合同及印章管理辦法一、總則（一）目的為加強公司合同及印章管理，規(guī)范合同簽訂、履行及印章使用流程，防范法律風(fēng)險，維護公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同（包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、借款合同等）以及涉及的各類印章（包括公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章等）的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行及印章的使用必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標準，確保公司行為合法有效。2.風(fēng)險防范原則加強合同及印章管理過程中的風(fēng)險識別、評估和控制，預(yù)防和減少法律糾紛及經(jīng)濟損失。3.授權(quán)審批原則明確合同簽訂及印章使用的審批權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)不得擅自簽訂合同或使用印章。4.統(tǒng)一管理原則合同及印章實行統(tǒng)一歸口管理，確保管理的規(guī)范性和一致性。二、合同管理（一）合同簽訂流程1.合同立項業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的基本情況、簽訂背景、對方當(dāng)事人信息、合同主要條款等內(nèi)容，并提交相關(guān)資料。2.合同評審合同立項申請經(jīng)部門負責(zé)人審核后，提交至法務(wù)部門進行法律風(fēng)險評估。法務(wù)部門對合同條款的合法性、完整性、準確性進行審查，提出法律意見。同時，財務(wù)部門對合同的財務(wù)條款進行審核，評估合同的財務(wù)風(fēng)險和資金安排。涉及重大合同或特殊業(yè)務(wù)的，還需組織相關(guān)部門進行聯(lián)合評審。3.合同審批經(jīng)評審?fù)ㄟ^的合同，按照公司規(guī)定的審批權(quán)限提交各級領(lǐng)導(dǎo)審批。審批人應(yīng)認真審查合同內(nèi)容，簽署審批意見。對于不符合要求的合同，應(yīng)及時退回業(yè)務(wù)部門修改完善。4.合同簽訂業(yè)務(wù)部門根據(jù)審批意見，與對方當(dāng)事人協(xié)商一致后簽訂合同。合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的格式文本，如有特殊情況需要使用非格式文本的，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核同意。合同簽訂時，雙方當(dāng)事人應(yīng)在合同上簽字（或蓋章），并加蓋公司相應(yīng)印章。（二）合同履行管理1.合同執(zhí)行跟蹤業(yè)務(wù)部門負責(zé)合同的具體履行，應(yīng)建立合同履行臺賬，及時記錄合同的執(zhí)行情況，包括合同的履行進度、款項收付、質(zhì)量驗收等信息。定期對合同履行情況進行檢查和分析，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施解決。2.合同變更與解除如因客觀情況發(fā)生變化需要變更或解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方當(dāng)事人協(xié)商，并簽訂書面的變更或解除協(xié)議。變更或解除協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進行審批。3.合同糾紛處理在合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并會同法務(wù)部門進行處理。法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)糾紛的具體情況，制定解決方案，通過協(xié)商、仲裁或訴訟等方式維護公司的合法權(quán)益。（三）合同檔案管理1.合同歸檔合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料整理歸檔，交公司檔案室統(tǒng)一保管。合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同立項申請表、合同評審意見、合同審批表、對方當(dāng)事人資質(zhì)證明文件、往來函件等資料。2.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人批準后，到檔案室查閱。查閱人員應(yīng)遵守檔案室的管理制度，不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀合同檔案。三、印章管理（一）印章種類及用途1.公司公章用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議等的簽署。2.合同專用章專門用于公司簽訂各類合同。3.財務(wù)專用章用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等業(yè)務(wù)。4.法定代表人章用于公司法定代表人授權(quán)的特定業(yè)務(wù)。（二）印章刻制與啟用1.印章刻制公司印章的刻制由辦公室統(tǒng)一負責(zé)，根據(jù)公司規(guī)定的印章樣式和規(guī)格，選擇具有資質(zhì)的印章刻制單位進行刻制。刻制完成后，辦公室應(yīng)及時將印章登記備案，并留存印模。2.印章啟用新印章啟用前，辦公室應(yīng)發(fā)布啟用通知，明確印章的名稱、啟用時間、使用范圍等信息。同時，將印章的印模分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門識別和使用。（三）印章保管1.公司公章、合同專用章由辦公室指定專人保管，財務(wù)專用章由財務(wù)部門指定專人保管，法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)的人員保管。印章保管人員應(yīng)嚴格遵守印章保管制度，確保印章安全。2.印章保管人員不得擅自將印章交他人使用，如因工作需要臨時交接的，應(yīng)辦理交接手續(xù)，并在交接記錄上簽字確認。3.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。（四）印章使用1.使用審批使用公司印章應(yīng)填寫《印章使用申請表》，注明用印事項、用印文件名稱、用印份數(shù)等內(nèi)容，并按照公司規(guī)定的審批權(quán)限提交審批。審批人應(yīng)認真審查用印申請，簽署審批意見。對于不符合要求的用印申請，應(yīng)不予批準。2.用印登記印章保管人員應(yīng)建立印章使用登記簿，對每次用印情況進行詳細登記，包括用印時間、用印事項、用印文件名稱、用印份數(shù)、審批人等信息。3.用印操作印章保管人員應(yīng)在審核無誤的用印文件上加蓋印章，并確保印章清晰、端正。用印完成后，應(yīng)將用印文件及《印章使用申請表》一并歸檔保存。（五）印章停用與銷毀1.印章停用因公司機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因需要停用印章的，辦公室應(yīng)及時發(fā)布停用通知，并收回印章。印章保管人員應(yīng)將停用印章妥善保管，不得擅自銷毀。2.印章銷毀對于不再使用的印章，辦公室應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，會同相關(guān)部門進行銷毀。銷毀印章時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀記錄上簽字確認。銷毀記錄應(yīng)永久保存。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對合同及印章管理情況進行審計監(jiān)督，檢查合同簽訂、履行及印章使用是否符合本辦法規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）日常檢查各部門應(yīng)定期對本部門的合同及印章管理情況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。公司辦公室負責(zé)對各部門的合同及印章管理情況進行不定期抽查，確保合同及印章管理工作規(guī)范有序。五、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任認定對于違反本辦法規(guī)定簽訂合同或使用印章的行為，由公司辦公室會同法務(wù)部門進行調(diào)查核實，認定違規(guī)責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.責(zé)令改正對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，責(zé)令相關(guān)責(zé)任人立即改正，并對其進行批評教育。2.經(jīng)濟賠償因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，責(zé)令相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟賠償責(zé)任。3.紀律處分對于情節(jié)較重的違規(guī)行