鑰匙分類管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司鑰匙的管理，確保鑰匙的安全、有序使用，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有辦公區(qū)域、生產(chǎn)車間、倉(cāng)庫(kù)、機(jī)房等場(chǎng)所的鑰匙管理。（三）管理原則1.分類管理原則：根據(jù)鑰匙的使用場(chǎng)所、功能等進(jìn)行分類，便于識(shí)別、查找和管理。2.安全保密原則：確保鑰匙的安全存放，防止丟失、被盜，對(duì)于涉及重要區(qū)域的鑰匙，嚴(yán)格保密。3.規(guī)范操作原則：明確鑰匙的領(lǐng)取、使用、歸還等流程，規(guī)范操作行為。二、鑰匙分類標(biāo)準(zhǔn)（一）按使用場(chǎng)所分類1.辦公區(qū)域鑰匙：包括辦公室門、會(huì)議室門、檔案室門等鑰匙。2.生產(chǎn)車間鑰匙：各類生產(chǎn)設(shè)備操作間、倉(cāng)庫(kù)門等鑰匙。3.倉(cāng)庫(kù)鑰匙：原材料倉(cāng)庫(kù)、成品倉(cāng)庫(kù)等鑰匙。4.機(jī)房鑰匙：服務(wù)器機(jī)房、網(wǎng)絡(luò)機(jī)房等鑰匙。5.公共區(qū)域鑰匙：走廊門、樓梯間門、電梯機(jī)房門等鑰匙。（二）按功能分類1.門禁鑰匙：用于開(kāi)啟門禁系統(tǒng)的鑰匙，包括卡片鑰匙、密碼鑰匙等。2.設(shè)備鑰匙：開(kāi)啟各類生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備的鑰匙。3.倉(cāng)庫(kù)鑰匙：用于倉(cāng)庫(kù)貨物出入庫(kù)操作的鑰匙。三、鑰匙管理職責(zé)（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定和完善鑰匙分類管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)一管理公司所有鑰匙的登記、編號(hào)、標(biāo)識(shí)等工作。3.設(shè)立鑰匙保管箱，負(fù)責(zé)鑰匙的集中存放和日常保管。4.定期對(duì)鑰匙進(jìn)行盤點(diǎn)，確保鑰匙數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。（二）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門鑰匙的領(lǐng)取、使用和歸還，并指定專人負(fù)責(zé)鑰匙管理。2.按照規(guī)定的流程使用鑰匙，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)制鑰匙。3.發(fā)現(xiàn)鑰匙丟失、損壞等情況，及時(shí)向行政部門報(bào)告。（三）安全部門1.負(fù)責(zé)對(duì)涉及安全保密區(qū)域的鑰匙管理進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.協(xié)助行政部門做好鑰匙的安全防范工作，確保重要區(qū)域鑰匙的安全性。四、鑰匙登記與編號(hào)（一）登記內(nèi)容1.鑰匙所屬部門、使用場(chǎng)所。2.鑰匙類型（門禁鑰匙、設(shè)備鑰匙等）。3.鑰匙數(shù)量。4.鑰匙領(lǐng)取人姓名、聯(lián)系方式。5.領(lǐng)取日期。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用統(tǒng)一的編號(hào)格式，例如：[年份][部門代碼][順序號(hào)]。2.年份：用四位數(shù)字表示，如2023。3.部門代碼：根據(jù)公司部門設(shè)置，用兩位字母或數(shù)字表示，如行政部為XZ，財(cái)務(wù)部為CW。4.順序號(hào)：按照鑰匙登記的先后順序，從001開(kāi)始依次編號(hào)。（三）標(biāo)識(shí)制作1.在鑰匙上粘貼帶有編號(hào)的標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)識(shí)牌應(yīng)清晰、牢固。2.對(duì)于門禁鑰匙，還應(yīng)在標(biāo)識(shí)牌上注明使用權(quán)限和有效期。五、鑰匙領(lǐng)取與歸還（一）領(lǐng)取流程1.使用部門如需領(lǐng)取鑰匙，填寫《鑰匙領(lǐng)取申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)取鑰匙的所屬部門、使用場(chǎng)所、鑰匙類型、數(shù)量等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。3.