深圳市合同管理辦法總則目的與依據(jù)為加強深圳市各公司/組織合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護公司/組織合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本市實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于深圳市各公司/組織在經(jīng)濟活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等?；驹瓌t合同管理應(yīng)遵循合法合規(guī)、平等自愿、公平公正、誠實守信的原則。確保合同的簽訂和履行符合法律法規(guī)要求，保障各方當(dāng)事人的合法權(quán)益。合同的簽訂合同主體資格審查1.在簽訂合同前，應(yīng)對合同對方當(dāng)事人的主體資格進行審查。審查內(nèi)容包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等。2.對于涉及重大利益或風(fēng)險較高的合同，必要時可對對方當(dāng)事人的信用狀況、經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況等進行調(diào)查。合同條款擬定1.合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。一般應(yīng)包括當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等條款。2.根據(jù)合同的性質(zhì)和具體情況，還可約定其他必要條款，如保密條款、知識產(chǎn)權(quán)條款、不可抗力條款等。合同審批流程1.合同承辦部門應(yīng)將擬定好的合同文本提交至相關(guān)部門進行審核。審核部門應(yīng)從法律、財務(wù)、業(yè)務(wù)等方面對合同進行審查，并提出修改意見。2.對于重大合同或涉及多個部門的合同，應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審，共同研究合同條款，確保合同的合法性、合理性和可行性。3.經(jīng)審核通過的合同，由法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司/組織公章或合同專用章。合同的履行履行義務(wù)1.合同雙方當(dāng)事人應(yīng)按照合同約定全面履行各自的義務(wù)。履行過程中應(yīng)遵循誠實信用原則，及時通知對方有關(guān)合同履行的情況。2.對于合同履行過程中出現(xiàn)的問題或變更事項，應(yīng)及時協(xié)商解決，并簽訂書面協(xié)議。跟蹤與監(jiān)督1.合同承辦部門應(yīng)建立合同履行跟蹤機制，定期對合同履行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。2.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定及時進行款項收付，并對合同執(zhí)行情況進行財務(wù)監(jiān)督。變更與解除1.合同履行過程中如需變更合同條款，應(yīng)經(jīng)雙方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.符合法定或約定解除條件的，合同一方當(dāng)事人可解除合同。解除合同應(yīng)及時通知對方，并辦理相關(guān)手續(xù)。因解除合同給對方造成損失的，除依法可免除責(zé)任外，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。合同的歸檔與保管歸檔要求1.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料整理歸檔。歸檔資料應(yīng)包括合同正本、副本、補充協(xié)議、審批文件、往來信函等。2.歸檔文件應(yīng)按照類別、時間順序進行編號和裝訂，確保檔案的完整性和規(guī)范性。保管期限1.合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)、重要程度和相關(guān)法律法規(guī)的要求確定。一般情況下，重要合同的保管期限不少于[X]年。2.對于涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)、重大資產(chǎn)、知識產(chǎn)權(quán)等關(guān)鍵信息的合同，應(yīng)長期保管。查閱與借閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料。2.如需借閱合同檔案，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。合同的風(fēng)險防范法律風(fēng)險防范1.加強對法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，提高合同管理人員的法律意識和業(yè)務(wù)水平。在合同簽訂和履行過程中，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險。2.對于重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，可聘請專業(yè)律師進行法律審查和咨詢，確保合同的合法性和有效性。商業(yè)風(fēng)險防范1.對合同對方當(dāng)事人的信用狀況進行評估，建立信用檔案。對于信用狀況不佳或存在重大風(fēng)險的客戶，應(yīng)謹(jǐn)慎簽訂合同或采取必要的風(fēng)險防范措施。2.在合同簽訂前，對合同標(biāo)的的市場價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求等進行充分調(diào)研和分析，避免因市場變化或信息不對稱導(dǎo)致商業(yè)風(fēng)險。內(nèi)部控制風(fēng)險防范1.完善合同管理制度，明確各部門在合同管理中的職責(zé)和權(quán)限，建立健全合同審批、簽訂、履行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制機制。2.加強對合同管理人員的培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)能力和責(zé)任心。定期對合同管理工作進行內(nèi)部審計和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。合同糾紛處理糾紛協(xié)商1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，合同雙方當(dāng)事人應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決。協(xié)商過程中應(yīng)保持冷靜、理性，充分溝通各自的意見和訴求。2.協(xié)商達成一致的，應(yīng)簽訂書面和解協(xié)議，明確糾紛解決方案和雙方權(quán)利義務(wù)。仲裁或訴訟1.如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定或相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛。2.在仲裁或訴訟過程中，應(yīng)積極收集證據(jù)，維護自身合法權(quán)益。同時，應(yīng)遵守仲裁機構(gòu)或法院的程序規(guī)定，配合仲裁員或法官的工作。糾紛處理記錄1.合同承辦部門應(yīng)及時記錄合同糾紛的發(fā)生原因、處理過程和結(jié)果，形成糾紛處理檔案。2.對合同糾紛處理過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行總結(jié)和分析，采取相應(yīng)的改進措施，避免類似糾紛再次發(fā)生。附則解釋權(quán)本辦法由深圳市[公司/組織名稱]負(fù)責(zé)解釋。施行日期本辦法自發(fā)布之日起