比亞迪行政管理辦法總則目的為了加強比亞迪公司的行政管理，提高公司運營效率，規(guī)范各項行政事務(wù)的處理流程，確保公司各項工作的順利開展，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，特制定本行政管理辦法。適用范圍本辦法適用于比亞迪公司總部及各下屬子公司、分公司、辦事處等所有分支機構(gòu)的行政管理工作。管理原則1.依法合規(guī)原則：行政管理工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司的各項行政活動合法合規(guī)。2.效率優(yōu)先原則：以提高工作效率為核心，優(yōu)化行政流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和手續(xù)，確保各項工作能夠及時、高效地完成。3.服務(wù)至上原則：行政管理部門要樹立服務(wù)意識，為公司各部門和員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，保障公司各項工作的順利進行。4.統(tǒng)一管理原則：行政管理工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，確保公司行政管理工作的統(tǒng)一性和協(xié)調(diào)性。組織架構(gòu)與職責(zé)行政管理部門設(shè)置比亞迪公司設(shè)立專門的行政管理部門，負責(zé)公司的行政管理工作。行政管理部門下設(shè)綜合管理、后勤保障、車輛管理、檔案管理等多個職能科室，具體負責(zé)各項行政事務(wù)的處理。行政管理部門職責(zé)1.綜合管理負責(zé)公司行政管理規(guī)章制度的制定、修訂和完善，并監(jiān)督執(zhí)行。負責(zé)公司各類會議的組織、安排和記錄，以及會議決議的跟蹤落實。負責(zé)公司文件、公文的起草、審核、印發(fā)和歸檔管理工作。負責(zé)公司印章、證照的管理和使用，確保印章、證照的安全和規(guī)范使用。負責(zé)公司的對外聯(lián)絡(luò)和公共關(guān)系維護，協(xié)調(diào)公司與政府部門、合作伙伴等之間的關(guān)系。2.后勤保障負責(zé)公司辦公場所的租賃、裝修和維護管理，確保辦公場所的安全、整潔和舒適。負責(zé)公司辦公用品、設(shè)備的采購、發(fā)放和管理，保障公司日常辦公的需要。負責(zé)公司員工食堂、宿舍的管理和服務(wù)，為員工提供良好的生活條件。負責(zé)公司的環(huán)境衛(wèi)生和綠化管理，營造良好的辦公環(huán)境。負責(zé)公司的安全保衛(wèi)工作，制定安全保衛(wèi)制度，加強安全防范措施，確保公司人員和財產(chǎn)的安全。3.車輛管理負責(zé)公司車輛的購置、調(diào)配、維修和保養(yǎng)管理，確保車輛的正常運行。負責(zé)公司駕駛員的管理和培訓(xùn)，提高駕駛員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和安全意識。負責(zé)公司車輛的使用調(diào)度，合理安排車輛的出行任務(wù)，提高車輛的使用效率。負責(zé)公司車輛的費用核算和控制，降低車輛使用成本。4.檔案管理負責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，建立健全檔案管理制度。負責(zé)公司檔案的查閱、借閱和利用服務(wù)，為公司的各項工作提供檔案支持。負責(zé)公司檔案的數(shù)字化建設(shè)和管理，提高檔案管理的信息化水平。其他部門職責(zé)公司各部門應(yīng)積極配合行政管理部門的工作，遵守公司行政管理規(guī)章制度，及時向行政管理部門提供相關(guān)信息和資料，共同做好公司的行政管理工作。辦公事務(wù)管理文件管理1.文件起草：公司各類文件、公文的起草應(yīng)根據(jù)工作需要和領(lǐng)導(dǎo)要求，由相關(guān)部門或人員負責(zé)起草。文件起草應(yīng)做到內(nèi)容準(zhǔn)確、條理清晰、語言規(guī)范、格式統(tǒng)一。2.文件審核：文件起草完成后，應(yīng)先由起草部門負責(zé)人進行審核，審核通過后報行政管理部門審核。行政管理部門主要審核文件的內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)章制度，格式是否規(guī)范，語言是否通順等。審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.