電子合同章管理辦法總則目的為規(guī)范本公司電子合同章的管理和使用，確保電子合同的合法性、有效性和安全性，依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國電子簽名法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際業(yè)務(wù)需求，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及電子合同章使用的部門和人員，以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部合作伙伴在使用公司電子合同章簽訂電子合同的相關(guān)活動(dòng)。定義1.電子合同章：指公司以電子數(shù)據(jù)形式制作的，用于簽署電子合同的印章圖形，其具有與公司實(shí)體印章同等的法律效力。2.電子合同：指雙方或多方當(dāng)事人之間通過電子信息網(wǎng)絡(luò)以電子的形式達(dá)成的設(shè)立、變更、終止財(cái)產(chǎn)性民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。電子合同章的申請(qǐng)與制作申請(qǐng)主體公司各部門因業(yè)務(wù)需要使用電子合同章的，由部門負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)；涉及與外部重要合作伙伴的業(yè)務(wù)，可由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)。申請(qǐng)流程1.申請(qǐng)人填寫《電子合同章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明申請(qǐng)使用電子合同章的原因、使用范圍、使用期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.申請(qǐng)表提交至法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查，法務(wù)部門對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行審核，并出具審核意見。3.審核通過后，申請(qǐng)表提交至公司管理層審批，管理層根據(jù)公司業(yè)務(wù)戰(zhàn)略和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估進(jìn)行最終決策。制作要求1.電子合同章的制作必須由公司指定的專業(yè)技術(shù)部門負(fù)責(zé)，確保電子合同章的格式、尺寸、顏色等符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司統(tǒng)一規(guī)范。2.電子合同章應(yīng)包含公司名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼等必要信息，以保證其可識(shí)別性和合法性。3.制作完成的電子合同章應(yīng)進(jìn)行安全加密處理，防止被篡改和偽造。電子合同章的使用使用范圍1.電子合同章僅用于公司與外部合作伙伴簽訂的各類電子合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務(wù)合同等。2.禁止將電子合同章用于非合同類文件的簽署，如內(nèi)部通知、報(bào)告等。使用權(quán)限1.電子合同章的使用權(quán)限根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)職責(zé)進(jìn)行分配，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能使用電子合同章。2.授權(quán)人員應(yīng)嚴(yán)格按照授權(quán)范圍和使用流程使用電子合同章，不得擅自將權(quán)限授予他人。使用流程1.合同起草：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草電子合同，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、合法。2.合同審核：起草完成的電子合同依次提交至法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核，審核通過后提交至公司管理層審批。3.合同簽署：經(jīng)審批通過的電子合同，由授權(quán)人員使用電子合同章進(jìn)行簽署。簽署過程中，系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)記錄簽署時(shí)間、地點(diǎn)、簽署人等信息。4.合同存檔：簽署完成的電子合同應(yīng)及時(shí)進(jìn)行存檔，存檔格式應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司要求。特殊情況處理1.如遇緊急情況需要使用電子合同章，但無法按照正常流程進(jìn)行審批的，授權(quán)人員應(yīng)及時(shí)向公司管理層報(bào)告，并在事后補(bǔ)充相關(guān)審批手續(xù)。2.對(duì)于涉及重大金額、重大風(fēng)險(xiǎn)的電子合同，公司管理層可要求進(jìn)行額外的審核和審批程序。電子合同章的保管與維護(hù)保管責(zé)任1.電子合同章的保管由公司指定的專人負(fù)責(zé)，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。2.保管人員應(yīng)定期對(duì)電子合同章進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其安全性和可用性。保管要求1.電子合同章應(yīng)存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.保管人員應(yīng)嚴(yán)格控制電子合同章的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和使用電子合同章。3.保管人員應(yīng)遵守公司的保密制度，不得泄露電子合同章的相關(guān)信息。維護(hù)措施1.公司應(yīng)定期對(duì)電子合同章的使用系統(tǒng)進(jìn)行安全檢測和升級(jí)，防止出現(xiàn)安全漏洞。2.如發(fā)現(xiàn)電子合同章存在安全隱患或故障，保管人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)電子合同章的管理和使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。檢查內(nèi)容1.電子合同章的申請(qǐng)、制作、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.電子合同的簽署流程是否規(guī)范，合同內(nèi)容是否合法有效。3.電子合同章的安全措施是否到位，是否存在安全隱患。檢查頻率審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)電子合同章的管理和使用情況進(jìn)行檢查，檢查頻率至少為每半年一次。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理。違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定使用電子合同章的部門和人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.如因違規(guī)使用電子合同章給公司造成損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。應(yīng)急處理應(yīng)急預(yù)案公司應(yīng)制定電子合同章應(yīng)急處理預(yù)案，明確在發(fā)生電子合同章被盜用、丟失、損壞等緊急情況時(shí)的應(yīng)對(duì)措施。應(yīng)急響應(yīng)1.如發(fā)現(xiàn)電子合同章被盜用、丟失、損壞等情況，保管人員應(yīng)立即向公司管理層報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施防止損失擴(kuò)大。2.公司管理層應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理，必要時(shí)向公安機(jī)關(guān)報(bào)案?；謴?fù)措施1.在緊急情況處理完畢后，公司應(yīng)及時(shí)對(duì)電子合同章進(jìn)行恢復(fù)和重新制作，確