商務(wù)往來(lái)函管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司商務(wù)往來(lái)函的管理，確保函件傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與合作伙伴、客戶、供應(yīng)商等各類外部機(jī)構(gòu)及個(gè)人之間商務(wù)往來(lái)函的管理。（三）基本原則1.合法性原則：商務(wù)往來(lái)函的內(nèi)容及處理過(guò)程必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.準(zhǔn)確性原則：函件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確表達(dá)意圖，數(shù)據(jù)、事實(shí)等應(yīng)真實(shí)可靠。3.及時(shí)性原則：及時(shí)收發(fā)、處理商務(wù)往來(lái)函，避免延誤導(dǎo)致業(yè)務(wù)受損。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的函件要嚴(yán)格保密。二、商務(wù)往來(lái)函的分類及定義（一）詢證函用于向?qū)Ψ皆儐?wèn)有關(guān)業(yè)務(wù)事項(xiàng)、數(shù)據(jù)等信息，以核實(shí)情況。（二）報(bào)價(jià)函向?qū)Ψ教峁┊a(chǎn)品或服務(wù)的價(jià)格等相關(guān)信息，供對(duì)方參考。（三）訂單函明確向?qū)Ψ接嗁?gòu)產(chǎn)品或服務(wù)的具體內(nèi)容、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等條款的函件。（四）確認(rèn)函對(duì)雙方已達(dá)成的協(xié)議、事項(xiàng)等進(jìn)行再次確認(rèn)，確保雙方理解一致。（五）變更函就原合作內(nèi)容中的某些條款提出變更請(qǐng)求，如產(chǎn)品規(guī)格、交貨地點(diǎn)等。（六）催款函提醒對(duì)方支付到期款項(xiàng)，明確欠款金額、期限等。（七）索賠函當(dāng)對(duì)方未履行合同義務(wù)或給公司造成損失時(shí)，向?qū)Ψ教岢鏊髻r要求。（八）其他函件除上述類型外，與商務(wù)往來(lái)相關(guān)的其他函件，如合作意向書、感謝信等。三、商務(wù)往來(lái)函的收發(fā)管理（一）收函管理1.接收渠道公司設(shè)立專門的商務(wù)函件接收郵箱，并對(duì)外公布，同時(shí)告知各部門相關(guān)人員及時(shí)關(guān)注。前臺(tái)負(fù)責(zé)接收紙質(zhì)函件，并做好登記。業(yè)務(wù)人員在出差或外出辦公時(shí)，可指定專人代收函件。2.收函登記對(duì)接收的函件進(jìn)行詳細(xì)登記，包括函件來(lái)源、日期、主題、份數(shù)等信息。登記后，及時(shí)將電子函件轉(zhuǎn)發(fā)至相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)人員，并將紙質(zhì)函件移交。3.緊急函件處理對(duì)于標(biāo)注“緊急”的函件，接收人員應(yīng)立即通知相關(guān)負(fù)責(zé)人，并確保函件得到優(yōu)先處理。（二）發(fā)函管理1.起草業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草商務(wù)往來(lái)函，確保函件內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確、完整。涉及重要事項(xiàng)或法律風(fēng)險(xiǎn)的函件，應(yīng)征求法務(wù)部門意見(jiàn)。2.審核函件起草完成后，先由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核內(nèi)容的準(zhǔn)確性、合規(guī)性及與業(yè)務(wù)目標(biāo)的一致性。對(duì)于涉及金額較大、業(yè)務(wù)復(fù)雜或可能引發(fā)重大影響的函件，需提交公司高層領(lǐng)導(dǎo)審核。3.編號(hào)審核通過(guò)的函件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和連續(xù)性，便于查詢和管理。4.打印與蓋章根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)函件進(jìn)行修改后打印，涉及公司重要文件或合同的函件需加蓋公司公章。蓋章應(yīng)嚴(yán)格按照公司印章管理規(guī)定執(zhí)行，確保蓋章清晰、規(guī)范。5.發(fā)送電子函件發(fā)送應(yīng)通過(guò)公司指定的郵箱，并做好發(fā)送記錄，包括收件人郵箱地址、發(fā)送時(shí)間等。紙質(zhì)函件通過(guò)郵政特快專遞（EMS）或掛號(hào)信等方式發(fā)送，確保函件安全送達(dá)，并保留寄件憑證。四、商務(wù)往來(lái)函的處理流程（一）一般函件處理1.收件人收到函件后仔細(xì)閱讀函件內(nèi)容，理解對(duì)方意圖。根據(jù)函件性質(zhì)和自身職責(zé)，確定處理方式。2.需要回復(fù)的函件起草回復(fù)函，回復(fù)內(nèi)容應(yīng)針對(duì)性強(qiáng)，明確回應(yīng)對(duì)方關(guān)切的問(wèn)題。按照收函審核流程進(jìn)行審核、編號(hào)、打印、蓋章（如需）等操作。將回復(fù)函及時(shí)發(fā)送給對(duì)方，并做好記錄。3.