文件印發(fā)：文件經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由行政管理部門負責(zé)印發(fā)。文件印發(fā)應(yīng)按照規(guī)定的格式和份數(shù)進行印刷和分發(fā)，確保文件的及時、準(zhǔn)確傳達。4.文件歸檔：文件印發(fā)后，行政管理部門應(yīng)及時將文件進行歸檔管理。文件歸檔應(yīng)按照文件的類別、時間、重要程度等進行分類整理，建立檔案目錄，便于查閱和利用。會議管理1.會議計劃：行政管理部門應(yīng)根據(jù)公司的工作安排和實際需要，制定年度、季度和月度會議計劃。會議計劃應(yīng)明確會議的時間、地點、參會人員、會議主題等內(nèi)容。2.會議組織：行政管理部門應(yīng)按照會議計劃，提前做好會議的組織準(zhǔn)備工作。包括確定會議場地、通知參會人員、準(zhǔn)備會議資料、安排會議記錄等。3.會議召開：會議應(yīng)按照預(yù)定的時間和議程進行召開，主持人應(yīng)控制好會議的節(jié)奏和氣氛，確保會議的高效進行。參會人員應(yīng)遵守會議紀律，積極發(fā)言，認真聽取他人意見。4.會議記錄：會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會議的主要內(nèi)容和決議事項。會議記錄經(jīng)主持人審核簽字后，由行政管理部門負責(zé)整理和存檔。5.會議決議落實：行政管理部門應(yīng)及時將會議決議傳達給相關(guān)部門和人員，并跟蹤檢查會議決議的落實情況。對于未按時落實會議決議的部門和人員，應(yīng)進行督促和問責(zé)。印章管理1.印章刻制：公司印章的刻制應(yīng)根據(jù)工作需要，由行政管理部門提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，到公安機關(guān)指定的刻章單位進行刻制。2.印章保管：公司印章應(yīng)指定專人負責(zé)保管，保管人員應(yīng)嚴格遵守印章保管制度，確保印章的安全。印章保管人員不得擅自將印章交他人使用，如因工作需要借用印章，應(yīng)辦理借用手續(xù)。3.印章使用：公司印章的使用應(yīng)嚴格按照規(guī)定的審批程序進行。使用印章時，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可使用印章。印章使用應(yīng)做好登記記錄，注明使用時間、使用人、使用事由等內(nèi)容。4.印章銷毀：公司印章因損壞、停用等原因需要銷毀時，應(yīng)由行政管理部門提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，到公安機關(guān)指定的銷毀單位進行銷毀。銷毀印章應(yīng)做好記錄，存檔備查。證照管理1.證照辦理：公司各類證照的辦理應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)和相關(guān)部門的要求，由行政管理部門負責(zé)組織辦理。辦理證照時，應(yīng)準(zhǔn)備好相關(guān)的資料和文件，按照規(guī)定的程序進行申請和審批。2.證照保管：公司證照應(yīng)指定專人負責(zé)保管，保管人員應(yīng)定期對證照進行檢查和清理，確保證照的有效期和準(zhǔn)確性。如證照有效期即將屆滿，應(yīng)及時辦理證照的延期手續(xù)。3.證照使用：公司證照的使用應(yīng)嚴格按照規(guī)定的審批程序進行。使用證照時，應(yīng)填寫《證照使用申請表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可使用證照。證照使用應(yīng)做好登記記錄，注明使用時間、使用人、使用事由等內(nèi)容。4.證照變更與注銷：公司證照如發(fā)生變更或注銷等情況，行政管理部門應(yīng)及時辦理相關(guān)手續(xù)，確保公司證照的合法性和有效性。后勤保障管理辦公場所管理1.辦公場所租賃與裝修：行政管理部門應(yīng)根據(jù)公司的發(fā)展需要和實際情況，合理選擇辦公場所進行租賃。辦公場所租賃應(yīng)簽訂租賃合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。辦公場所裝修應(yīng)按照公司的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和要求進行設(shè)計和施工，確保裝修質(zhì)量和安全。2.辦公場所維護：行政管理部門應(yīng)定期對辦公場所進行維護和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決辦公場所存在的問題。