高校oa管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范高校辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)的使用與管理，提高學(xué)校行政管理效率，促進(jìn)信息資源共享，確保學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于學(xué)校各部門、各學(xué)院及全體教職工在使用OA系統(tǒng)進(jìn)行日常辦公、信息流轉(zhuǎn)、文件管理等工作時(shí)的相關(guān)行為。（三）基本原則1.合法性原則：OA系統(tǒng)的使用與管理必須遵守國(guó)家法律法規(guī)以及學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.安全性原則：確保OA系統(tǒng)中各類信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。3.高效性原則：充分發(fā)揮OA系統(tǒng)的功能，優(yōu)化辦公流程，提高工作效率。4.規(guī)范性原則：統(tǒng)一OA系統(tǒng)的使用標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范，保證信息流轉(zhuǎn)的順暢和準(zhǔn)確。二、系統(tǒng)管理（一）系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)1.學(xué)校指定專門的技術(shù)部門負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的建設(shè)、升級(jí)和維護(hù)工作，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和功能完善。2.技術(shù)部門應(yīng)定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢測(cè)和漏洞修復(fù)，及時(shí)處理系統(tǒng)故障，保障OA系統(tǒng)的正常使用。（二）用戶管理1.用戶賬號(hào)創(chuàng)建：各部門、各學(xué)院負(fù)責(zé)本部門人員OA系統(tǒng)賬號(hào)的申請(qǐng)和創(chuàng)建工作，并確保提供準(zhǔn)確的人員信息。2.賬號(hào)權(quán)限設(shè)置：根據(jù)工作需要，系統(tǒng)管理員為不同用戶分配相應(yīng)的操作權(quán)限，確保用戶只能訪問(wèn)和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的功能和信息。3.賬號(hào)安全管理：用戶應(yīng)妥善保管個(gè)人賬號(hào)和密碼，不得轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)異常，應(yīng)及時(shí)通知系統(tǒng)管理員進(jìn)行處理。（三）數(shù)據(jù)管理1.技術(shù)部門負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份工作，定期將系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份至安全存儲(chǔ)介質(zhì)，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能進(jìn)行數(shù)據(jù)的查詢、修改和刪除操作。3.對(duì)于重要數(shù)據(jù)，應(yīng)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性。三、辦公流程管理（一）流程設(shè)計(jì)1.學(xué)校各部門應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際，梳理本部門的辦公流程，并提交至學(xué)校OA系統(tǒng)管理部門進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)計(jì)和優(yōu)化。2.辦公流程應(yīng)明確流程環(huán)節(jié)、責(zé)任人、辦理時(shí)限等關(guān)鍵要素，確保流程的清晰和規(guī)范。（二）流程發(fā)起與審批1.流程發(fā)起：教職工根據(jù)工作需要，在OA系統(tǒng)中發(fā)起相應(yīng)的辦公流程，填寫準(zhǔn)確、完整的流程信息，并上傳相關(guān)附件。2.流程審批：審批人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)對(duì)流程進(jìn)行審批，如同意則簽署意見并提交，如不同意則說(shuō)明理由并退回流程發(fā)起人。3.特殊情況處理：對(duì)于緊急或特殊的辦公流程，可通過(guò)OA系統(tǒng)中的特殊通道進(jìn)行處理，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。（三）流程跟蹤與監(jiān)控1.流程發(fā)起人可實(shí)時(shí)跟蹤辦公流程的審批進(jìn)度，了解流程所處的環(huán)節(jié)和審批人的意見。2.學(xué)校OA系統(tǒng)管理部門定期對(duì)辦公流程的運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決流程運(yùn)行中存在的問(wèn)題，不斷優(yōu)化辦公流程。