合同會簽及管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同會簽流程，防范合同風(fēng)險，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行應(yīng)遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.風(fēng)險防范原則：注重對合同風(fēng)險的識別、評估和控制，確保公司利益不受損害。3.流程規(guī)范原則：明確合同會簽各環(huán)節(jié)的職責(zé)和流程，保證合同簽訂的準(zhǔn)確性和高效性。4.權(quán)責(zé)明確原則：合同簽訂及履行過程中各相關(guān)人員的職責(zé)清晰，責(zé)任落實到人。二、合同會簽流程（一）合同發(fā)起1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草合同初稿，并填寫《合同會簽申請表》，詳細(xì)說明合同的基本情況、簽訂背景、主要條款等內(nèi)容。2.將合同初稿及《合同會簽申請表》提交至部門負(fù)責(zé)人審核。（二）部門初審1.部門負(fù)責(zé)人對合同初稿進(jìn)行初步審核，重點審查合同條款是否符合業(yè)務(wù)需求、是否存在法律風(fēng)險、是否明確雙方權(quán)利義務(wù)等。2.如發(fā)現(xiàn)問題，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時與業(yè)務(wù)人員溝通，提出修改意見，并在《合同會簽申請表》上簽署審核意見。3.審核通過后，部門負(fù)責(zé)人將合同初稿及《合同會簽申請表》提交至法務(wù)部門。（三）法務(wù)審核1.法務(wù)人員對合同進(jìn)行法律審查，重點關(guān)注合同的合法性、合規(guī)性、完整性以及風(fēng)險防范措施等方面。2.法務(wù)人員應(yīng)根據(jù)審查情況提出書面法律意見，對于存在法律風(fēng)險的條款，應(yīng)明確指出并提出修改建議。3.在《合同會簽申請表》上簽署審核意見后，將合同及相關(guān)材料返還至業(yè)務(wù)部門。（四）財務(wù)審核1.財務(wù)人員對合同涉及的財務(wù)條款進(jìn)行審核，包括付款方式、結(jié)算周期、費用標(biāo)準(zhǔn)等。2.確保合同財務(wù)條款符合公司財務(wù)制度和預(yù)算要求，避免出現(xiàn)財務(wù)風(fēng)險。3.在《合同會簽申請表》上簽署審核意見后，將合同及相關(guān)材料流轉(zhuǎn)至其他相關(guān)部門。（五）其他部門審核根據(jù)合同的具體性質(zhì)和涉及的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，可能需要其他相關(guān)部門進(jìn)行審核，如技術(shù)部門、質(zhì)量部門等。各部門應(yīng)按照職責(zé)對合同相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審核，并在《合同會簽申請表》上簽署意見。（六）分管領(lǐng)導(dǎo)審批1.經(jīng)各部門審核通過的合同，由業(yè)務(wù)部門提交至分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)綜合考慮合同的業(yè)務(wù)情況、法律風(fēng)險、財務(wù)狀況等因素，做出審批決定。3.如分管領(lǐng)導(dǎo)同意簽訂合同，應(yīng)在《合同會簽申請表》上簽署審批意見；如不同意，應(yīng)明確指出原因，業(yè)務(wù)部門根據(jù)意見進(jìn)行修改后重新履行會簽流程。（七）總經(jīng)理審批1.對于重大合同或涉及公司重要利益的合同，在分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，還需提交總經(jīng)理進(jìn)行最終審批。2.總經(jīng)理審批通過后，合同方可正式簽訂。（八）合同簽訂1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)審批意見對合同進(jìn)行修改完善，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。2.合同經(jīng)雙方授權(quán)代表簽字蓋章后生效。簽訂后的合同文本應(yīng)及時歸檔保存，并按照合同約定履行相關(guān)義務(wù)。三、合同管理職責(zé)（一）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)合同的發(fā)起、起草和談判工作，確保合同條款符合業(yè)務(wù)需求。2.配合各部門對合同進(jìn)行審核，根據(jù)審核意見及時修改合同。3.負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。4.定期對合同履行情況進(jìn)行總結(jié)分析，為公司合同管理提供參考依據(jù)。（二）法務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)對合同進(jìn)行法律審查，提供專業(yè)的法律意見和風(fēng)險防范建議。2.參與合同談判，從法律角度保障公司合法權(quán)益。3.協(xié)助處理合同糾紛，提供法律支持和解決方案。4.定期對公司合同進(jìn)行法律風(fēng)險評估，提出改進(jìn)措施。（三）財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)對合同涉及的財務(wù)條款進(jìn)行審核，確保合同財務(wù)條款符合公司財務(wù)制度和預(yù)算要求。2.參與合同談判，提供財務(wù)方面的專業(yè)意見。3.負(fù)責(zé)合同款項的收付管理，監(jiān)督合同履行過程中的財務(wù)情況。4.定期對合同財務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行分析，為公司財務(wù)管理提供數(shù)據(jù)支持。