公文紙使用管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司公文紙的使用管理，規(guī)范公文處理流程，提高工作效率，確保公司公文的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)在公文處理過程中對公文紙的使用管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一規(guī)范原則：公司公文紙的規(guī)格、格式、排版等應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保公文的一致性和規(guī)范性。2.節(jié)約高效原則：在保證公文質(zhì)量的前提下，合理使用公文紙，避免浪費(fèi)，提高公文處理效率。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保公文內(nèi)容的安全和保密。二、公文紙的規(guī)格與格式（一）規(guī)格公司公文紙采用A4紙型，即210mm×297mm。（二）格式1.頁面設(shè)置頁邊距：上、下頁邊距各為2.54cm，左、右頁邊距各為3.17cm。頁眉：2.5cm，頁腳：2cm。2.字體字號標(biāo)題：一般用二號宋體字，加粗，居中排列。正文：一般用三號仿宋體字。一級標(biāo)題：用三號黑體字，序號用“一、”“二、”“三、”等。二級標(biāo)題：用小三號黑體字，序號用“（一）”“（二）”“（三）”等。三級標(biāo)題：用四號宋體字加粗，序號用“1.”“2.”“3.”等。四級標(biāo)題：用小四號宋體字，序號用“（1）”“（2）”“（3）”等。3.行距：一般為28磅，字符間距為標(biāo)準(zhǔn)。4.頁碼：一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。三、公文紙的采購與保管（一）采購1.公司公文紙的采購由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。2.行政部門應(yīng)根據(jù)公司公文處理的實(shí)際需求，制定合理的采購計(jì)劃，選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的公文紙供應(yīng)商。3.在采購公文紙時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的采購流程進(jìn)行操作，簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（二）保管1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的公文紙保管倉庫，對采購的公文紙進(jìn)行分類存放，確保公文紙的安全和完好。2.倉庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，避免公文紙受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。3.建立公文紙出入庫登記制度，詳細(xì)記錄公文紙的采購數(shù)量、入庫時(shí)間、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用數(shù)量、領(lǐng)用時(shí)間等信息。4.定期對公文紙的庫存數(shù)量進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)庫存數(shù)量短缺或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。四、公文紙的使用（一）發(fā)文用紙1.公司發(fā)文應(yīng)使用統(tǒng)一印制的公文紙，按照規(guī)定的格式和排版要求進(jìn)行排版。2.發(fā)文部門應(yīng)根據(jù)公文的內(nèi)容和篇幅，合理確定公文的頁數(shù)，避免出現(xiàn)紙張浪費(fèi)的情況。3.在公文排版過程中，應(yīng)注意字體、字號、行距、頁碼等的規(guī)范使用，確保公文的美觀和易讀性。4.公文排版完成后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真校對，確保公文內(nèi)容的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。校對無誤后，方可打印、蓋章、分發(fā)。（二）收文用紙1.公司收文應(yīng)使用統(tǒng)一印制的收文處理單，對收到的公文進(jìn)行登記、編號、傳閱、辦理等。2.收文處理單應(yīng)包括公文的標(biāo)題、文號、來文單位、日期、密級、份數(shù)、承辦部門、承辦人等信息。3.在收文處理過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的收文流程進(jìn)行操作，確保公文及時(shí)、準(zhǔn)確地得到處理。4.收文處理完成后，應(yīng)將收文處理單與公文原件一并歸檔保存，以備查閱。（三）其他公文用紙1.除發(fā)文用紙和收文用紙外，公司其他公文如簡報(bào)、報(bào)告、通知等，也應(yīng)使用統(tǒng)一印制的公文紙，并按照規(guī)定的格式和排版要求進(jìn)行排版。2.在使用其他公文用紙時(shí)，應(yīng)注意與發(fā)文用紙和收文用紙的一致性，確保公文的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。五、公文紙的回收與銷毀（一）回收1.公司各部門在公文處理完畢后，應(yīng)將使用過的公文紙及時(shí)交回行政部門。2.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的公文紙回收箱，對交回的公文紙進(jìn)行分類整理。3.對于不再使用的空白公文紙，行政部門應(yīng)進(jìn)行回收，統(tǒng)一保管，以備下次使用。（二）銷毀1.對于已作廢或不需要保存的公文紙，行政部門應(yīng)按照公司的保密制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求，進(jìn)行銷毀處理。2.公文紙的銷毀應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行，確保公文內(nèi)容無法恢復(fù)。3.在銷毀公文紙時(shí)，應(yīng)填寫《公文紙銷毀登記表》，詳細(xì)記錄公文紙的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，并由銷毀人員簽字確認(rèn)。4.《公文紙銷毀登記表》應(yīng)與其他公文檔案一并歸檔保存，以備查閱。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對公文紙的使用管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.公文紙的采購、保管、使用、回收、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.公文紙的格式、排版、字體、字號、行距、頁碼等是否符合公司的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。3.各部門是否存在浪費(fèi)公文紙的現(xiàn)象。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門應(yīng)定期對公司各部門的公文紙使用管理情況進(jìn)行檢查，一般每季度檢查一次。2.不定期抽查：行政部門可根據(jù)工作需要，不定期對公司各部門的公文紙使用管理情況進(jìn)行抽查。（四）檢查結(jié)果處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門發(fā)出整改通知，要求其限期整改。2.對于違反本辦法規(guī)定的部門和個人，行政部門應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。情節(jié)嚴(yán)重的，將追究其法律責(zé)任。七、附則（一）解釋權(quán)