燈具廠檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)燈具廠檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高企業(yè)管理水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于燈具廠各部門及全體員工在檔案形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則燈具廠檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于企業(yè)各部門及員工的利用。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映燈具廠各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則涵蓋燈具廠生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)各個(gè)方面形成的各類檔案，保證檔案的全面性。4.保密性原則對(duì)涉及企業(yè)機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息泄露。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善燈具廠檔案管理制度，并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理燈具廠各類檔案，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和便捷利用。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門各類檔案的形成、積累和初步整理工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。按照檔案管理規(guī)定，定期將本部門整理好的檔案移交檔案管理部門歸檔。嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整，積極配合檔案管理部門做好檔案的利用工作。二、檔案的形成與收集（一）檔案形成范圍燈具廠在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括但不限于以下幾類：1.行政管理類上級(jí)機(jī)關(guān)文件、通知、指示、批復(fù)等。燈具廠各類會(huì)議文件、紀(jì)要、決議等。燈具廠工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)等。燈具廠規(guī)章制度、辦法、細(xì)則等。燈具廠人事任免、獎(jiǎng)懲、考核等文件材料。燈具廠對(duì)外聯(lián)絡(luò)、合作協(xié)議、合同等文件。2.生產(chǎn)管理類燈具生產(chǎn)工藝文件，包括設(shè)計(jì)圖紙、工藝流程、操作規(guī)程等。原材料采購(gòu)合同、供應(yīng)商資料、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)報(bào)表、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)分析資料等。設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備檔案等。安全生產(chǎn)文件、事故報(bào)告及處理記錄等。3.質(zhì)量管理類燈具質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)范、認(rèn)證文件等。質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、不合格品處理記錄等。質(zhì)量改進(jìn)措施、質(zhì)量體系文件等。4.市場(chǎng)營(yíng)銷類市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、市場(chǎng)分析資料等。銷售合同、訂單、客戶資料等。廣告宣傳資料、促銷活動(dòng)方案及記錄等。售后服務(wù)記錄、客戶投訴處理資料等。5.財(cái)務(wù)管理類財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等。會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。資金往來(lái)文件、稅務(wù)資料等。6.技術(shù)研發(fā)類燈具新產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目文件，包括立項(xiàng)報(bào)告、研發(fā)計(jì)劃、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)記錄、測(cè)試報(bào)告等。技術(shù)創(chuàng)新成果、專利申請(qǐng)文件、技術(shù)秘密資料等。7.其他類各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等。與燈具廠相關(guān)的照片、音像資料等。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門檔案的及時(shí)收集和整理。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)按照檔案形成范圍，定期對(duì)本部門產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行收集，確保檔案的完整性。3.對(duì)重要的文件材料，應(yīng)及時(shí)收集并妥善保管，防止丟失或損壞。4.對(duì)于外來(lái)文件，如上級(jí)機(jī)關(guān)文件、合作單位文件等，應(yīng)及時(shí)登記并移交檔案管理部門。三、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類行政管理類檔案按照文件性質(zhì)、時(shí)間順序等進(jìn)行分類。生產(chǎn)管理類檔案按照生產(chǎn)環(huán)節(jié)、設(shè)備類型等進(jìn)行分類。質(zhì)量管理類檔案按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)項(xiàng)目等進(jìn)行分類。市場(chǎng)營(yíng)銷類檔案按照市場(chǎng)調(diào)研、銷售業(yè)務(wù)等進(jìn)行分類。財(cái)務(wù)管理類檔案按照會(huì)計(jì)科目、財(cái)務(wù)報(bào)表類型等進(jìn)行分類。技術(shù)研發(fā)類檔案按照研發(fā)項(xiàng)目、技術(shù)領(lǐng)域等進(jìn)行分類。其他類檔案按照類別進(jìn)行分類。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式，如行政管理類檔案編號(hào)為“XZGL001”，生產(chǎn)管理類檔案編號(hào)為“SCGL001”等。3.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持檔案整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝方式，確保檔案不易散落。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，另一份單獨(dú)成冊(cè)，便于查詢和利用。四、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)根據(jù)燈具廠的實(shí)際情況，結(jié)合檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，科學(xué)合理地確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）保管期限劃分1.永久保管燈具廠重要的規(guī)章制度、年度綜合計(jì)劃、財(cái)務(wù)決算報(bào)告等。燈具廠的歷史沿革、大事記等。涉及燈具廠重大權(quán)益的合同、協(xié)議等。上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件。2.定期保管保管期限為30年的檔案燈具廠一般性的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。生產(chǎn)管理類中的一般性文件材料，如生產(chǎn)報(bào)表、設(shè)備維護(hù)記錄等。市場(chǎng)營(yíng)銷類中的客戶資料、銷售合同等。財(cái)務(wù)管理類中的會(huì)計(jì)憑證、賬簿等。保管期限為10年的檔案燈具廠臨時(shí)性的文件材料，如會(huì)議通知、簡(jiǎn)報(bào)等。生產(chǎn)管理類中的短期生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。市場(chǎng)營(yíng)銷類中的廣告宣傳資料、促銷活動(dòng)記錄等。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，提出存毀意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案，填寫《檔案銷毀審批表》，報(bào)燈具廠主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.對(duì)重要的照片、音像資料等，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，并妥善保管。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)破損或褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、高效、合法的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為燈具廠的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供及時(shí)、有效的服務(wù)。（二）利用范圍1.燈具廠內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作關(guān)系，經(jīng)燈具廠主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后查閱檔案。（三）利用程序1.燈具廠內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)燈具廠主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。（四）檔案借閱1.燈具廠內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員原則上不得借閱檔案，如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)經(jīng)燈具廠主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照借閱程序辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，如實(shí)反映檔案管理工作的實(shí)際情況。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為檔案管理工作考核和決策的重要依據(jù)。（二）檔案移交1.各部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，定期將本部門整理好的檔案移交檔案管理部門歸檔。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子圖像，存儲(chǔ)于檔案管理信息系統(tǒng)中。對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、著錄等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)選用適合燈具廠檔案管理需求的檔案管理軟件，建立檔案管理信息系統(tǒng)。檔