包括房屋維修、水電設(shè)施維護、消防設(shè)施檢查等。3.辦公場所安全管理：行政管理部門應(yīng)加強辦公場所的安全管理，制定安全管理制度，加強安全防范措施。包括安裝監(jiān)控設(shè)備、設(shè)置門禁系統(tǒng)、加強巡邏檢查等，確保辦公場所的人員和財產(chǎn)安全。辦公用品與設(shè)備管理1.辦公用品采購：行政管理部門應(yīng)根據(jù)公司各部門的需求，制定辦公用品采購計劃。辦公用品采購應(yīng)選擇正規(guī)的供應(yīng)商，進行比價采購，確保辦公用品的質(zhì)量和價格合理。2.辦公用品發(fā)放：行政管理部門應(yīng)按照辦公用品采購計劃，及時將辦公用品發(fā)放到各部門和員工手中。辦公用品發(fā)放應(yīng)做好登記記錄，注明發(fā)放時間、發(fā)放人、發(fā)放數(shù)量等內(nèi)容。3.辦公用品庫存管理：行政管理部門應(yīng)定期對辦公用品的庫存進行盤點，掌握辦公用品的庫存數(shù)量和使用情況。對于庫存不足的辦公用品，應(yīng)及時進行采購補充。4.辦公設(shè)備管理：行政管理部門應(yīng)建立辦公設(shè)備臺賬，對辦公設(shè)備的購置、使用、維修、報廢等情況進行記錄和管理。辦公設(shè)備的維修和保養(yǎng)應(yīng)委托專業(yè)的維修人員進行，確保辦公設(shè)備的正常運行。員工食堂與宿舍管理1.員工食堂管理：行政管理部門應(yīng)加強員工食堂的管理，確保員工食堂的食品安全和衛(wèi)生。包括選擇正規(guī)的食材供應(yīng)商、加強食堂工作人員的健康管理、定期對食堂進行清潔和消毒等。員工食堂應(yīng)合理安排食譜，保證飯菜的質(zhì)量和口味，滿足員工的不同需求。2.員工宿舍管理：行政管理部門應(yīng)負責(zé)員工宿舍的租賃和管理，為員工提供安全、舒適的住宿環(huán)境。員工宿舍應(yīng)配備必要的生活設(shè)施，如床、桌椅、衣柜等。行政管理部門應(yīng)制定員工宿舍管理制度，加強對員工宿舍的安全、衛(wèi)生和秩序管理。環(huán)境衛(wèi)生與綠化管理1.環(huán)境衛(wèi)生管理：行政管理部門應(yīng)制定環(huán)境衛(wèi)生管理制度，加強對辦公場所和公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理。包括定期進行清潔打掃、垃圾清理、消毒殺菌等工作，確保辦公環(huán)境的整潔和衛(wèi)生。2.綠化管理：行政管理部門應(yīng)根據(jù)辦公場所的實際情況，合理規(guī)劃和布置綠化區(qū)域。定期對綠化植物進行養(yǎng)護和修剪，確保綠化植物的生長良好，營造良好的辦公環(huán)境。安全保衛(wèi)管理1.安全保衛(wèi)制度：行政管理部門應(yīng)制定安全保衛(wèi)制度，明確安全保衛(wèi)工作的職責(zé)和要求。安全保衛(wèi)制度應(yīng)包括門禁管理、巡邏檢查、消防安全、突發(fā)事件應(yīng)急處理等內(nèi)容。2.安全保衛(wèi)人員管理：行政管理部門應(yīng)加強對安全保衛(wèi)人員的管理和培訓(xùn)，提高安全保衛(wèi)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和應(yīng)急處理能力。安全保衛(wèi)人員應(yīng)嚴格遵守安全保衛(wèi)制度，認真履行職責(zé)，確保公司的安全。3.安全檢查與隱患排查：行政管理部門應(yīng)定期組織安全檢查和隱患排查工作，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。對于發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門和人員限期整改。車輛管理車輛購置與調(diào)配1.車輛購置：行政管理部門應(yīng)根據(jù)公司的業(yè)務(wù)發(fā)展需要和實際情況，制定車輛購置計劃。車輛購置計劃應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，按照規(guī)定的程序進行采購。2.車輛調(diào)配：行政管理部門應(yīng)根據(jù)各部門的工作需求和車輛的使用情況，合理調(diào)配車輛。車輛調(diào)配應(yīng)遵循公平、公正、合理的原則，確保車輛的高效使用。車輛使用與調(diào)度1.車輛使用申請：公司員工因工作需要使用車輛時，應(yīng)提前填寫《車輛使用申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審批同意后，報行政管理部門安排車輛。