受托方文件管理辦法總則目的為加強(qiáng)受托方文件管理，規(guī)范文件處理流程，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高工作效率和管理水平，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司所有受托方在受托業(yè)務(wù)過(guò)程中涉及的各類(lèi)文件的管理，包括但不限于合同文件、技術(shù)文件、業(yè)務(wù)報(bào)告、往來(lái)函件等。定義1.受托方：指接受本公司委托，承擔(dān)特定業(yè)務(wù)或項(xiàng)目的外部機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人。2.文件：指以紙質(zhì)、電子等形式存在的各種記錄，包括合同、協(xié)議、報(bào)告、圖紙、數(shù)據(jù)、圖表、信函等。管理原則1.集中管理：受托方文件實(shí)行集中管理，由公司指定的部門(mén)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)文件的收集、整理、歸檔和保管。2.分類(lèi)管理：根據(jù)文件的性質(zhì)、用途和重要程度，對(duì)受托方文件進(jìn)行分類(lèi)管理，便于查詢(xún)和使用。3.安全保密：采取必要的安全措施，確保受托方文件的安全保密，防止文件泄露、損壞或丟失。4.及時(shí)準(zhǔn)確：及時(shí)收集、整理和歸檔受托方文件，確保文件的準(zhǔn)確性和完整性。5.可追溯性：建立文件管理臺(tái)賬，對(duì)文件的收發(fā)、借閱、銷(xiāo)毀等情況進(jìn)行記錄，確保文件的可追溯性。文件管理職責(zé)公司相關(guān)部門(mén)職責(zé)1.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)與受托方簽訂合同或協(xié)議，并明確文件管理的要求和責(zé)任。及時(shí)收集受托方提交的各類(lèi)文件，并進(jìn)行初步審核。對(duì)受托方文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。配合文件管理部門(mén)做好文件的整理、歸檔和保管工作。2.文件管理部門(mén)制定和完善受托方文件管理辦法，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)受托方文件的集中管理，包括文件的收集、整理、歸檔、保管和借閱等工作。建立文件管理臺(tái)賬，對(duì)文件的收發(fā)、借閱、銷(xiāo)毀等情況進(jìn)行記錄。定期對(duì)受托方文件進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保文件的安全和完整。對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)的文件管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。3.法務(wù)部門(mén)對(duì)受托方合同或協(xié)議中的文件管理?xiàng)l款進(jìn)行審核，確保其符合法律法規(guī)和公司利益。處理與受托方文件管理相關(guān)的法律事務(wù)。4.其他部門(mén)根據(jù)工作需要，配合業(yè)務(wù)部門(mén)和文件管理部門(mén)做好受托方文件的管理工作。受托方職責(zé)1.按照合同或協(xié)議的要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地向公司提交各類(lèi)文件。2.對(duì)提交的文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。3.遵守公司的文件管理規(guī)定，配合公司做好文件的管理工作。4.保守公司的商業(yè)秘密和文件機(jī)密，不得泄露或擅自使用公司的文件。文件的收集與整理文件收集1.收集范圍合同文件：包括與受托方簽訂的合同、協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等。技術(shù)文件：包括設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、技術(shù)報(bào)告、測(cè)試報(bào)告等。業(yè)務(wù)報(bào)告：包括項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、質(zhì)量報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)告等。往來(lái)函件：包括與受托方的信函、傳真、電子郵件等。其他文件：包括受托方的資質(zhì)證明、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等。2.收集時(shí)間業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在與受托方簽訂合同或協(xié)議后，及時(shí)收集合同文件。受托方應(yīng)按照合同或協(xié)議的要求，定期向公司提交業(yè)務(wù)報(bào)告和技術(shù)文件。業(yè)務(wù)部門(mén)在收到受托方提交的文件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行初步審核，并在[X]個(gè)工作日內(nèi)將文件提交給文件管理部門(mén)。3.收集方式紙質(zhì)文件：由業(yè)務(wù)部門(mén)直接收集，并提交給文件管理部門(mén)。電子文件：由業(yè)務(wù)部門(mén)通過(guò)公司指定的電子文件管理系統(tǒng)收集，并提交給文件管理部門(mén)。文件整理1.分類(lèi)整理文件管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、用途和重要程度，對(duì)受托方文件進(jìn)行分類(lèi)整理。分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)可參考公司的文件分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.編號(hào)整理文件管理部門(mén)應(yīng)對(duì)整理后的文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)規(guī)則可參考公司的文件編號(hào)規(guī)則或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。3.裝訂整理對(duì)于紙質(zhì)文件，文件管理部門(mén)應(yīng)按照文件的編號(hào)順序進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。對(duì)于電子文件，文件管理部門(mén)應(yīng)按照文件的分類(lèi)和編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)，存儲(chǔ)應(yīng)規(guī)范、安全。文件的歸檔與保管文件歸檔1.歸檔時(shí)間文件管理部門(mén)應(yīng)在收到業(yè)務(wù)部門(mén)提交的文件后，在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成文件的整理和歸檔工作。2.歸檔要求歸檔的文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合公司的文件管理要求。歸檔的文件應(yīng)按照分類(lèi)和編號(hào)的順序進(jìn)行排列，便于查詢(xún)和使用。歸檔的文件應(yīng)建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，電子檔案和紙質(zhì)檔案應(yīng)保持一致。3.