無(wú)需回復(fù)的函件對(duì)于僅需知曉的函件，相關(guān)人員應(yīng)做好文件存檔，并在必要時(shí)向其他相關(guān)部門或人員傳達(dá)函件信息。（二）重要函件處理1.定義：重要函件是指涉及重大業(yè)務(wù)決策、高額資金往來(lái)、重大法律風(fēng)險(xiǎn)等的函件。2.處理流程收件部門負(fù)責(zé)人收到重要函件后，立即向公司高層領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。公司組織相關(guān)部門（如業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等）進(jìn)行專題研討，分析函件對(duì)公司的影響及應(yīng)對(duì)策略。根據(jù)研討結(jié)果，制定詳細(xì)的處理方案，并明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。按照處理方案執(zhí)行，及時(shí)回復(fù)函件，并跟蹤后續(xù)進(jìn)展情況。（三）函件跟蹤與反饋1.建立跟蹤機(jī)制對(duì)于重要函件或涉及關(guān)鍵業(yè)務(wù)的函件，應(yīng)建立跟蹤臺(tái)賬，記錄函件的處理進(jìn)度、回復(fù)情況、對(duì)方反饋等信息。業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)定期跟蹤函件的執(zhí)行情況，確保函件內(nèi)容得到有效落實(shí)。2.反饋要求如對(duì)方對(duì)函件有任何疑問(wèn)或提出新的要求，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門反饋，并協(xié)調(diào)解決。對(duì)于函件處理結(jié)果，應(yīng)及時(shí)向公司內(nèi)部相關(guān)人員通報(bào)，確保信息共享。五、商務(wù)往來(lái)函的存檔管理（一）存檔范圍公司所有商務(wù)往來(lái)函件，包括紙質(zhì)函件、電子函件及其附件等。（二）存檔方式1.紙質(zhì)函件按照年度、月份、類別等進(jìn)行分類整理，裝入檔案盒。在檔案盒上標(biāo)注清晰的年份、月份、函件類別等信息。2.電子函件建立專門的電子檔案庫(kù)，按照一定的命名規(guī)則對(duì)電子函件進(jìn)行命名和存儲(chǔ)。定期對(duì)電子函件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）存檔期限1.一般商務(wù)往來(lái)函件存檔期限為[X]年，自函件形成之日起計(jì)算。2.涉及重要業(yè)務(wù)合同、重大決策等的函件存檔期限為[X]年，或按照相關(guān)法律法規(guī)要求的期限執(zhí)行。（四）查閱與借閱1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要查閱商務(wù)往來(lái)函件的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。涉及公司機(jī)密的函件，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。2.借閱規(guī)定因特殊情況需要借閱商務(wù)往來(lái)函件的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等信息。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管函件，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借或泄露函件內(nèi)容。六、商務(wù)往來(lái)函的保密管理（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的商務(wù)往來(lái)函件，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施。2.接觸此類函件的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在函件的起草、審核、發(fā)送、接收等過(guò)程中，嚴(yán)格限制知悉范圍，防止信息泄露。（二）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)因故意或過(guò)失導(dǎo)致商務(wù)往來(lái)函件保密信息泄露的，將按照公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任人的責(zé)任。2.給公司造成損失的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)處理。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立商務(wù)往來(lái)函管理監(jiān)督小組，由公司辦公室、法務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)商務(wù)往來(lái)函的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.函件的收發(fā)登記情況，是否及時(shí)、準(zhǔn)確。2.函件的處理流程是否符合規(guī)定，回復(fù)是否及時(shí)、恰當(dāng)。3.函件的存檔管理是否規(guī)范，查閱與借閱手續(xù)是否齊全。4.函件的保密管理措施是否落實(shí)到位。（三）檢查頻率監(jiān)督小組定期（每季度）對(duì)商務(wù)往來(lái)函的管理情況進(jìn)行全面檢查，并形