文字性材料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文字性材料的規(guī)范化管理，提高文字性材料的質(zhì)量和處理效率，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門在各類工作中形成、使用、流轉(zhuǎn)和保存的文字性材料，包括但不限于文件、報(bào)告、通知、合同、協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：文字性材料應(yīng)準(zhǔn)確反映公司工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表述清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。2.規(guī)范性原則：遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度，統(tǒng)一格式、規(guī)范用語。3.及時(shí)性原則：根據(jù)工作需要及時(shí)形成、傳遞和處理文字性材料，確保信息的時(shí)效性。4.保密性原則：涉及公司機(jī)密的文字性材料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、文字性材料的分類與編號(hào)（一）分類1.行政公文類：包括公司發(fā)布的各類文件、通知、通報(bào)、報(bào)告等，用于傳達(dá)公司決策、部署工作、溝通信息等。2.業(yè)務(wù)文檔類：涵蓋公司各業(yè)務(wù)部門在日常工作中形成的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔、業(yè)務(wù)報(bào)表等，反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的具體情況。3.會(huì)議材料類：如會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、決議等，記錄公司各類會(huì)議的主要內(nèi)容和決策結(jié)果。4.工作計(jì)劃與總結(jié)類：包括年度、季度、月度工作計(jì)劃和總結(jié)，以及專項(xiàng)工作的計(jì)劃與總結(jié)，用于規(guī)劃和評(píng)估公司工作進(jìn)展。5.其他類：上述類別未涵蓋的其他文字性材料，如宣傳資料、培訓(xùn)教材、調(diào)研分析報(bào)告等。（二）編號(hào)1.公司對(duì)各類文字性材料進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)管理，以便于識(shí)別、查詢和統(tǒng)計(jì)。編號(hào)規(guī)則如下：編號(hào)由字母和數(shù)字組成，共[X]位。第一位字母表示材料類別，如“A”代表行政公文類，“B”代表業(yè)務(wù)文檔類，“C”代表會(huì)議材料類，“D”代表工作計(jì)劃與總結(jié)類，“E”代表其他類。第二位至第[X1]位數(shù)字為順序號(hào)，按照材料形成時(shí)間先后順序依次編排。最后一位數(shù)字為校驗(yàn)碼，用于驗(yàn)證編號(hào)的準(zhǔn)確性。2.示例：“A00123”表示行政公文類的第123號(hào)文件。三、文字性材料的形成與起草（一）職責(zé)分工1.主辦部門：負(fù)責(zé)文字性材料的具體起草工作，明確材料的主題、內(nèi)容框架和主要觀點(diǎn)，并確保材料符合公司工作要求和相關(guān)規(guī)定。2.協(xié)辦部門：根據(jù)主辦部門的要求，提供相關(guān)資料和數(shù)據(jù)，協(xié)助主辦部門完成文字性材料的起草工作。3.審核部門：對(duì)起草的文字性材料進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核內(nèi)容的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、完整性和邏輯性，提出修改意見和建議。（二）起草要求1.明確主題：文字性材料應(yīng)主題明確，圍繞公司工作重點(diǎn)和實(shí)際需求展開，避免內(nèi)容空洞、無關(guān)緊要。2.內(nèi)容詳實(shí)：全面準(zhǔn)確地反映工作情況，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，事例具體典型，分析深入透徹，提出的措施和建議具有可操作性。3.語言規(guī)范：使用規(guī)范的漢字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和計(jì)量單位，表述簡潔明了、通俗易懂，避免使用生僻字、模糊不清的詞匯和口語化表述。4.格式統(tǒng)一：按照公司規(guī)定的格式要求進(jìn)行排版，包括字體、字號(hào)、行距、頁邊距等，確保材料的整齊美觀。四、文字性材料的審核與審批（一）審核流程1.初審：起草完成后，由主辦部門負(fù)責(zé)人對(duì)文字性材料進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核內(nèi)容是否符合要求、格式是否規(guī)范等，提出初步修改意見。2.會(huì)審：對(duì)于重要的文字性材料，組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審。會(huì)審由主辦部門負(fù)責(zé)人主持，各相關(guān)部門人員參加，對(duì)材料的內(nèi)容進(jìn)行全面審查，提出修改意見和建議。3.終審：會(huì)審?fù)ㄟ^的文字性材料，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)材料的性質(zhì)和重要程度，對(duì)材料進(jìn)行最終審核和審批，簽署審批意見。（二）審核要點(diǎn)1.合法性審核：檢查文字性材料是否符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度，避免出現(xiàn)違法違規(guī)內(nèi)容。2.準(zhǔn)確性審核：核實(shí)材料中的數(shù)據(jù)、事實(shí)、引用文件等是否準(zhǔn)確無誤，確保信息的真實(shí)性和可靠性。3.規(guī)范性審核：審查材料的格式、用語、邏輯結(jié)構(gòu)等是否符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，保持公司文字性材料的一致性和規(guī)范性。4.完整性審核：查看材料是否涵蓋了應(yīng)有的內(nèi)容，是否存在遺漏重要信息的情況，確保材料的完整性。（三）審批權(quán)限1.一般性文字性材料：由部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.重要文字性材料：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.