外包與合作管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司外包與合作業(yè)務(wù)的管理，提高業(yè)務(wù)效率，降低運營成本，確保公司利益最大化，同時保障合作的合法性、規(guī)范性和穩(wěn)定性，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與外部供應(yīng)商、合作伙伴之間的各類外包項目及合作業(yè)務(wù)，包括但不限于信息技術(shù)外包、業(yè)務(wù)流程外包、服務(wù)外包等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：外包與合作活動必須遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)定，確保合作的合法性和合規(guī)性。2.風(fēng)險可控原則：在選擇外包商和合作伙伴時，充分評估合作風(fēng)險，并采取有效的風(fēng)險控制措施，確保公司利益不受損害。3.公平公正原則：在合作過程中，遵循公平、公正的原則，明確雙方權(quán)利和義務(wù)，保障雙方合法權(quán)益。4.互利共贏原則：通過與外包商和合作伙伴建立良好的合作關(guān)系，實現(xiàn)互利共贏，共同發(fā)展。二、外包與合作業(yè)務(wù)的分類及定義（一）信息技術(shù)外包（ITO）指公司將信息技術(shù)相關(guān)的部分或全部業(yè)務(wù)委托給外部專業(yè)機構(gòu)進行處理，包括軟件開發(fā)、系統(tǒng)維護、數(shù)據(jù)處理等。（二）業(yè)務(wù)流程外包（BPO）指公司將部分或全部業(yè)務(wù)流程委托給外部專業(yè)機構(gòu)進行管理和運作，如人力資源管理外包、財務(wù)管理外包、供應(yīng)鏈管理外包等。（三）服務(wù)外包指公司將特定的服務(wù)環(huán)節(jié)或項目委托給外部專業(yè)機構(gòu)提供服務(wù)，如客戶服務(wù)外包、物流服務(wù)外包、營銷策劃外包等。三、外包與合作業(yè)務(wù)的流程管理（一）需求評估與規(guī)劃1.業(yè)務(wù)需求分析：各部門根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提出外包與合作業(yè)務(wù)需求，明確業(yè)務(wù)范圍、服務(wù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。2.可行性研究：由相關(guān)部門對提出的外包與合作業(yè)務(wù)需求進行可行性研究，評估其必要性、經(jīng)濟性、技術(shù)可行性等，并形成可行性研究報告。3.規(guī)劃制定：根據(jù)可行性研究報告，制定外包與合作業(yè)務(wù)規(guī)劃，明確項目目標(biāo)、實施步驟、時間節(jié)點、預(yù)算安排等。（二）供應(yīng)商與合作伙伴選擇1.供應(yīng)商與合作伙伴篩選：根據(jù)業(yè)務(wù)需求和規(guī)劃，通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商和合作伙伴信息，建立供應(yīng)商與合作伙伴庫。對入庫的供應(yīng)商和合作伙伴進行初步篩選，確定符合基本條件的候選對象。2.盡職調(diào)查：對候選供應(yīng)商和合作伙伴進行盡職調(diào)查，了解其經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、信譽情況、技術(shù)能力、服務(wù)水平等，評估其是否具備合作條件。3.選擇決策：根據(jù)盡職調(diào)查結(jié)果，組織相關(guān)部門和人員進行綜合評估，按照公平、公正、公開的原則，選擇最合適的供應(yīng)商和合作伙伴，并簽訂合作意向書或框架協(xié)議。（三）合同簽訂與管理1.合同起草與審核：由法務(wù)部門或?qū)I(yè)法律人員根據(jù)合作意向書或框架協(xié)議起草合同文本，明確雙方權(quán)利和義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格條款、付款方式、保密條款、違約責(zé)任等。合同文本起草完成后，提交相關(guān)部門和人員進行審核，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。2.合同簽訂：經(jīng)審核通過的合同文本，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商和合作伙伴簽訂正式合同。合同簽訂后，及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門和人員，確保各部門了解合同內(nèi)容和要求。3.合同執(zhí)行與監(jiān)控：合同簽訂后，相關(guān)部門和人員按照合同約定履行各自職責(zé)，確保合同順利執(zhí)行。