產(chǎn)品樣品間管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司產(chǎn)品樣品間的管理，規(guī)范樣品的存放、展示、使用及維護(hù)等流程，確保樣品間的正常運(yùn)作，充分發(fā)揮其在產(chǎn)品展示、銷售支持、質(zhì)量控制等方面的作用，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有產(chǎn)品樣品間，包括但不限于各類成品樣品、半成品樣品、原材料樣品等的管理。（三）管理原則1.安全第一原則：確保樣品間的設(shè)施設(shè)備安全，樣品存放安全，人員操作安全，避免發(fā)生安全事故。2.規(guī)范有序原則：建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程，對樣品的出入庫、擺放、標(biāo)識等進(jìn)行規(guī)范，保證樣品間的整潔有序。3.高效利用原則：充分發(fā)揮樣品間的功能，提高樣品的使用效率，為公司的業(yè)務(wù)活動提供有力支持。二、樣品間的規(guī)劃與建設(shè)（一）選址與布局1.樣品間應(yīng)選擇在交通便利、通風(fēng)良好、光線充足且相對獨(dú)立的區(qū)域，便于樣品的存放、展示和管理。2.根據(jù)公司產(chǎn)品種類、數(shù)量及展示需求，合理規(guī)劃樣品間的布局。設(shè)置不同的展示區(qū)域、存儲區(qū)域，并預(yù)留足夠的通道空間，確保人員和貨物的通行順暢。（二）設(shè)施設(shè)備配備1.存儲設(shè)備：配備足夠數(shù)量的貨架、貨柜、展示架等存儲設(shè)備，根據(jù)樣品的尺寸、重量、特性等進(jìn)行分類存放，確保樣品擺放整齊、穩(wěn)固，便于查找和取用。2.展示設(shè)備：根據(jù)產(chǎn)品特點，配備合適的展示臺、展柜、燈光設(shè)備等，以突出產(chǎn)品的外觀、功能等優(yōu)勢，吸引客戶關(guān)注。3.安全設(shè)備：安裝消防設(shè)施（如滅火器、消火栓等）、防盜設(shè)備（如監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)等），確保樣品間的安全。4.溫濕度控制設(shè)備：對于對溫濕度有特殊要求的樣品，配備相應(yīng)的溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保證樣品存儲環(huán)境符合要求。（三）標(biāo)識系統(tǒng)1.在樣品間內(nèi)設(shè)置明顯的區(qū)域標(biāo)識，如展示區(qū)、存儲區(qū)、辦公區(qū)等，便于人員快速定位。2.對每個存儲區(qū)域和展示區(qū)域進(jìn)行編號，并制作相應(yīng)的標(biāo)識牌，標(biāo)明區(qū)域名稱、編號及存放樣品的類別等信息。3.在每個樣品上或其存放位置附近設(shè)置樣品標(biāo)識牌，標(biāo)明樣品名稱、型號、規(guī)格、批次、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期（如有）等關(guān)鍵信息，確保樣品信息清晰、準(zhǔn)確、可追溯。三、樣品的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)產(chǎn)品的用途、功能、材質(zhì)、行業(yè)等因素，對公司產(chǎn)品進(jìn)行分類。例如，可分為電子產(chǎn)品、機(jī)械產(chǎn)品、化工產(chǎn)品等大類，再根據(jù)具體特性細(xì)分小類。2.對于新產(chǎn)品或特殊產(chǎn)品，可單獨(dú)設(shè)立分類類別，以便于管理和識別。（二）編號規(guī)則1.制定統(tǒng)一的樣品編號規(guī)則，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號應(yīng)包含產(chǎn)品類別代碼、年份代碼、順序號等信息，便于快速查找和識別樣品。2.示例：電子產(chǎn)品2023001，其中“電子產(chǎn)品”為類別代碼，“2023”為年份代碼，表示該樣品是2023年進(jìn)入樣品間的，“001”為順序號。3.在樣品標(biāo)識牌及相關(guān)記錄文檔中，應(yīng)準(zhǔn)確標(biāo)注樣品編號，確保編號與樣品一一對應(yīng)。四、樣品的出入庫管理（一）樣品入庫1.入庫申請：業(yè)務(wù)部門或其他相關(guān)部門如需將樣品存入樣品間，應(yīng)提前填寫《樣品入庫申請表》，注明樣品名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、來源、入庫原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽字。2.入庫驗收：樣品送達(dá)樣品間后，倉庫管理人員應(yīng)依據(jù)《樣品入庫申請表》及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對樣品進(jìn)行驗收。檢查樣品的外觀、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求，核對樣品編號與申請表信息是否一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與送樣部門溝通解決。3.入庫登記：驗收合格的樣品，倉庫管理人員應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，在樣品管理系統(tǒng)中錄入樣品信息，更新庫存記錄，并將樣品按照規(guī)定的存放位置進(jìn)行擺放，同時在樣品標(biāo)識牌上標(biāo)注入庫日期。（二）樣品出庫1.