四、文件管理（一）文件上傳與發(fā)布1.各部門、各學(xué)院應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件的整理和上傳工作，確保上傳的文件格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確。2.OA系統(tǒng)管理員對(duì)上傳的文件進(jìn)行審核，審核通過(guò)后予以發(fā)布，供學(xué)校教職工查閱和下載。（二）文件分類與檢索1.OA系統(tǒng)應(yīng)建立完善的文件分類體系，按照文件的性質(zhì)、用途等進(jìn)行分類管理，方便用戶查找和使用。2.提供強(qiáng)大的文件檢索功能，用戶可通過(guò)關(guān)鍵詞、文件類型、發(fā)布時(shí)間等條件進(jìn)行快速檢索。（三）文件版本管理1.對(duì)于同一文件的不同版本，應(yīng)在OA系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)識(shí)和管理，方便用戶了解文件的歷史版本信息。2.當(dāng)文件發(fā)生修改時(shí)，應(yīng)及時(shí)上傳新的版本，并注明修改內(nèi)容和修改時(shí)間。五、信息交流與溝通（一）內(nèi)部郵件1.教職工可通過(guò)OA系統(tǒng)中的內(nèi)部郵件功能進(jìn)行學(xué)校內(nèi)部的信息交流，郵件應(yīng)主題明確、內(nèi)容簡(jiǎn)潔。2.收件人應(yīng)及時(shí)查閱郵件，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行回復(fù)。對(duì)于重要郵件，應(yīng)進(jìn)行妥善保存。（二）通知公告1.學(xué)校OA系統(tǒng)管理部門負(fù)責(zé)發(fā)布學(xué)校的各類通知公告，各部門、各學(xué)院如需發(fā)布通知公告，應(yīng)提前提交至OA系統(tǒng)管理部門進(jìn)行審核。2.通知公告應(yīng)發(fā)布在顯著位置，確保全體教職工能夠及時(shí)了解學(xué)校的重要信息。（三）在線討論1.鼓勵(lì)教職工在OA系統(tǒng)中就相關(guān)工作問(wèn)題進(jìn)行在線討論，促進(jìn)信息共享和交流。2.參與在線討論的人員應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，文明發(fā)言，不得發(fā)表違法、違規(guī)或不良言論。六、安全與保密管理（一）安全管理1.用戶應(yīng)遵守OA系統(tǒng)的安全操作規(guī)程，不得進(jìn)行任何可能危害系統(tǒng)安全的操作，如非法入侵、惡意破壞等。2.技術(shù)部門應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。（二）保密管理1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)于涉及學(xué)校機(jī)密的信息，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露。2.在OA系統(tǒng)中處理涉及保密信息的文件和流程時(shí)，應(yīng)按照學(xué)校的保密規(guī)定進(jìn)行操作，確保信息安全。3.用戶離職或崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理OA系統(tǒng)賬號(hào)的交接手續(xù)，確保賬號(hào)信息的安全。七、培訓(xùn)與支持（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.學(xué)校OA系統(tǒng)管理部門定期制定OA系統(tǒng)培訓(xùn)計(jì)劃，針對(duì)不同用戶群體開展系統(tǒng)操作培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括系統(tǒng)功能介紹、操作流程演示、常見問(wèn)題解答等，確保用戶能夠熟練使用OA系統(tǒng)。（二）培訓(xùn)方式1.采用集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等多種方式相結(jié)合，滿足不同用戶的培訓(xùn)需求。2.鼓勵(lì)用戶之間相互交流和學(xué)習(xí)，共同提高OA系統(tǒng)的使用水平。（三）技術(shù)支持1.設(shè)立專門的技術(shù)支持熱線或在線客服平臺(tái)，為用戶提供及時(shí)、有效的技術(shù)支持服務(wù)。2.用戶在使用OA系統(tǒng)過(guò)程中遇到問(wèn)題，可隨時(shí)向技術(shù)支持人員咨詢，技術(shù)支持人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)給予答復(fù)和解決。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學(xué)校OA系統(tǒng)管理部門定期對(duì)各部門、各學(xué)院OA系統(tǒng)的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查辦公流程執(zhí)行情況、文件管理情況、信息安全情況等。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.將OA系統(tǒng)的使用情況納入學(xué)校對(duì)各部門、各學(xué)院的績(jī)效考核體系，作為評(píng)價(jià)部門工作效率和管理水