文件受控章管理辦法一、總則（一）目的為加強公司文件受控章的管理，確保公司文件的合法性、有效性和嚴肅性，規(guī)范文件的發(fā)放、使用、保管及廢止等流程，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及受控文件的管理，包括但不限于各類規(guī)章制度、操作規(guī)程、技術(shù)文件、合同協(xié)議等。（三）基本原則1.合法性原則：文件受控章的管理應符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準的要求。2.有效性原則：確保文件在受控狀態(tài)下能夠準確傳達信息，有效指導工作開展。3.保密性原則：嚴格控制文件的知悉范圍，防止文件內(nèi)容泄露。4.可追溯性原則：對文件的流轉(zhuǎn)過程進行詳細記錄，以便于查詢和追溯。二、受控章的定義與分類（一）定義文件受控章是指加蓋在公司受控文件上，用以表明該文件處于受控狀態(tài)，具有特定法律效力和管理要求的印章。（二）分類1.公司公章：用于公司對外的重要文件、合同協(xié)議等的簽署，代表公司的正式意志。2.部門章：由各部門根據(jù)工作需要申請刻制，用于本部門內(nèi)部文件的流轉(zhuǎn)和管理，僅在部門職責范圍內(nèi)具有效力。3.專用章：根據(jù)特定業(yè)務需求刻制，如財務專用章、合同專用章等，用于專項業(yè)務文件的處理。三、受控章的刻制與啟用（一）刻制申請1.各部門因工作需要刻制受控章時，應填寫《受控章刻制申請表》，詳細說明刻制印章的名稱、用途、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至行政管理部門。2.行政管理部門對申請進行審核，審核內(nèi)容包括印章用途的必要性、名稱的規(guī)范性等，審核通過后報公司領(lǐng)導審批。（二）刻制流程經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，行政管理部門統(tǒng)一安排印章的刻制工作。選擇具有資質(zhì)的印章刻制單位，確保印章的質(zhì)量和安全性?？讨仆瓿珊螅姓芾聿块T對印章進行驗收，檢查印章的規(guī)格、樣式、文字等是否符合要求。（三）啟用1.受控章刻制完成并驗收合格后，行政管理部門負責填寫《受控章啟用登記表》，記錄印章啟用日期、啟用范圍、保管人等信息。2.印章啟用前，應在公司內(nèi)部進行公示，明確告知各部門印章的啟用情況及使用規(guī)定。公示期結(jié)束后，印章正式啟用。四、受控章的使用（一）使用范圍1.公司公章：用于公司對外的各類文件、合同協(xié)議、授權(quán)委托書等的簽署。2.部門章：僅用于本部門內(nèi)部文件的流轉(zhuǎn)、審批、通知等，不得對外使用。3.專用章：按照專項業(yè)務的規(guī)定，在特定文件或業(yè)務范圍內(nèi)使用。（二）使用流程1.申請：文件起草部門或相關(guān)業(yè)務人員如需使用受控章，應填寫《受控章使用申請表》，詳細說明文件名稱、文號、使用印章類型、使用內(nèi)容、使用日期等信息，并附上相關(guān)文件的初稿或復印件。2.審批：申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，根據(jù)印章的使用范圍和審批權(quán)限，依次報相關(guān)領(lǐng)導審批。審批通過后，申請表流轉(zhuǎn)至印章保管人處。3.用?。河≌卤９苋嗽诤藢ι暾埍砑跋嚓P(guān)文件無誤后，按照規(guī)定的用印位置和方式加蓋印章。用印過程中應確保印章清晰、端正，不得模糊、遺漏。4.登記：用印完成后，印章保管人在《受控章使用登記表》上詳細記錄用印日期、文件名稱、文號、用印人、審批人等信息。（三）使用要求1.嚴格按照審批后的申請表內(nèi)容使用受控章，不得擅自更改用印內(nèi)容和范圍。2.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白授權(quán)委托書等上加蓋受控章。3.涉及重要文件或金額較大的合同協(xié)議，應在加蓋受控章前進行再次審核，確保文件內(nèi)容準確無誤。4.用印過程中，印章保管人應在場監(jiān)督，防止他人擅自使用印章。五、受控章的保管（一）保管人員1.公司公章由行政管理部門指定專人保管，部門章由各部門負責人指定專人保管，專用章由專項業(yè)務部門指定專人保管。2.印章保管人員應具備責任心強、工作認真細致、保密意識高的素質(zhì)，經(jīng)過公司嚴格的審查和培訓后上崗。（二）保管要求1.設(shè)立專門的印章保管柜，將受控章存放在保險柜或帶鎖的文件柜中，確保印章安全。2.印章保管人員應妥善保管印章，不得隨意將印章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。如因工作需要攜帶印章外出，必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，并辦理相關(guān)借用手續(xù)。3.印章保管人員應定期對印章進行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應立即報告行政管理部門，并采取相應的補救措施。（三）交接1.印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時，應填寫《受控章交接登記表》，詳細記錄印章名稱、數(shù)量、交接日期、交接雙方等信息。2.交接過程中，由行政管理部門或相關(guān)負責人進行監(jiān)交，確保印章交接清楚、手續(xù)完備。交接完成后，交接雙方及監(jiān)交人在登記表上簽字確認。六、受控章的廢止（一）廢止原因1.公司機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務變更，導致印章不再使用。2.印章?lián)p壞無法正常使用。3.因法律法規(guī)、政策變化等原因，印章已不符合使用要求。（二）廢止流程1.印章使用部門或保管人員發(fā)現(xiàn)印章需要廢止時，應填寫《受控章廢止申請表》，詳細說明廢止原因、廢止日期等信息，并提交至行政管理部門。2.行政管理部門對申請進行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，行政管理部門負責將廢止的印章收回，并進行妥善處理。廢止的印章應進行登記造冊，注明印章名稱、廢止日期、處理方式等信息。4.對于廢止的印章，應采取銷毀、封存等方式進行處理，確保印章不再被非法使用。銷毀印章時，應至少有兩名以上人員在場監(jiān)督，并在銷毀記錄上簽字確認。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政管理部門負責對文件受控章的管理情況進行監(jiān)督檢查，定期或不定期對各部門印章的使用、保管等情況進行抽查。（二）檢查內(nèi)容1.印章的使用是否符合規(guī)定的流程和范圍。2.印章的保管是否安全、規(guī)范。3.印章使用登記表、啟用登記表、交接登記表等記錄是否完整、準確。（三）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定使用、保管受控章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因違規(guī)使用印章給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，相關(guān)責任人應承擔