游仙區(qū)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強游仙區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本區(qū)實際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于游仙區(qū)內(nèi)各級黨政機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位、社會組織以及其他各類機構(gòu)（以下統(tǒng)稱“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，維護檔案完整與安全，便于社會各方面利用的原則。（四）管理體制游仙區(qū)檔案局負責對全區(qū)檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)。各單位應(yīng)明確檔案管理機構(gòu)或配備專（兼）職檔案管理人員，負責本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作，并接受區(qū)檔案局的監(jiān)督和指導(dǎo)。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各單位在工作活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.重點收集反映本單位主要職能活動、重大決策、重要業(yè)務(wù)工作、基本建設(shè)項目、科研成果、人事任免、財務(wù)收支等方面的檔案材料。（二）收集要求1.各單位應(yīng)建立健全文件材料形成、積累、整理和歸檔制度，明確各部門和人員在檔案收集工作中的職責，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案管理人員應(yīng)定期對本單位各部門的文件材料進行檢查和督促，對辦理完畢的文件材料及時進行收集歸檔。3.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案材料，應(yīng)指定專人負責收集，確保材料的齊全、準確。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照國家檔案局制定的《歸檔文件整理規(guī)則》等相關(guān)標準，對紙質(zhì)檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。3.對于電子檔案，應(yīng)按照相關(guān)標準和規(guī)范進行分類、存儲、命名等管理，確保電子檔案的可讀性和可利用性。4.對實物檔案應(yīng)進行登記、造冊，注明來源、時間、保管期限等信息，并妥善保管。三、檔案的保管（一）保管場所1.各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等安全保管條件。2.檔案庫房應(yīng)遠離易燃、易爆場所，與其他辦公室、閱覽室等保持適當距離，確保檔案安全。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、防磁柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。2.定期對檔案保管設(shè)備進行檢查、維護和更新，確保設(shè)備的正常運行。（三）檔案存儲1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.對電子檔案應(yīng)進行異地備份存儲，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。3.實物檔案應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和特點，選擇合適的方式進行保管，如陳列展示、專柜存放等。（四）檔案整理與鑒定1.定期對檔案進行整理，對破損、褪色的檔案進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。2.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀。3.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理機構(gòu)牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門和人員共同進行，確保鑒定結(jié)果的準確、客觀。四、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息的安全和合法使用。2.各單位應(yīng)積極為社會各方面提供檔案利用服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。（二）利用方式1.設(shè)立檔案查閱室，為利用者提供檔案查閱服務(wù)。利用者查閱檔案應(yīng)填寫查閱登記表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，在查閱室內(nèi)查閱。2.對于特殊情況需要借出檔案的，應(yīng)嚴格履行借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間，并確保檔案的安全和完整。3.根據(jù)利用者的需求，提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并注明復(fù)制用途。（三）利用限制1.涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴格按照相關(guān)保密規(guī)定進行管理，限制利用范圍。2.未經(jīng)檔案形成單位或相關(guān)部門同意，不得擅自將檔案提供給第三方利用。五、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標1.推進游仙區(qū)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和高效利用。2.建立覆蓋全區(qū)的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、在線查閱、遠程利用等功能。（二）數(shù)字化工作1.對館藏檔案進行全面數(shù)字化，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索。2.數(shù)字化檔案應(yīng)符合國家相關(guān)標準和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。（三）信息系統(tǒng)建設(shè)1.開發(fā)建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計等功能，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。（四）安全管理1.加強檔案信息化安全管理，建立健全安全管理制度，采取有效的安全技術(shù)措施，保障檔案信息的安全。2.對檔案信息系統(tǒng)進行定期安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體游仙區(qū)檔案局負責對全區(qū)各單位的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的開展情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全管理情況。（三）檢查方式1.定期檢查與不定期抽查相結(jié)合。2.實地檢查與書面檢查相結(jié)合。（四）結(jié)果處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，區(qū)檔案局應(yīng)及時下達整改通知書，責令相關(guān)單位限期整改。2.對整改不力或拒不整改的單位，區(qū)檔案局將按照有關(guān)規(guī)定進行通報批評，并追究相關(guān)人員的責任。七、獎勵與處罰（一）獎勵1.對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的單位和個人，由游仙區(qū)檔案局或相關(guān)部門給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包括榮譽稱號、物質(zhì)獎勵等。（二）處罰1.對違反本辦法規(guī)定，造成檔案損失或泄露的單位和個人，由區(qū)檔案局或相關(guān)部門依法給予警告、罰款等處罰；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。2.對不履行檔案管理