息，以便全面掌握工作動態(tài)。3.收函部門/單位應定期向發(fā)函部門反饋工作進展情況，可采用書面報告、工作簡報、口頭匯報等形式。對于工作進度滯后的情況，應說明原因并提出改進措施和預計完成時間。七、工作提示函的變更與撤銷（一）變更1.在工作提示函執(zhí)行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要對工作內容、時間節(jié)點、責任主體等關鍵信息進行變更，發(fā)函部門應及時起草工作提示函變更通知，并按照本辦法規(guī)定的審核、發(fā)送程序進行操作。2.工作提示函變更通知應明確說明變更的內容、原因及對工作的影響，同時告知收函部門/單位新的工作要求和注意事項。收函部門/單位收到變更通知后，應按照新的要求調整工作安排，并及時反饋執(zhí)行情況。（二）撤銷1.若工作提示函涉及的工作事項已完成或不再需要執(zhí)行，發(fā)函部門應及時起草工作提示函撤銷通知，并發(fā)送給收函部門/單位。2.工作提示函撤銷通知應注明撤銷的原因和日期，收函部門/單位收到撤銷通知后，應停止相關工作，并將已執(zhí)行的工作情況進行總結反饋。八、工作提示函的存檔與查閱（一）存檔1.綜合管理部門負責對工作提示函進行統(tǒng)一存檔管理。存檔內容包括工作提示函的原件（紙質或電子）、審核記錄、發(fā)送記錄、接收確認記錄、執(zhí)行跟蹤記錄、變更與撤銷記錄等相關資料。2.工作提示函應按照年度、發(fā)函部門進行分類歸檔，建立清晰的檔案索引，便于查詢和檢索。紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，電子檔案應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并定期進行備份，確保檔案的安全性和完整性。（二）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱工作提示函檔案時，應填寫《工作提示函查閱申請表》，注明查閱的目的、內容、時間范圍等信息，經所在部門負責人審批后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部門應根據審批后的申請表，提供相應的工作提示函檔案供查閱人查閱，并做好查閱記錄。查閱人不得擅自復印、摘抄、傳播工作提示函檔案內容，如需復制相關資料，應另行申請并經綜合管理部門同意。3.涉及公司機密或敏感信息的工作提示函檔案，查閱人應嚴格遵守公司保密規(guī)定，不得泄露檔案內容。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.公司內部審計部門負責對工作提示函的管理情況進行定期監(jiān)督檢查，重點檢查工作提示函的起草、審核、發(fā)送、接收、執(zhí)行、跟蹤、變更、撤銷及存檔等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現的問題，審計部門應及時向公司管理層報告，并提出整改建議。相關部門應按照整改建議及時進行整改，確保工作提示函管理工作規(guī)范有序。（二）考核1.將工作提示函管理工作納入公司各部門績效考核體系，對工作提示函管理工作執(zhí)行不力的部門和個人進行相應的考核扣分。2.考核指標主要包括工作提示函起草的準確性和及時性、審核把關的嚴