行政部門審核申請(qǐng)表無(wú)誤后，發(fā)放鑰匙，并在《鑰匙領(lǐng)取登記表》上記錄領(lǐng)取信息。（二）歸還流程1.使用完畢后，使用部門應(yīng)及時(shí)將鑰匙歸還至行政部門。2.行政部門核對(duì)歸還鑰匙的編號(hào)、數(shù)量等信息，確認(rèn)無(wú)誤后，在《鑰匙領(lǐng)取登記表》上記錄歸還日期。（三）特殊情況處理1.如因工作需要暫時(shí)無(wú)法歸還鑰匙，使用部門應(yīng)向行政部門說(shuō)明原因，并辦理延期歸還手續(xù)。2.若鑰匙丟失，使用部門應(yīng)立即向行政部門報(bào)告，并協(xié)助進(jìn)行查找。如無(wú)法找回，需按照規(guī)定進(jìn)行賠償。六、鑰匙使用規(guī)范（一）專人專用鑰匙領(lǐng)取人應(yīng)妥善保管鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。如因工作需要臨時(shí)轉(zhuǎn)借，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意，并在行政部門備案。（二）正確使用1.按照規(guī)定的操作方法使用鑰匙，不得暴力插拔、損壞鑰匙。2.開(kāi)啟門禁系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)正確刷卡或輸入密碼，不得使用其他物品代替卡片或密碼。3.開(kāi)啟設(shè)備時(shí)，應(yīng)確保設(shè)備處于正常狀態(tài)，避免因操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞。（三）定期檢查1.使用部門應(yīng)定期對(duì)鑰匙進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)鑰匙磨損、變形、損壞等情況，及時(shí)更換。2.行政部門定期對(duì)鑰匙保管箱進(jìn)行檢查，確保鑰匙存放安全、有序。七、鑰匙保管與存放（一）保管要求1.行政部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)鑰匙保管箱的管理，確保鑰匙保管箱的安全。2.鑰匙保管箱應(yīng)設(shè)置在安全、干燥、通風(fēng)的地方，避免鑰匙受潮、生銹。3.對(duì)于涉及重要區(qū)域的鑰匙，應(yīng)采取加密存放、雙人保管等措施，確保鑰匙的安全性。（二）存放方式1.按照鑰匙分類標(biāo)準(zhǔn)，將鑰匙分別存放在不同的鑰匙格內(nèi)，并在鑰匙格上標(biāo)明鑰匙的編號(hào)、所屬部門、使用場(chǎng)所等信息。2.對(duì)于門禁鑰匙，應(yīng)按照使用權(quán)限進(jìn)行分類存放，便于管理和查找。八、鑰匙盤點(diǎn)與清查（一）盤點(diǎn)周期1.行政部門每月對(duì)鑰匙進(jìn)行一次盤點(diǎn)，確保鑰匙數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。2.每年組織一次全面的鑰匙清查工作，對(duì)所有鑰匙進(jìn)行逐一核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（二）盤點(diǎn)內(nèi)容1.核對(duì)鑰匙的實(shí)際數(shù)量與《鑰匙領(lǐng)取登記表》上的記錄是否一致。2.檢查鑰匙的標(biāo)識(shí)是否清晰、完整，編號(hào)是否準(zhǔn)確。3.查看鑰匙是否有損壞、丟失等情況。（三）清查結(jié)果處理1.如發(fā)現(xiàn)鑰匙數(shù)量不符、標(biāo)識(shí)不清、損壞丟失等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。2.對(duì)于因管理不善導(dǎo)致鑰匙丟失或損壞的，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。九、鑰匙的報(bào)廢與更新（一）報(bào)廢條件1.鑰匙嚴(yán)重磨損、變形，無(wú)法正常使用。2.因設(shè)備更新、場(chǎng)所變更等原因，原鑰匙已不再使用。（二）報(bào)廢流程1.使用部門填寫《鑰匙報(bào)廢申請(qǐng)表》，注明報(bào)廢鑰匙的編號(hào)、所屬部門、使用場(chǎng)所等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。3.行政部門審核申請(qǐng)表無(wú)誤后，對(duì)報(bào)廢鑰匙進(jìn)行登記，并統(tǒng)一銷毀。（三）更新流程1.因工作需要更換鑰匙時(shí)，使用部門填寫《鑰匙更新申請(qǐng)表》，注明更新鑰匙的原因、所屬部門、使用場(chǎng)所等信息。2.申請(qǐng)