（四）其他部門職責(zé)根據(jù)合同的具體情況，相關(guān)部門按照各自職責(zé)對合同涉及的專業(yè)內(nèi)容進(jìn)行審核，如技術(shù)條款、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，確保合同的全面性和可行性。（五）合同管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司合同管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.建立合同管理臺賬，對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.定期對合同管理情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。4.組織合同管理培訓(xùn)，提高員工的合同管理意識和能力。四、合同變更與解除（一）變更條件1.合同履行過程中，因不可抗力、政策調(diào)整、市場變化等原因，需要對合同條款進(jìn)行變更的。2.經(jīng)雙方協(xié)商一致，同意對合同內(nèi)容進(jìn)行變更的。（二）變更流程1.由合同一方提出書面變更申請，說明變更的原因、內(nèi)容及對合同履行的影響。2.提交至原合同會簽流程進(jìn)行審核，經(jīng)各部門審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審批。3.審批通過后，雙方簽訂合同變更協(xié)議，作為原合同的補(bǔ)充文件。（三）解除條件1.合同雙方協(xié)商一致，同意解除合同的。2.因不可抗力或一方嚴(yán)重違約，導(dǎo)致合同無法履行或繼續(xù)履行已無意義的。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他可以解除合同的情形。（四）解除流程1.由合同一方提出書面解除申請，說明解除的原因及依據(jù)。2.提交至原合同會簽流程進(jìn)行審核，重點審查解除合同是否符合法律法規(guī)及公司利益。3.經(jīng)各部門審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審批。4.審批通過后，雙方簽訂合同解除協(xié)議，并按照協(xié)議約定處理相關(guān)事宜。五、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.加強(qiáng)合同簽訂前的審核和風(fēng)險評估，確保合同條款明確、合法、合理。2.在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時跟蹤進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)問題及時溝通解決，避免糾紛擴(kuò)大。3.定期組織合同管理培訓(xùn)，提高員工的合同風(fēng)險防范意識和法律意識。（二）糾紛處理流程1.當(dāng)發(fā)生合同糾紛時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)，分析糾紛原因，并向合同管理部門報告。2.合同管理部門會同法務(wù)部門對糾紛情況進(jìn)行評估，制定糾紛處理方案。3.根據(jù)糾紛處理方案，與對方進(jìn)行溝通協(xié)商，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。4.如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定，選擇仲裁或訴訟等方式解決糾紛。在糾紛處理過程中，應(yīng)積極配合相關(guān)部門提供證據(jù)和信息，維護(hù)公司合法權(quán)益。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)附件、《合同會簽申請表》、審批意見等資料整理齊全，移交至合同管理部門。2.合同管理部門對接收的合同檔案進(jìn)行核對，確保檔案資料完整、準(zhǔn)確。（二）檔案整理1.合同管理部門按照合同類別、簽訂時間等進(jìn)行分類整理，建立合同檔案目錄。2.對每份合同檔案進(jìn)行編號，以便于查詢和管理。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，確保檔案的安全、完整；電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備上。3.檔案保管期限按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，期滿后按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或存檔。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等。2.經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可查閱合同檔案。查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。3.查閱完畢后，應(yīng)及時將合同檔案歸還至檔案保管部門，并在《合同檔案查閱申請表》上簽字確認(rèn)。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.合同管理部門定期對公司合同會簽及管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點檢查合同會簽流程的執(zhí)行情況、合同履行情況、檔案管理情況等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立合同管理考核評價機(jī)制，對各部門及相關(guān)人員的合同管理工作進(jìn)行考核評價。2.考核評價指標(biāo)包括合同簽訂的準(zhǔn)確性、合同履行的及時性、合同風(fēng)險