審計詢證函管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司審計詢證函的管理，確保審計工作的順利開展，提高審計證據(jù)的可靠性和有效性，保障公司財務(wù)信息的真實性、準確性和完整性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部審計部門在審計工作中涉及的詢證函的管理，包括但不限于財務(wù)審計、專項審計等各類審計業(yè)務(wù)。（三）定義1.審計詢證函：是指審計人員為獲取影響財務(wù)報表或相關(guān)披露認定的項目的信息，通過直接來自第三方對有關(guān)信息和現(xiàn)存狀況的聲明，獲取和評價審計證據(jù)的過程中使用的一種書面文件。2.被詢證者：是指接受審計人員函證的單位或個人，通常包括客戶、供應(yīng)商、金融機構(gòu)等。（四）基本原則1.真實性原則：詢證函的內(nèi)容應(yīng)真實、準確地反映審計事項，確保所獲取的審計證據(jù)可靠。2.獨立性原則：審計人員應(yīng)獨立于被審計單位和被詢證者，以客觀、公正的態(tài)度實施詢證程序。3.保密性原則：審計人員應(yīng)對詢證過程中涉及的商業(yè)秘密和敏感信息予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。4.及時性原則：詢證函應(yīng)及時發(fā)出和收回，確保審計工作的進度和質(zhì)量。二、詢證函的設(shè)計與編制（一）設(shè)計要求1.明確審計目標：根據(jù)審計項目的具體要求，確定詢證函的目標，確保函證內(nèi)容能夠滿足審計證據(jù)的需求。2.涵蓋關(guān)鍵信息：詢證函應(yīng)涵蓋與審計事項相關(guān)的關(guān)鍵信息，如賬戶余額、交易明細、往來款項等，確保信息的完整性。3.清晰易懂：函證內(nèi)容應(yīng)表述清晰、簡潔，避免使用模糊或歧義的語言，以便被詢證者能夠準確理解并回復(fù)。（二）編制流程1.審計人員提出需求：審計項目負責(zé)人根據(jù)審計計劃和具體審計事項，確定需要函證的內(nèi)容和對象，并向函證管理人員提出詢證函編制需求。2.函證管理人員審核：函證管理人員對審計人員提出的需求進行審核，確保函證內(nèi)容符合審計目標和相關(guān)法律法規(guī)要求。審核通過后，安排專人進行詢證函的編制。3.編制詢證函：編制人員根據(jù)審核后的需求，按照統(tǒng)一的格式和內(nèi)容要求，編制詢證函。詢證函應(yīng)包括公司名稱、被詢證者名稱、地址、聯(lián)系方式、函證事項、函證金額、截止日期等基本信息，并明確要求被詢證者直接將回函寄至公司審計部門或指定的會計師事務(wù)所。4.審核與批準：詢證函編制完成后，由函證管理人員進行審核，確保函證內(nèi)容準確無誤。審核通過后，報審計項目負責(zé)人批準。（三）格式與內(nèi)容1.格式：詢證函應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，包括抬頭、正文、回函地址、聯(lián)系方式等部分。抬頭應(yīng)注明公司名稱和被詢證者名稱，正文應(yīng)清晰表述函證事項、要求被詢證者確認的信息及回函方式等內(nèi)容。2.內(nèi)容：詢證函的內(nèi)容應(yīng)根據(jù)審計事項的不同而有所差異。一般應(yīng)包括以下方面：賬戶余額詢證：用于核實被審計單位某一賬戶的期末余額，如銀行存款、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款等。函證內(nèi)容應(yīng)包括賬戶名稱、賬號、余額、截止日期等信息。交易明細詢證：用于核實被審計單位某一期間內(nèi)的交易明細，如銷售交易、采購交易等。函證內(nèi)容應(yīng)包括交易日期、交易金額、交易對方名稱、交易摘要等信息。往來款項詢證：用于核實被審計單位與其他單位或個人之間的往來款項，如其他應(yīng)收款、其他應(yīng)付款等。函證內(nèi)容應(yīng)包括往來款項的性質(zhì)、金額、發(fā)生日期、結(jié)算方式等信息。三、詢證函的發(fā)送與回收（一）發(fā)送方式1.郵寄：審計人員應(yīng)選擇可靠的郵政服務(wù)，將詢證函直接寄至被詢證者的注冊地址或主要經(jīng)營地址。在郵寄詢證函時，應(yīng)保留郵寄憑證，作為函證發(fā)出的證據(jù)。2.專人送達：對于一些重要或緊急的詢證事項，審計人員可安排專人將詢證函直接送達被詢證者，并要求被詢證者在送達回執(zhí)上簽字確認。