郵政檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)郵政檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在郵政業(yè)務(wù)發(fā)展、經(jīng)營(yíng)管理、歷史研究等方面的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于郵政企業(yè)及所屬各分支機(jī)構(gòu)、全資子公司、控股公司等檔案的管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則郵政檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由各級(jí)檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映郵政企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集和保存郵政企業(yè)在各個(gè)歷史時(shí)期形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。（四）定義本辦法所稱郵政檔案，是指郵政企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件材料，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置1.集團(tuán)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)制定郵政檔案管理的規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，指導(dǎo)和監(jiān)督全系統(tǒng)檔案管理工作，集中保管集團(tuán)公司重要檔案。2.省級(jí)郵政企業(yè)檔案管理部門貫徹執(zhí)行集團(tuán)公司檔案管理規(guī)定，負(fù)責(zé)本地區(qū)郵政檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，接收和保管本地區(qū)郵政企業(yè)重要檔案。3.地市級(jí)郵政企業(yè)檔案管理部門負(fù)責(zé)本地區(qū)郵政檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，對(duì)所屬分支機(jī)構(gòu)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。4.縣級(jí)郵政企業(yè)及分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本單位檔案的日常收集、整理和保管工作，定期向上級(jí)檔案管理部門移交檔案。（二）各部門職責(zé)1.綜合管理部門負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)本部門及所屬單位檔案管理工作，將檔案管理納入工作計(jì)劃，明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和初步鑒定工作，確保檔案的齊全完整，并按照規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門。3.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)保障檔案管理信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行，提供檔案數(shù)字化加工、存儲(chǔ)、傳輸?shù)燃夹g(shù)支持，確保電子檔案的安全和有效利用。4.檔案管理部門具體負(fù)責(zé)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類包括郵政企業(yè)制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、文件收發(fā)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類涵蓋郵政業(yè)務(wù)的各類合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、客戶資料、業(yè)務(wù)宣傳材料、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。3.工程建設(shè)類涉及郵政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、技術(shù)改造等項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收資料等。4.科技研發(fā)類包括郵政新技術(shù)、新產(chǎn)品研發(fā)過程中形成的技術(shù)文件、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、專利申請(qǐng)材料等。5.聲像檔案類反映郵政企業(yè)重要活動(dòng)、重大事件、業(yè)務(wù)場(chǎng)景等的照片、錄音、錄像等資料。（二）收集要求1.及時(shí)性各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后或文件材料形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，及時(shí)將檔案移交檔案管理部門。2.完整性確保收集的檔案齊全完整，不得遺漏重要文件和資料，對(duì)成套性檔案要保持其有機(jī)聯(lián)系。3.準(zhǔn)確性收集的檔案應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，簽署完備，載體符合要求。（三）整理原則1.遵循文件材料形成規(guī)律按照文件材料的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用采用科學(xué)合理的分類方法和編號(hào)系統(tǒng)，便于檔案的查找、借閱和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，分為行政管理、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)、工程建設(shè)、科技研發(fā)、聲像檔案等大類，每大類下再細(xì)分若干小類。2.編號(hào)為每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、保管期限等信息。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，便于檔案的檢索和利用。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，去除金屬物，保持檔案的整齊美觀。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、防火防盜的地點(diǎn)建設(shè)檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的保溫、隔熱、防潮、防蟲、防鼠等功能。2.檔案裝具配備符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具，確保檔案存放有序、安全。（二）保管要求1.溫度和濕度控制檔案庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.防火防盜安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備滅火器材，嚴(yán)禁在庫房?jī)?nèi)吸煙和使用明火，定期進(jìn)行安全檢查。3.防蟲防鼠采取防蟲、防鼠措施，如放置驅(qū)蟲藥品、封堵鼠洞等，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，防止蟲害和鼠害。4.檔案整理與上架定期對(duì)檔案進(jìn)行整理和核對(duì)，確保檔案的存放順序正確，及時(shí)將整理好的檔案上架保管。（三）電子檔案保管1.存儲(chǔ)介質(zhì)選用質(zhì)量可靠、存儲(chǔ)容量大的電子存儲(chǔ)介質(zhì)，如磁帶、光盤、硬盤等，定期對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查和備份。2.存儲(chǔ)環(huán)境電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合要求，防止存儲(chǔ)介質(zhì)受損。3.數(shù)據(jù)備份建立電子檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。4.數(shù)據(jù)維護(hù)定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，及時(shí)更新檔案管理信息系統(tǒng)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、信息技術(shù)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限根據(jù)檔案的重要性和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（16年至50年）和短期（15年以下）。2.鑒定內(nèi)容對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，判斷其是否具有保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.初步鑒定各部門對(duì)本部門保管的檔案進(jìn)行初步鑒定，提出保管期限建議，填寫檔案鑒定表。2.集中鑒定檔案管理部門組織檔案鑒定小組對(duì)各部門提交的檔案進(jìn)行集中鑒定，確定檔案的保管期限和存毀意見。3.審批檔案鑒定結(jié)果報(bào)經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)對(duì)經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，編制銷毀清冊(cè)，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.審批銷毀銷毀清冊(cè)報(bào)經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.監(jiān)銷銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄對(duì)檔案銷毀的時(shí)間、地點(diǎn)、方式、數(shù)量等進(jìn)行詳細(xì)記錄，并存檔備查。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與編研（一）統(tǒng)計(jì)工作1.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等。2.統(tǒng)計(jì)方法建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確可靠。3.統(tǒng)計(jì)分析對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，了解檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）編研工作1.編研內(nèi)容根據(jù)郵政企業(yè)的發(fā)展需要和檔案利用需求，開展檔案編研工作，如編寫郵政大事記、組織沿革、業(yè)務(wù)專題資料等。2.編研方法收集、整理和分析相關(guān)檔案資料，運(yùn)用科學(xué)的方法進(jìn)行編纂和研究，確保編研成果的質(zhì)量。3.編研成果利用編研成果應(yīng)及時(shí)提供給企業(yè)內(nèi)部各部門和相關(guān)人員使用，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理、歷史研究、文化建設(shè)等提供支持。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和郵政企業(yè)檔案管理規(guī)定，確保檔案信息的安全和合法使用。2.服務(wù)企業(yè)原則檔案利用工作應(yīng)圍繞郵政企業(yè)的中心工作，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)發(fā)展、決策支持等提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。3.方便快捷原則建立健全檔案利用服務(wù)機(jī)制，簡(jiǎn)化利用手續(xù)，提高利用效率，為利用者提供方便快捷的服務(wù)。（二）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案，檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱條件，并對(duì)查閱過程進(jìn)行登記。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，注明借閱期限、歸還時(shí)間等，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.復(fù)制根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可為其提供檔案復(fù)制服務(wù)，復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。（三）利用審批1.內(nèi)部利用審批郵政企業(yè)內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理利用手續(xù)。2