合肥小額庫管理辦法一、總則（一）目的為加強合肥小額庫的管理，規(guī)范小額庫的運作流程，確保資金安全、高效使用，特制定本管理辦法。本辦法適用于合肥地區(qū)內(nèi)涉及小額庫管理的各相關部門、單位及個人。（二）適用范圍本辦法適用于合肥地區(qū)內(nèi)所有設立小額庫的公司、組織及機構(gòu)。小額庫是指為滿足日常小額資金支付需求而設立的庫存現(xiàn)金或備用金存放點。（三）基本原則1.安全性原則確保小額庫資金的安全，防止資金被盜、挪用、丟失等風險。采取必要的安全防范措施，如安裝監(jiān)控設備、設置保險柜等。2.合規(guī)性原則嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保小額庫的設立、運作及管理符合相關規(guī)定。嚴禁任何違法違規(guī)行為。3.效率性原則在保障資金安全的前提下，提高小額庫資金的使用效率，滿足日常業(yè)務的小額資金支付需求，避免因資金不足影響業(yè)務正常開展。4.準確性原則對小額庫資金的收支進行準確記錄和核算，確保賬目清晰、數(shù)據(jù)準確。定期進行盤點和核對，保證賬實相符。二、小額庫的設立（一）設立條件1.公司、組織或機構(gòu)因日常業(yè)務需要，存在頻繁的小額資金支付情況，且支付金額相對較小、筆數(shù)較多。2.具備完善的財務管理制度和內(nèi)部控制體系，能夠有效保障小額庫資金的安全和規(guī)范運作。3.有專門的場所用于存放小額庫資金，并具備必要的安全防護設施。（二）設立流程1.申請部門或單位向公司/組織的財務管理部門提交小額庫設立申請，說明設立小額庫的必要性、預計資金規(guī)模、使用范圍等情況。2.財務管理部門對申請進行審核，評估其合理性和可行性。審核內(nèi)容包括申請依據(jù)、資金需求測算、安全保障措施等。3.經(jīng)財務管理部門審核通過后，報公司/組織的管理層審批。管理層根據(jù)公司/組織的整體運營情況和資金狀況，決定是否批準設立小額庫。4.若設立申請獲得批準，財務管理部門負責制定小額庫的具體管理制度和操作規(guī)程，并組織相關人員進行培訓。5.按照規(guī)定的安全防護要求，設置小額庫的存放場所，配備必要的保險柜、監(jiān)控設備等設施。6.確定小額庫的管理人員，明確其職責和權(quán)限。管理人員應具備良好的職業(yè)道德和財務知識，經(jīng)過專業(yè)培訓后上崗。（三）資金規(guī)模確定小額庫的資金規(guī)模應根據(jù)公司/組織的日常小額資金支付需求合理確定。一般可參考過去一段時間內(nèi)的小額支付筆數(shù)、金額以及業(yè)務發(fā)展趨勢等因素進行測算。在確保滿足日常支付需求的前提下，盡量控制資金規(guī)模，避免資金閑置和浪費。同時，應定期對小額庫資金規(guī)模進行評估和調(diào)整，以適應業(yè)務變化的需要。三、小額庫的資金管理（一）資金來源小額庫的資金來源主要包括：1.公司/組織按照規(guī)定從銀行賬戶提取的備用金，用于滿足日常小額資金支付需求。2.經(jīng)公司/組織批準的其他合法資金來源，如特定業(yè)務的專項備用金等。（二）資金繳存1.小額庫資金應通過正規(guī)的財務流程繳存，確保資金來源合法合規(guī)。繳存時，由相關業(yè)務人員填寫資金繳存憑證，注明繳存金額、來源、用途等信息。2.財務人員對繳存憑證進行審核，核對金額、票據(jù)等信息無誤后，辦理資金繳存手續(xù)。資金應及時、足額存入小額庫，不得截留、挪用。3.繳存的資金應清晰記錄每筆業(yè)務的詳細信息，包括繳存時間、金額、來源、經(jīng)辦人等，以便日后查詢和核對。（三）資金使用1.小額庫資金只能用于公司/組織規(guī)定的小額支付業(yè)務范圍，如辦公用品采購、差旅費零星支出、小額維修費用等。嚴禁將小額庫資金用于非規(guī)定用途或超范圍支出。2.使用小額庫資金時，需填寫資金使用申請表，注明支出事由、金額、收款單位等信息，并按照公司/組織的審批流程進行審批。3.審批通過后，由小額庫管理人員根據(jù)資金使用申請表辦理資金支付手續(xù)。支付方式應符合公司/組織的財務規(guī)定，一般采用現(xiàn)金支付、銀行轉(zhuǎn)賬等方式。4.對于超過一定金額的小額庫資金支出，應按照公司/組織的大額資金支付管理規(guī)定進行審批和操作，確保資金支付的安全性和合規(guī)性。5.每筆資金使用業(yè)務完成后，應及時取得相關的發(fā)票、收據(jù)等憑證，并由經(jīng)辦人簽字確認。財務人員對憑證進行審核后，進行賬務處理，確保賬目清晰。（四）資金盤點1.小額庫管理人員應定期對小額庫資金進行盤點，確保賬實相符。盤點周期一般為每周或每月，具體根據(jù)公司/組織的實際情況確定。2.盤點時，應編制資金盤點表，詳細記錄盤點日期、資金余額、現(xiàn)金明細、銀行存款明細等信息。