同時，建立合同執(zhí)行監(jiān)控機制，定期對合同執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商和合作伙伴未按照合同約定履行義務(wù)，應(yīng)及時發(fā)出書面通知，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，可根據(jù)合同約定追究其違約責(zé)任。4.合同變更與終止：在合同履行過程中，如因業(yè)務(wù)需求變化、不可抗力等原因需要變更合同內(nèi)容，應(yīng)按照合同約定的程序進行變更，并簽訂補充協(xié)議。如合同期滿或雙方協(xié)商一致同意終止合同，應(yīng)按照合同約定辦理終止手續(xù)，進行合同結(jié)算和清理。（四）項目實施與管理1.項目啟動：成立項目實施小組，明確小組成員職責(zé)分工。組織項目啟動會議，向項目實施小組和相關(guān)部門人員傳達項目目標(biāo)、任務(wù)、要求等，確保項目順利啟動。2.項目計劃制定：根據(jù)合同要求和項目特點，制定詳細(xì)的項目實施計劃，明確項目進度安排、里程碑節(jié)點、質(zhì)量控制措施、風(fēng)險管理措施等。項目實施計劃應(yīng)提交相關(guān)部門和人員審核通過后實施。3.項目執(zhí)行與監(jiān)控：項目實施小組按照項目實施計劃組織開展項目實施工作，確保項目進度、質(zhì)量、成本等目標(biāo)的實現(xiàn)。同時，建立項目監(jiān)控機制，定期對項目執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決。如發(fā)現(xiàn)項目進度滯后、質(zhì)量不符合要求、成本超支等情況，應(yīng)及時分析原因，制定針對性的解決方案，并督促項目實施小組落實執(zhí)行。4.項目驗收：項目完成后，由項目實施小組提交項目驗收申請，組織相關(guān)部門和人員進行項目驗收。驗收內(nèi)容包括項目成果是否符合合同要求、項目文檔是否齊全規(guī)范、項目實施過程是否合規(guī)等。驗收合格后，出具項目驗收報告；驗收不合格的，要求項目實施小組限期整改，整改后重新進行驗收。（五）結(jié)算與付款管理1.結(jié)算依據(jù)：根據(jù)合同約定和項目實際完成情況，由業(yè)務(wù)部門或項目實施小組編制結(jié)算清單，明確結(jié)算金額、結(jié)算方式、付款條件等。結(jié)算清單應(yīng)提交相關(guān)部門和人員審核通過后作為結(jié)算依據(jù)。2.結(jié)算審核：財務(wù)部門對結(jié)算清單進行審核，核實結(jié)算金額的準(zhǔn)確性、合理性，檢查付款條件是否符合合同約定。如發(fā)現(xiàn)結(jié)算清單存在問題，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門或項目實施小組溝通，要求其進行調(diào)整。3.付款審批：結(jié)算審核通過后，按照公司財務(wù)審批流程進行付款審批。付款審批應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的付款條件和審批權(quán)限進行，確保付款的合法性、合規(guī)性和準(zhǔn)確性。4.付款執(zhí)行：經(jīng)付款審批通過后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間節(jié)點進行付款操作。付款完成后，及時進行賬務(wù)處理，并將付款情況反饋給相關(guān)部門和人員。四、外包與合作業(yè)務(wù)的風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.風(fēng)險識別：建立風(fēng)險識別機制，定期對公司外包與合作業(yè)務(wù)進行風(fēng)險識別，識別可能存在的風(fēng)險因素，如市場風(fēng)險、信用風(fēng)險、技術(shù)風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.風(fēng)險評估：對識別出的風(fēng)險因素進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險等級。風(fēng)險評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法進行。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.風(fēng)險規(guī)避：對于風(fēng)險等級較高、發(fā)生可能性較大且影響程度嚴(yán)重的風(fēng)險，如存在重大法律糾紛風(fēng)險、供應(yīng)商破產(chǎn)風(fēng)險等，應(yīng)采取風(fēng)險規(guī)避措施，如終止合作、更換供應(yīng)商等。2.風(fēng)險降低：對于風(fēng)險等級較高、發(fā)生可能性較大但影響程度一般的風(fēng)險，如技術(shù)風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險等，應(yīng)采取風(fēng)險降低措施，如加強技術(shù)研發(fā)、提高質(zhì)量控制水平、增加監(jiān)督檢查頻次等。3.