歸檔流程文件管理部門(mén)對(duì)收集到的文件進(jìn)行審核，審核合格后進(jìn)行整理和編號(hào)。文件管理部門(mén)將整理好的文件存入相應(yīng)的檔案柜或電子存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立檔案目錄。文件管理部門(mén)將檔案目錄錄入公司的文件管理系統(tǒng)，便于查詢(xún)和使用。文件保管1.保管方式紙質(zhì)文件應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等功能。電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在公司的服務(wù)器或其他安全的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份。2.保管期限受托方文件的保管期限應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、用途和重要程度確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的文件包括合同文件、重要的技術(shù)文件和業(yè)務(wù)報(bào)告等。長(zhǎng)期保管的文件包括一般的技術(shù)文件和業(yè)務(wù)報(bào)告等，保管期限為[X]年。短期保管的文件包括往來(lái)函件等，保管期限為[X]年。3.保管安全文件管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案柜和電子存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保文件的安全和完整。文件管理部門(mén)應(yīng)建立文件保管安全制度，加強(qiáng)對(duì)文件保管人員的管理和培訓(xùn)，防止文件泄露、損壞或丟失。文件的借閱與查閱文件借閱1.借閱范圍公司內(nèi)部員工因工作需要，可以借閱受托方文件。外部單位或個(gè)人因工作需要查閱受托方文件，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱流程借閱人應(yīng)填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱(chēng)、編號(hào)、用途和借閱期限等信息。借閱人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)在《文件借閱申請(qǐng)表》上簽字批準(zhǔn)。文件管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)借閱人的申請(qǐng)，審核借閱文件的范圍和期限，審核合格后辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)按照借閱期限歸還文件，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱要求借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。借閱人應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還文件，如有特殊情況不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向文件管理部門(mén)說(shuō)明原因，并辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人歸還文件時(shí)，文件管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行檢查，檢查合格后辦理歸還手續(xù)。文件查閱1.查閱范圍公司內(nèi)部員工因工作需要，可以查閱受托方文件。外部單位或個(gè)人因工作需要查閱受托方文件，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.查閱流程查閱人應(yīng)填寫(xiě)《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱(chēng)、編號(hào)、用途等信息。查閱人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)在《文件查閱申請(qǐng)表》上簽字批準(zhǔn)。文件管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱人的申請(qǐng)，審核查閱文件的范圍，審核合格后辦理查閱手續(xù)。3.查閱要求查閱人應(yīng)在文件管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱文件，不得將文件帶出指定地點(diǎn)。查閱人應(yīng)遵守文件管理部門(mén)的規(guī)定，不得在文件上涂改、標(biāo)記或損壞。查閱人查閱文件后，應(yīng)及時(shí)歸還文件，文件管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行檢查，檢查合格后辦理歸還手續(xù)。文件的銷(xiāo)毀銷(xiāo)毀范圍1.保管期限已滿(mǎn)且無(wú)保存價(jià)值的文件。2.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的文件。3.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整或其他原因不再需要保存的文件。銷(xiāo)毀流程1.文件管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)受托方文件進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確定需要銷(xiāo)毀的文件清單。2.文件管理部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀文件的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.文件管理部門(mén)應(yīng)按照批準(zhǔn)的文件銷(xiāo)毀清單，對(duì)需要銷(xiāo)毀的文件進(jìn)行清理和整理。4.文件管理部門(mén)應(yīng)選擇有資質(zhì)的銷(xiāo)毀公司對(duì)需要銷(xiāo)毀的文件進(jìn)行銷(xiāo)毀，并簽訂銷(xiāo)毀合同。5.文件管理部門(mén)應(yīng)在銷(xiāo)毀文件時(shí)進(jìn)行監(jiān)督，確保文件被徹底銷(xiāo)毀。6.文件管理部門(mén)應(yīng)在文件銷(xiāo)毀后，填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀記錄》，注明銷(xiāo)毀文件的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式等信息，并歸檔保存。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)定期對(duì)受托方文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件的收集、整理、歸檔、保管、借閱、查閱和銷(xiāo)毀等方面。2.監(jiān)督檢查可以采取定期檢查和不定期抽查的方式進(jìn)行。3.監(jiān)督檢查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)和人員限期整改?？己嗽u(píng)價(jià)1.公司應(yīng)建立受托方文件管理考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)和文件管理部門(mén)的文件管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)的內(nèi)容包括文件