出庫申請：因業(yè)務(wù)需要使用樣品時，使用部門應(yīng)填寫《樣品出庫申請表》，注明樣品名稱、編號、數(shù)量、用途、預(yù)計歸還日期（如有）等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽字。如需外借樣品，還需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.出庫發(fā)放：倉庫管理人員根據(jù)審批后的《樣品出庫申請表》發(fā)放樣品，在樣品管理系統(tǒng)中記錄出庫信息，更新庫存記錄，并要求領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。對于外借樣品，應(yīng)與借用方簽訂《樣品外借協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括樣品的保管責(zé)任、歸還時間、損壞賠償?shù)仁马棥?.出庫跟蹤：倉庫管理人員應(yīng)定期跟蹤樣品的使用情況，對于超過預(yù)計歸還日期未歸還的樣品，應(yīng)及時與使用部門或借用方聯(lián)系，催促歸還。如發(fā)現(xiàn)樣品有損壞或丟失情況，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。五、樣品的存放與展示管理（一）存放管理1.按照樣品的分類和編號，將樣品存放在指定的存儲區(qū)域，確保不同類別、不同批次的樣品分開存放，便于查找和管理。2.對于有特殊存儲要求的樣品，如易燃易爆品、易腐品、貴重物品等，應(yīng)按照相關(guān)安全規(guī)定和產(chǎn)品特性進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如防火、防潮、防盜、防腐蝕等。3.定期對樣品進(jìn)行盤點，檢查樣品的數(shù)量、質(zhì)量、存放狀態(tài)等是否與庫存記錄一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理，同時更新庫存記錄。（二）展示管理1.根據(jù)產(chǎn)品特點和展示需求，合理安排樣品的展示位置和方式，確保展示效果良好，能夠突出產(chǎn)品的優(yōu)勢和特色，吸引客戶關(guān)注。2.定期對展示樣品進(jìn)行清潔、整理和維護(hù)，保持樣品的外觀整潔、完好。對于展示設(shè)備，如燈光、展柜等，也應(yīng)定期檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.根據(jù)市場需求和產(chǎn)品更新情況，及時調(diào)整樣品的展示內(nèi)容，更換新產(chǎn)品樣品，撤下過時或不再展示的樣品，保證展示區(qū)的樣品始終具有新鮮感和吸引力。六、樣品的使用管理（一）內(nèi)部使用1.公司內(nèi)部各部門因工作需要使用樣品時，應(yīng)按照規(guī)定填寫《樣品出庫申請表》，經(jīng)審批后到樣品間領(lǐng)取。使用過程中應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，避免損壞樣品。2.使用完畢后，應(yīng)及時將樣品歸還樣品間，并辦理歸還手續(xù)。倉庫管理人員應(yīng)對歸還樣品進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)樣品有損壞或丟失情況，應(yīng)要求使用部門說明原因并按照規(guī)定進(jìn)行賠償。3.對于需要在樣品間內(nèi)進(jìn)行測試、演示等操作的樣品，使用部門應(yīng)提前與樣品間管理人員溝通協(xié)調(diào)，安排合適的時間和場地，并在操作過程中注意保護(hù)樣品間的環(huán)境和設(shè)施設(shè)備。（二）外部使用1.如因客戶參觀、展會、投標(biāo)等原因需要將樣品提供給外部單位使用，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并簽訂《樣品外借協(xié)議》。協(xié)議中應(yīng)明確樣品的使用范圍、使用期限、歸還時間、運(yùn)輸方式、保管責(zé)任、損壞賠償?shù)仁马棥?.樣品外借期間，公司應(yīng)安排專人跟蹤樣品的使用情況，確保樣品按照協(xié)議要求妥善使用和歸還。如發(fā)現(xiàn)樣品有損壞或丟失情況，應(yīng)及時與借用方溝通協(xié)商，要求其按照協(xié)議進(jìn)行賠償。3.外部單位歸還樣品時，倉庫管理人員應(yīng)按照協(xié)議要求對樣品進(jìn)行驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與借用方聯(lián)系解決。同時，應(yīng)對樣品外借情況進(jìn)行記錄和總結(jié)，為后續(xù)管理提供參考。七、樣品的維護(hù)與保養(yǎng)（一）日常維護(hù)1.倉庫管理人員應(yīng)每天對樣品間進(jìn)行巡查，檢查樣品的存放狀態(tài)、標(biāo)識情況、環(huán)境條件等是否正常，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.定期對樣品進(jìn)行清潔，根據(jù)樣品的材質(zhì)和特性，選擇合適的清潔工具和清潔劑，避免對樣品造成損傷。對于易生銹的金屬樣品，應(yīng)定期進(jìn)行防銹處理；對于易受潮的樣品，應(yīng)采取防潮措施。3.對展示樣品的外觀進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有劃痕、變形、褪色等情況，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或更換，確保樣品的展示效果。（二）定期保養(yǎng)1.制定樣品定期保養(yǎng)計劃，根據(jù)樣品的類型、使用頻率、存儲環(huán)境等因素，確定保養(yǎng)周期和保養(yǎng)內(nèi)容。2.