涉及公司重大決策、重要事項(xiàng)的文字性材料：需經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究審批。五、文字性材料的印發(fā)與存檔（一）印發(fā)1.經(jīng)審批通過的文字性材料，由主辦部門按照公司規(guī)定的印發(fā)流程進(jìn)行印發(fā)。印發(fā)前，需對(duì)材料進(jìn)行再次核對(duì)，確保無誤。2.印發(fā)范圍根據(jù)材料的性質(zhì)和要求確定，明確發(fā)放部門、人員和份數(shù)。對(duì)于需要保密的材料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行發(fā)放和管理。3.建立文字性材料印發(fā)登記制度，記錄材料的印發(fā)日期、文號(hào)、標(biāo)題、印發(fā)范圍、份數(shù)等信息，以便于查詢和統(tǒng)計(jì)。（二）存檔1.文字性材料形成后，主辦部門應(yīng)及時(shí)將原件及相關(guān)電子文檔進(jìn)行整理歸檔。歸檔的材料應(yīng)齊全完整、格式規(guī)范、字跡清晰。2.按照公司檔案管理規(guī)定，對(duì)文字性材料進(jìn)行分類存放，建立檔案目錄，便于查找和利用。3.定期對(duì)存檔的文字性材料進(jìn)行檢查和清理，確保檔案的安全和完整。對(duì)于超過保管期限或已無保存價(jià)值的材料，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。六、文字性材料的流轉(zhuǎn)與使用（一）流轉(zhuǎn)1.建立文字性材料流轉(zhuǎn)制度，明確流轉(zhuǎn)流程和責(zé)任部門，確保材料在公司內(nèi)部能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地傳遞。2.對(duì)于需要多個(gè)部門協(xié)同辦理的文字性材料，主辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)，按照規(guī)定的流轉(zhuǎn)順序依次傳遞，各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成相關(guān)工作，并及時(shí)將材料反饋給主辦部門。3.在文字性材料流轉(zhuǎn)過程中，應(yīng)做好交接記錄，注明交接時(shí)間、交接人、材料名稱和份數(shù)等信息，確保材料流轉(zhuǎn)的可追溯性。（二）使用1.公司內(nèi)部各部門和人員應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限使用文字性材料，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)制、傳播或修改。2.如需查閱、借閱文字性材料，應(yīng)填寫相應(yīng)的申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的目的、范圍和期限，經(jīng)批準(zhǔn)后按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱人員應(yīng)妥善保管材料，不得損壞、丟失，按時(shí)歸還。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的文字性材料，應(yīng)嚴(yán)格限制使用范圍，采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止信息泄露。七、文字性材料的保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、客戶信息等敏感內(nèi)容的文字性材料。2.公司尚未公開的重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)計(jì)劃等文件。3.其他按照公司保密制度應(yīng)予以保密的文字性材料。（二）保密措施1.對(duì)保密文字性材料進(jìn)行標(biāo)識(shí)，明確保密等級(jí)和保密期限。2.采用加密存儲(chǔ)、訪問控制等技術(shù)手段，對(duì)保密文字性材料的電子文檔進(jìn)行保護(hù)。3.嚴(yán)格限制保密文字性材料的知悉范圍，只允許經(jīng)過授權(quán)的人員接觸和處理。4.在保密文字性材料的起草、審核、印發(fā)、存檔、流轉(zhuǎn)和使用過程中，采取必要的保密措施，如專人負(fù)責(zé)、專柜存放、密封傳遞等。5.加強(qiáng)對(duì)涉及保密文字性材料人員的保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。八、文字性材料的信息化管理（一）建立電子文檔管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立統(tǒng)一的文字性材料電子文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文字性材料的電子化存儲(chǔ)、檢索、查閱和共享。2.電子文檔管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的訪問級(jí)別，確保信息安全。3.定期對(duì)電子文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。（二）電子文檔的錄入與維護(hù)1.主辦部門應(yīng)及時(shí)將文字性材料的電子文檔錄入電子文檔管理系統(tǒng)，并確保錄入信息的準(zhǔn)確完整。2.對(duì)已錄入系統(tǒng)的電子文檔，應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)更新文檔內(nèi)容，確保電子文檔與紙質(zhì)文檔的一致性。3.建立電子文檔備份制度，定期對(duì)電子文檔進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立文字性材料管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)公司文字性材料管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組由公司辦公室、人力資源部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，定期對(duì)各部門文字性材料的形成、審核、審批、印發(fā)、存檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.文字性材料的質(zhì)量，包括內(nèi)容準(zhǔn)確性、規(guī)范性、完整性等。2.文字性材料管理流程的執(zhí)行情況，如審核審批程序是否規(guī)范、流轉(zhuǎn)是否及時(shí)等。3.文字性材料的保密管理情況，是否存在泄密風(fēng)險(xiǎn)。4.電子文檔管理系統(tǒng)的使用和維護(hù)情況，數(shù)據(jù)是否安全可靠。（三）考核與獎(jiǎng)懲1.將文字性材料管理工作納入公司績效考核體系，對(duì)在文字性材料管理工作中表現(xiàn)突出的部門