風(fēng)險轉(zhuǎn)移：對于風(fēng)險等級較高、發(fā)生可能性較小但影響程度嚴(yán)重的風(fēng)險，如市場風(fēng)險、信用風(fēng)險等，可采取風(fēng)險轉(zhuǎn)移措施，如購買保險、要求供應(yīng)商提供擔(dān)保等。4.風(fēng)險接受：對于風(fēng)險等級較低、發(fā)生可能性較小且影響程度輕微的風(fēng)險，如一般性的操作風(fēng)險等，可采取風(fēng)險接受措施，如加強日常管理、完善內(nèi)部控制等。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.風(fēng)險監(jiān)控：建立風(fēng)險監(jiān)控機制，定期對公司外包與合作業(yè)務(wù)的風(fēng)險狀況進行監(jiān)控，及時掌握風(fēng)險變化情況。風(fēng)險監(jiān)控可通過定期檢查、數(shù)據(jù)分析、現(xiàn)場考察等方式進行。2.風(fēng)險預(yù)警：根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果和風(fēng)險監(jiān)控情況，設(shè)定風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)和閾值。當(dāng)風(fēng)險指標(biāo)達到預(yù)警閾值時，及時發(fā)出風(fēng)險預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門和人員采取措施應(yīng)對風(fēng)險。五、外包與合作業(yè)務(wù)的溝通與協(xié)調(diào)管理（一）溝通機制建立1.定期溝通會議：建立定期溝通會議制度，由公司相關(guān)部門和供應(yīng)商、合作伙伴參加。溝通會議可分為月度、季度或年度會議，會議內(nèi)容包括項目進展情況匯報、問題討論與解決、合作需求溝通等。2.專項溝通會議：根據(jù)項目需要，不定期召開專項溝通會議，針對項目實施過程中出現(xiàn)的重大問題、關(guān)鍵節(jié)點等進行專題討論和決策。3.日常溝通渠道：建立多種日常溝通渠道，如電話、郵件、即時通訊工具等，方便公司相關(guān)部門和供應(yīng)商、合作伙伴之間及時溝通信息。（二）協(xié)調(diào)機制建立1.協(xié)調(diào)小組：成立外包與合作業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)小組，由公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。協(xié)調(diào)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司外包與合作業(yè)務(wù)中的各項工作，解決合作過程中出現(xiàn)的跨部門問題。2.協(xié)調(diào)流程：明確協(xié)調(diào)小組的工作流程和職責(zé)分工，當(dāng)出現(xiàn)需要協(xié)調(diào)的問題時，由相關(guān)部門提出協(xié)調(diào)申請，協(xié)調(diào)小組組織召開協(xié)調(diào)會議，共同商討解決方案，并督促相關(guān)部門落實執(zhí)行。六、外包與合作業(yè)務(wù)的監(jiān)督與考核管理（一）監(jiān)督管理1.內(nèi)部監(jiān)督：公司內(nèi)部審計部門定期對外包與合作業(yè)務(wù)進行審計監(jiān)督，檢查業(yè)務(wù)流程是否合規(guī)、合同執(zhí)行是否到位、財務(wù)收支是否合理等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門進行整改。2.外部監(jiān)督：關(guān)注行業(yè)動態(tài)和監(jiān)管要求，積極配合政府部門、行業(yè)協(xié)會等開展的監(jiān)督檢查工作。對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時進行整改，并將整改情況向相關(guān)部門報告。（二）考核管理1.考核指標(biāo)設(shè)定：根據(jù)外包與合作業(yè)務(wù)的特點和目標(biāo)，設(shè)定考核指標(biāo)體系，包括服務(wù)質(zhì)量、項目進度、成本控制、客戶滿意度等方面的指標(biāo)?？己酥笜?biāo)應(yīng)明確、具體、可量化，具有可操作性。2.考核周期：考核周期可根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和項目特點確定，一般為季度或年度考核。3.考核方式：考核方式可采用自評、互評、上級評價相結(jié)合的方式進行。自評由供應(yīng)商和合作伙伴根據(jù)考核指標(biāo)體系進行自我評價；互評由公司相關(guān)部門之間相互評價；上級評價由公司領(lǐng)導(dǎo)或項目負(fù)責(zé)人對供應(yīng)商和合作伙伴進行評價。4.考核結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商和合作伙伴給予表彰和獎勵，如增加合作機會、提高合作價格等；對表現(xiàn)不佳