對于一些精密儀器、電子設(shè)備等樣品，應(yīng)定期進(jìn)行校準(zhǔn)、調(diào)試、檢測等保養(yǎng)工作，確保其性能穩(wěn)定、精度準(zhǔn)確。3.對樣品間的設(shè)施設(shè)備，如貨架、貨柜、展示架、燈光設(shè)備等，也應(yīng)定期進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，及時更換損壞的部件，確保其正常運(yùn)行。（三）損壞處理1.如發(fā)現(xiàn)樣品有損壞情況，倉庫管理人員應(yīng)及時填寫《樣品損壞報告》，詳細(xì)記錄損壞樣品的名稱、編號、損壞部位、損壞原因等信息，并通知相關(guān)部門進(jìn)行處理。2.對于一般性損壞的樣品，由使用部門或相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行修復(fù)；對于無法修復(fù)或修復(fù)成本過高的樣品，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報廢處理，并在樣品管理系統(tǒng)中更新庫存記錄。3.對樣品損壞原因進(jìn)行分析總結(jié)，采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，防止類似問題再次發(fā)生。同時，對因人為原因造成樣品損壞的責(zé)任人員，按照公司規(guī)定進(jìn)行責(zé)任追究。八、樣品的報廢管理（一）報廢條件1.樣品因長期使用、技術(shù)更新、質(zhì)量問題等原因，已無法正常使用或失去使用價值的，可申請報廢。2.樣品因損壞嚴(yán)重，無法修復(fù)或修復(fù)成本過高，且繼續(xù)保留已無實際意義的，可申請報廢。3.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、產(chǎn)品停產(chǎn)等原因，不再需要保留的樣品，可申請報廢。（二）報廢申請與審批1.使用部門或相關(guān)責(zé)任人認(rèn)為樣品符合報廢條件時，應(yīng)填寫《樣品報廢申請表》，詳細(xì)說明樣品名稱、編號、規(guī)格、數(shù)量、購置時間、報廢原因等信息，并附上相關(guān)證明材料（如損壞照片、檢測報告等），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司資產(chǎn)管理部門。2.資產(chǎn)管理部門收到《樣品報廢申請表》后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行審核，必要時可邀請技術(shù)專家進(jìn)行評估。審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后的《樣品報廢申請表》作為樣品報廢處理的依據(jù)，資產(chǎn)管理部門應(yīng)及時通知樣品間管理人員辦理報廢手續(xù)。（三）報廢處理1.樣品間管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的《樣品報廢申請表》，對報廢樣品進(jìn)行清理，將其從樣品間移除，并在樣品管理系統(tǒng)中注銷該樣品信息，更新庫存記錄。2.對于有回收價值的報廢樣品，如金屬、塑料等原材料，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行回收處理，回收所得款項交公司財務(wù)部門入賬。3.對報廢樣品的處理過程進(jìn)行記錄，包括報廢時間、報廢方式、回收情況等信息，并存檔備查。九、樣品間的安全管理（一）人員安全1.樣品間工作人員應(yīng)經(jīng)過安全培訓(xùn)，熟悉樣品間的安全操作規(guī)程和應(yīng)急處理措施，掌握基本的安全知識和技能。2.在樣品間內(nèi)工作時，工作人員應(yīng)穿戴好必要的防護(hù)用品，如工作服、安全帽、手套等，避免發(fā)生意外事故。3.嚴(yán)禁在樣品間內(nèi)吸煙、使用明火或存放易燃易爆物品，如需進(jìn)行電氣焊等動火作業(yè)，必須辦理動火審批手續(xù)，并采取相應(yīng)的防火措施。（二）設(shè)施設(shè)備安全1.定期對樣品間的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行，安全可靠。如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備有故障或安全隱患，應(yīng)及時維修或更換。2.對樣品間的電氣設(shè)備、消防設(shè)備、防盜設(shè)備等進(jìn)行定期檢查，確保其性能良好，符合安全要求。如發(fā)現(xiàn)電氣設(shè)備有漏電、短路等情況，應(yīng)立即停止使用，并通知專業(yè)人員進(jìn)行維修；如發(fā)現(xiàn)消防設(shè)備過期或損壞，應(yīng)及時更換或維修。3.在樣品間內(nèi)設(shè)置明顯的安全警示標(biāo)識，提醒人員注意安全事項。對危險區(qū)域或設(shè)備，應(yīng)采取防護(hù)措施，防止人員誤操作或發(fā)生意外事故。（三）消防安全1.樣品間應(yīng)配備足夠數(shù)量、有效的消防設(shè)施和器材，如滅火器、消火栓、滅火器具等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其處于良好狀態(tài)。2.保持樣品間內(nèi)消防通道暢通無阻，嚴(yán)禁在消防通道內(nèi)堆放雜物。3.定期組織樣品間工作人員進(jìn)行消防安全培訓(xùn)和演練，提高人員的消防安全意識和應(yīng)急處置能力。如發(fā)生火災(zāi)事故，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效的滅火措施，并及時報警。（四）防盜安全1.樣品間應(yīng)安裝完善的防盜設(shè)備，如監(jiān)