山西省印章管理辦法總則目的與依據(jù)為加強(qiáng)印章管理，維護(hù)公司/組織正常運(yùn)營秩序，保障公司/組織合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合山西省實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于山西省內(nèi)本公司/組織及其所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)、子公司等各類印章的管理。印章定義本辦法所稱印章，是指公司/組織在對內(nèi)對外活動中使用的，以公司/組織名義或部門名義刻制的，代表公司/組織意志，具有法律效力或特定用途的各類印章，包括但不限于公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章、業(yè)務(wù)專用章、部門章等。印章的刻制刻制申請1.因工作需要刻制印章的部門或個人，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格、材質(zhì)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.涉及公司/組織重大事項或重要文件使用的印章，需經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)?？讨屏鞒?.經(jīng)審批同意后，由公司/組織指定專人負(fù)責(zé)印章刻制工作?？讨迫藛T應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)、信譽(yù)良好的印章制作單位，并與其簽訂印章制作合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。2.印章制作單位應(yīng)按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織要求進(jìn)行印章刻制，確保印章質(zhì)量和安全性。刻制完成后，應(yīng)向公司/組織提供印章印模及相關(guān)證明文件。3.公司/組織收到印章后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格驗收。驗收內(nèi)容包括印章外觀、尺寸、文字、圖案等是否符合要求，印章材質(zhì)是否合格，印章防偽性能是否達(dá)標(biāo)等。驗收合格后，填寫《印章驗收單》，并將印章移交至印章管理部門。印章的啟用啟用通知印章管理部門在印章啟用前，應(yīng)填寫《印章啟用申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、啟用日期、啟用范圍等信息，并經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，印章管理部門應(yīng)及時發(fā)布印章啟用通知，明確印章啟用時間、啟用范圍、使用要求等事項。啟用儀式對于重要印章的啟用，公司/組織可根據(jù)實際情況舉行啟用儀式。啟用儀式應(yīng)邀請公司/組織領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、員工代表等參加，以增強(qiáng)員工對印章管理的重視程度，提高印章使用的嚴(yán)肅性。印章備案印章啟用后，印章管理部門應(yīng)及時將印章印模及相關(guān)信息報送至當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)備案，并按照公安機(jī)關(guān)要求定期進(jìn)行印章備案信息更新。同時，印章管理部門應(yīng)建立印章管理檔案，對印章的刻制、啟用、變更、廢止等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。印章的保管保管原則1.印章保管應(yīng)遵循“專人專管、安全保密”的原則，確保印章安全存放，防止印章被盜用、冒用、丟失等情況發(fā)生。2.印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，嚴(yán)格遵守印章管理制度，不得擅自將印章交予他人保管或使用。保管方式1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的印章保管場所，配備必要的安全設(shè)施，如保險柜、監(jiān)控設(shè)備等，確保印章存放安全。2.對于重要印章，如公章、合同專用章、財務(wù)專用章等，應(yīng)實行雙人保管制度，由兩名印章保管人員分別保管印章的不同部分，使用時需兩人同時在場。保管人員職責(zé)1.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，定期檢查印章存放情況，確保印章安全無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告印章管理部門，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。2.印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照印章使用審批程序進(jìn)行用印，對不符合規(guī)定的用印申請有權(quán)拒絕，并及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。3.印章保管人員應(yīng)做好印章使用登記工作，詳細(xì)記錄用印時間、用印事項、用印文件名稱、用印份數(shù)、審批人等信息，確保用印記錄真實、準(zhǔn)確、完整。4.印章保管人員應(yīng)保守印章管理秘密，不得泄露印章存放位置、使用情況等信息。如因工作需要查閱印章使用記錄，應(yīng)經(jīng)印章管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點進(jìn)行查閱。印章的使用使用范圍1.公司/組織印章應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍使用，不得超出范圍使用或擅自更改印章用途。2.