3.電子函證：在符合相關(guān)法律法規(guī)和被詢證者意愿的前提下，審計人員可采用電子函證方式發(fā)送詢證函。電子函證應(yīng)通過安全可靠的電子平臺進行，并確保函證內(nèi)容的真實性和完整性。（二）發(fā)送程序1.確定發(fā)送時間：審計人員應(yīng)根據(jù)審計計劃和工作進度，合理確定詢證函的發(fā)送時間。一般應(yīng)在審計現(xiàn)場工作開始前或?qū)徲嬤^程中適時發(fā)出詢證函，確?；睾軌蚣皶r收到并用于審計工作。2.填寫函證信封：函證管理人員根據(jù)審核批準后的詢證函，填寫函證信封，包括被詢證者地址、郵編、收件人等信息。3.封裝詢證函：將詢證函裝入信封，并在封口處加蓋公司公章或?qū)徲嫴块T印章，確保函證的安全性和完整性。4.記錄發(fā)送信息：函證管理人員應(yīng)記錄詢證函的發(fā)送日期、被詢證者名稱、地址、聯(lián)系方式、函證事項、函證金額等信息，并建立詢證函發(fā)送臺賬，以便跟蹤和管理。（三）回收管理1.跟蹤回函情況：審計人員應(yīng)定期跟蹤詢證函的回收情況，及時與被詢證者溝通，了解回函進度。對于逾期未回函的情況，應(yīng)采取適當?shù)拇胧┻M行催函。2.回函審核：收到被詢證者的回函后，審計人員應(yīng)對回函進行審核，核實回函內(nèi)容與詢證函要求是否一致，回函簽字、蓋章是否齊全。對于不符事項，應(yīng)進一步調(diào)查核實，分析差異原因。3.回函記錄：函證管理人員應(yīng)記錄回函的接收日期、回函內(nèi)容、回函方式等信息，并將回函原件與詢證函底稿一并歸檔保存。對于電子回函，應(yīng)打印紙質(zhì)回函并加蓋被詢證者電子印章后歸檔保存。四、詢證函的控制與保密（一）控制措施1.建立詢證函管理制度：明確詢證函的管理流程、職責(zé)分工、操作規(guī)范等內(nèi)容，確保詢證函管理工作的規(guī)范化和標準化。2.加強人員培訓(xùn)：對參與詢證函管理工作的人員進行培訓(xùn)，使其熟悉詢證函的管理要求和操作流程，提高工作質(zhì)量和效率。3.定期檢查與監(jiān)督：審計部門應(yīng)定期對詢證函的管理工作進行檢查和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，確保詢證函管理工作的有效性。（二）保密措施1.簽訂保密協(xié)議：對于涉及商業(yè)秘密和敏感信息的詢證事項，審計人員應(yīng)與被詢證者簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密義務(wù)和責(zé)任。2.限制接觸范圍：詢證函管理工作涉及的人員應(yīng)嚴格限制接觸范圍，確保詢證函內(nèi)容不被泄露給無關(guān)人員。3.加強檔案管理：詢證函的底稿和回函應(yīng)作為重要的審計檔案進行管理，嚴格按照檔案管理制度進行保管，確保檔案的安全性和完整性。五、詢證函的替代程序（一）適用情形在以下情況下，審計人員可考慮實施替代程序獲取審計證據(jù)：1.無法獲取回函：由于被詢證者地址錯誤、無法聯(lián)系、拒絕回函等原因，導(dǎo)致審計人員無法獲取詢證函回函。2.回函不符：收到的回函與詢證函要求不一致，且被詢證者無法提供合理的解釋或補充證據(jù)。（二）替代程序的選擇審計人員應(yīng)根據(jù)具體情況選擇適當?shù)奶娲绦?，常見的替代程序包括?.檢查相關(guān)原始憑證：如檢查與函證事項相關(guān)的銷售合同、采購發(fā)票、出入庫單、銀行對賬單等原始憑證，核實交易的真實性和金額的準確性。2.詢問被審計單位相關(guān)人員：向被審計單位的銷售、采購、財務(wù)等部門人員詢問函證事項的具體情況，了解交易的背景、過程和結(jié)果，以獲取相關(guān)證據(jù)。3.進行分析性程序：對與函證事項相關(guān)的財務(wù)數(shù)據(jù)進行分析，如比較不同期間的交易金額、分析客戶或供應(yīng)商的交易模式等，以評估函證事項的合理性。（三）替代程序的實施1.制定替代程序計劃：審計人員根據(jù)函證事項的具體情況和無法獲取回函的原因，制定詳細的替代程序計劃，明確替代程序的具體內(nèi)容、實施步驟和時間安排。2.實施替代程序：按照替代程序計劃，審計人員認真實施替代程序，收集相關(guān)證據(jù)，并對證據(jù)進行分析和評價。在實施替代程序過程中，應(yīng)注意證據(jù)的充分性和適當性，確保能夠獲取足夠的審計證據(jù)支持審計結(jié)論。3.記錄替代程序?qū)嵤┣闆r：審計人員應(yīng)詳細記錄替代程序的實施情況，包括實施的