信息化采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司信息化采購管理工作，提高采購效率，降低采購成本，確保采購質(zhì)量，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及信息化設(shè)備、軟件、服務(wù)等的采購活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)，確保采購過程合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正的原則，確保所有供應(yīng)商有平等的機(jī)會(huì)參與競爭。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。4.透明原則：采購信息應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、采購需求管理（一）需求提出1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提前制定信息化采購需求計(jì)劃，明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)算等內(nèi)容。2.需求計(jì)劃應(yīng)經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人審核，確保需求的合理性和必要性。（二）需求評審1.采購部門收到需求計(jì)劃后，組織相關(guān)技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員等進(jìn)行需求評審。2.評審內(nèi)容包括需求的完整性、準(zhǔn)確性、技術(shù)可行性、預(yù)算合理性等。3.根據(jù)評審結(jié)果，對需求計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和完善，形成最終的采購需求文件。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。2.根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出符合要求的供應(yīng)商，邀請其參與投標(biāo)或報(bào)價(jià)。3.對參與投標(biāo)或報(bào)價(jià)的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，確保其具備相應(yīng)的資質(zhì)和能力。（二）供應(yīng)商評估1.采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格等方面。2.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告或淘汰。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.采購部門與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.定期與供應(yīng)商進(jìn)行交流，了解其產(chǎn)品和服務(wù)的改進(jìn)情況，共同推動(dòng)采購工作的持續(xù)優(yōu)化。四、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)評審?fù)ㄟ^的采購需求文件，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)算等內(nèi)容，并提交給采購部門。2.采購申請表應(yīng)經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，進(jìn)行形式審查，確保申請表內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。2.根據(jù)采購金額大小，按照公司內(nèi)部審批流程進(jìn)行審批。采購金額較小的項(xiàng)目，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；采購金額較大的項(xiàng)目，需提交公司領(lǐng)導(dǎo)班子審批。（三）采購實(shí)施1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請表，制定采購方案，明確采購方式、采購時(shí)間、采購人員等內(nèi)容。2.采購方式包括招標(biāo)采購、競爭性談判采購、詢價(jià)采購、單一來源采購等，采購部門應(yīng)根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求選擇合適的采購方式。3.采購人員按照采購方案組織實(shí)施采購活動(dòng)，與供應(yīng)商進(jìn)行談判、簽訂合同等。（四）合同簽訂1.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)過公司法律部門審核，確保合同的合法性和有效性。3.采購人員負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂合同，并將合同副本提交給采購部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案。（五）采購驗(yàn)收1.采購項(xiàng)目完成后，采購部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等方面。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，并填寫驗(yàn)收報(bào)告。驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)包括驗(yàn)收項(xiàng)目、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收結(jié)果等內(nèi)容。3.對于驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其進(jìn)行整改或退換貨，直至驗(yàn)收合格為止。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購部門定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和分析的結(jié)果，對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級。2.風(fēng)險(xiǎn)等級分為高、中、低三個(gè)等級，采購部門應(yīng)針對不同等級的風(fēng)險(xiǎn)采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.對于高風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)制定詳細(xì)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對方案，采取多種措施進(jìn)行防范和控制，如增加供應(yīng)商選擇、加強(qiáng)合同管理、提前進(jìn)行市場調(diào)研等。2.對于中風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)采取適當(dāng)?shù)拇胧┻M(jìn)行應(yīng)對，如加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通、定期進(jìn)行合同審查等。3.對于低風(fēng)險(xiǎn)，采購部門可采取常規(guī)的管理措施進(jìn)行監(jiān)控，確保風(fēng)險(xiǎn)處于可控范圍內(nèi)。六、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對采購活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保采購過程合法合規(guī)。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括采購需求管理、供應(yīng)商管理、采購流程執(zhí)行、合同管理、驗(yàn)收管理等方面。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，要求采購部門進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。（二）外部審計(jì)1.公司定期聘請外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，確保采購工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.外部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對采購活動(dòng)的合法性、合規(guī)性、效益性等方面進(jìn)行評價(jià)，并提出改進(jìn)建議。七、采購信息化建設(shè)（一）建立采購管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立采購管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購需求管理、供應(yīng)商管理、采購流程管理、合同管理、驗(yàn)收管理等功能的信息化。2.采購管理系統(tǒng)應(yīng)與公司內(nèi)部的其他系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)信息共享，提高采購工作效率。（二）利用信息化手段進(jìn)行采購決策1.采購部門應(yīng)利用采購管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)分析功能，對采購歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為采購決策提供支持。