公章主要用于公司/組織對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、報表等的簽署；合同專用章主要用于公司/組織對外簽訂合同、協(xié)議等法律文件；財務(wù)專用章主要用于公司/組織財務(wù)收支、結(jié)算等業(yè)務(wù)；法定代表人章主要用于公司/組織法定代表人授權(quán)的相關(guān)業(yè)務(wù)；業(yè)務(wù)專用章主要用于公司/組織特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件、信函、報表等的簽署；部門章主要用于部門內(nèi)部的文件、通知、報表等的簽署。使用審批1.用印部門或個人應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印時間等信息，并按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。2.一般用印事項，由部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重要用印事項，如涉及公司/組織重大決策、重要合同簽訂、大額資金支出等，需經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)。3.用印審批人應(yīng)認(rèn)真審核用印申請，確保用印事項真實、合法、合規(guī)，并在《印章使用申請表》上簽署審批意見。使用流程1.印章保管人員收到經(jīng)審批同意的《印章使用申請表》后，應(yīng)認(rèn)真核對用印申請內(nèi)容與審批意見是否一致。如發(fā)現(xiàn)不一致或存在疑問，應(yīng)及時與用印部門或?qū)徟藴贤ê藢崱?.核對無誤后，印章保管人員應(yīng)在指定地點使用印章，并按照規(guī)定的用印要求進(jìn)行操作。用印時，應(yīng)確保印章清晰、端正、完整，不得模糊、歪斜、遺漏。3.用印完成后，印章保管人員應(yīng)在《印章使用申請表》上加蓋印章，并填寫用印日期、用印人等信息。同時，應(yīng)將用印文件留存一份，作為印章使用記錄的附件。4.用印部門或個人應(yīng)及時將用印文件分發(fā)或歸檔，并妥善保管。如發(fā)現(xiàn)用印文件存在問題或需要變更用印內(nèi)容，應(yīng)及時與印章管理部門溝通，按照規(guī)定程序進(jìn)行處理。印章的變更與廢止變更情形1.公司/組織名稱、法定代表人、經(jīng)營范圍等發(fā)生變更時，應(yīng)及時對印章進(jìn)行變更。2.印章?lián)p壞、遺失或被盜用等情況發(fā)生時，應(yīng)及時申請印章掛失，并重新刻制印章。變更流程1.印章變更申請由相關(guān)部門或個人填寫《印章變更申請表》，詳細(xì)說明印章變更原因、變更內(nèi)容等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.涉及公司/組織重大事項或重要文件使用的印章變更，需經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)。3.經(jīng)審批同意后，印章管理部門應(yīng)按照印章刻制流程重新刻制印章，并按照印章啟用流程進(jìn)行啟用。同時，應(yīng)及時將印章變更信息報送至當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)備案，并更新印章管理檔案。廢止情形1.公司/組織撤銷、合并、分立等情況發(fā)生時，應(yīng)及時廢止相關(guān)印章。2.印章使用范圍調(diào)整、不再使用或因其他原因需要廢止時，應(yīng)及時辦理印章廢止手續(xù)。廢止流程1.印章廢止申請由相關(guān)部門或個人填寫《印章廢止申請表》，詳細(xì)說明印章廢止原因、廢止時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.涉及公司/組織重大事項或重要文件使用的印章廢止，需經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)。3.經(jīng)審批同意后，印章管理部門應(yīng)將廢止印章收回，并進(jìn)行妥善保管。同時，應(yīng)在印章管理檔案中注明印章廢止情況，并及時將印章廢止信息報送至當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)備案。印章的監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織應(yīng)建立健全印章監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對印章管理情況進(jìn)行檢查，確保印章管理制度的有效執(zhí)行。2.印章管理部門應(yīng)定期對印章保管人員的工作進(jìn)行檢查，包括印章存放情況、使用登記情況、審批流程執(zhí)行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.公司/組織內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對印章管理情況進(jìn)行審計，重點檢查印章管理制度的執(zhí)行情況、印章使用的合規(guī)性、印章保管的安全性等，對發(fā)現(xiàn)的問題提出審計意見和建議，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。檢查內(nèi)容1.印章管理制度的執(zhí)行情況，包括印章刻制、啟用、保管、使用、變更、廢止等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。2.印章使用審批流程的執(zhí)行情況，包括用印申請的填寫、審批意見的簽署、用印操作的規(guī)范等是否符合要求。3.印章保管的安全性，包括印章存放場所的安全設(shè)施配備情況、印章保管人員的責(zé)任心和保密意識等是否符合要求。4.印章使用記錄的真實性、準(zhǔn)確性、完整性，包括用印時間、用印事項、用印文件名稱、用印份數(shù)、審批人等信息是否記錄完整。問題處理1.對于印章管理檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查人員應(yīng)及時填寫《印章管理檢查問題記錄表》，詳細(xì)記錄問題情況、發(fā)現(xiàn)時間、責(zé)任人等信息，并提出整改建議。2.被檢查部門或個人應(yīng)針對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，制定整改措施，明確整改責(zé)任人、整改期限，并及時將整改情況反饋給印章管理部門。3.印章管理部門應(yīng)跟蹤整改情況，對