2.車輛調(diào)度：行政管理部門應(yīng)根據(jù)車輛使用申請和車輛的實際情況，合理安排車輛的出行任務(wù)。車輛調(diào)度應(yīng)優(yōu)先滿足緊急、重要的工作需求，提高車輛的使用效率。3.車輛使用記錄：駕駛員應(yīng)做好車輛使用記錄，包括行駛里程、加油情況、維修保養(yǎng)等內(nèi)容。車輛使用記錄應(yīng)定期交行政管理部門進行統(tǒng)計和分析。車輛維修與保養(yǎng)1.車輛維修：車輛出現(xiàn)故障需要維修時，駕駛員應(yīng)及時向行政管理部門報告。行政管理部門應(yīng)安排專業(yè)的維修人員對車輛進行檢查和維修。車輛維修應(yīng)選擇正規(guī)的維修廠家，確保維修質(zhì)量。2.車輛保養(yǎng)：行政管理部門應(yīng)按照車輛的使用說明書和相關(guān)規(guī)定，定期安排車輛進行保養(yǎng)。車輛保養(yǎng)應(yīng)包括更換機油、濾清器、檢查輪胎氣壓等內(nèi)容，確保車輛的性能良好。駕駛員管理1.駕駛員招聘與培訓(xùn)：行政管理部門應(yīng)按照公司的招聘標(biāo)準(zhǔn)和程序，招聘合格的駕駛員。駕駛員招聘后，應(yīng)進行相關(guān)的培訓(xùn)，包括交通安全法規(guī)、車輛駕駛技能、車輛保養(yǎng)知識等內(nèi)容。2.駕駛員考核與獎懲：行政管理部門應(yīng)定期對駕駛員進行考核，考核內(nèi)容包括駕駛技能、安全意識、服務(wù)態(tài)度等方面。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的駕駛員，應(yīng)給予獎勵；對于違反規(guī)定的駕駛員，應(yīng)進行處罰。檔案管理檔案收集與整理1.檔案收集：公司各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時將本部門形成的文件、資料等檔案進行收集整理，并移交行政管理部門。檔案收集應(yīng)做到齊全、完整，確保檔案的真實性和可靠性。2.檔案整理：行政管理部門應(yīng)按照檔案的類別、時間、重要程度等進行分類整理，建立檔案目錄，便于查閱和利用。檔案整理應(yīng)做到規(guī)范、有序，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。檔案保管與利用1.檔案保管：行政管理部門應(yīng)建立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全。檔案保管應(yīng)按照檔案的類別、時間等進行分類存放，定期進行檢查和維護。2.檔案利用：公司員工因工作需要查閱、借閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱（借閱）申請表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，到行政管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。檔案查閱、借閱應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得損壞、丟失檔案。檔案數(shù)字化建設(shè)1.檔案數(shù)字化規(guī)劃：行政管理部門應(yīng)制定檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和步驟。檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)與公司的信息化建設(shè)相結(jié)合，提高檔案管理的信息化水平。2.檔案數(shù)字化實施：行政管理部門應(yīng)按照檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃，組織實施檔案數(shù)字化工作。包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入、存儲等環(huán)節(jié)。檔案數(shù)字化應(yīng)確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整和安全。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查行政管理部門應(yīng)定期對公司的行政管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括各項