盤點人員應在盤點表上簽字確認。3.如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應及時查明原因，并報告財務管理部門。財務管理部門應組織相關人員進行調(diào)查和處理，根據(jù)實際情況調(diào)整賬目，確保資金安全。4.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的長款或短款情況，應按照公司/組織的財務制度進行處理。長款應及時查明原因并上繳財務；短款應根據(jù)責任追究制度，確定責任人并要求其賠償。四、小額庫的人員管理（一）人員配備小額庫應配備專門的管理人員，管理人員應具備以下條件：1.具有良好的職業(yè)道德和責任心，誠實守信，廉潔奉公。2.熟悉財務知識和相關法律法規(guī)，具備一定的財務核算和資金管理能力。3.經(jīng)過公司/組織組織的專業(yè)培訓，了解小額庫的管理規(guī)定和操作規(guī)程。（二）崗位職責1.小額庫主管負責小額庫的全面管理工作，制定和完善小額庫的管理制度和操作規(guī)程。組織小額庫資金的繳存、使用和盤點工作，確保資金安全和規(guī)范運作。對小額庫管理人員的工作進行監(jiān)督和指導，定期進行考核和評價。及時向財務管理部門匯報小額庫的資金情況和管理工作進展。2.資金繳存人員負責按照規(guī)定辦理小額庫資金的繳存手續(xù)，確保資金及時、足額存入小額庫。對繳存的資金進行詳細記錄，保證賬目清晰、準確。協(xié)助小額庫主管進行資金盤點工作。3.資金使用審批人員根據(jù)公司/組織的審批流程，對小額庫資金使用申請表進行審核，確保支出事由合理、金額合規(guī)。對不符合規(guī)定的資金使用申請?zhí)岢龇駴Q意見，并說明理由。4.資金支付人員根據(jù)審批通過的資金使用申請表，辦理小額庫資金的支付手續(xù)。確保支付方式符合公司/組織的財務規(guī)定，支付金額準確無誤。及時取得相關支付憑證，并交財務人員進行賬務處理。（三）培訓與考核1.公司/組織應定期組織小額庫管理人員進行培訓，培訓內(nèi)容包括財務知識、法律法規(guī)、小額庫管理規(guī)定等。培訓方式可采用內(nèi)部培訓、外部培訓、在線學習等多種形式，確保管理人員及時掌握最新的管理要求和業(yè)務知識。2.建立小額庫管理人員的考核機制，對其工作表現(xiàn)、資金管理情況、遵守制度情況等進行定期考核。考核結(jié)果與績效獎金、崗位晉升等掛鉤，激勵管理人員認真履行職責，提高小額庫管理水平。3.對于考核不稱職的管理人員，應及時進行調(diào)整或培訓，如仍不能勝任工作，應予以辭退。五、小額庫的安全管理（一）安全設施配備1.小額庫存放場所應安裝監(jiān)控設備，確保監(jiān)控范圍覆蓋整個小額庫區(qū)域，監(jiān)控資料保存期限不少于規(guī)定時間。監(jiān)控設備應定期進行檢查和維護，保證正常運行。2.配備符合安全標準的保險柜，用于存放小額庫現(xiàn)金等重要物品。保險柜應具備良好的防盜、防火、防潮性能，并設置專人專用的密碼和鑰匙。密碼和鑰匙應分開保管，嚴禁一人同時掌握密碼和鑰匙。3.小額庫存放場所應設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。門禁卡應由專人負責管理，嚴格控制人員出入。（二）安全制度與措施1.制定小額庫安全管理制度，明確安全責任和防范措施。安全管理制度應包括人員出入管理、安全檢查、突發(fā)事件應急處理等內(nèi)容。2.加強對小額庫管理人員的安全教育，提高其安全意識和防范能力。要求管理人員嚴格遵守安全管理制度，不得擅自離崗、違規(guī)操作。3.定期對小額庫的安全設施進行檢查和維護，確保設施完好有效。如發(fā)現(xiàn)安全設施存在問題，應及時進行修復或更換。4.建立小額庫突發(fā)事件應急處理機制，制定應急預案。應急預案應包括火災、盜竊、搶劫等突發(fā)事件的應急處置流程和責任分工。定期組織應急演練，提高應對突發(fā)事件的能力。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織的內(nèi)部審計部門應定期對小額庫進行審計監(jiān)督，檢查小額庫的資金管理、人員管理、安全管理等方面是否符合規(guī)定。2.審計人員應查閱小額庫的賬目、憑證、報表等資料，核實資金收支情況是否真實、準確；檢查安全設施是否完好，安全制度是否執(zhí)行到位；評估小額庫管理人員的工作是否合規(guī)、有效。3.內(nèi)部審計部門應根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。相關部門和人員應按照審計報告的要求及時進行整改，確保小額庫管理工作規(guī)范、有序。（二）外部監(jiān)督1.