《檔案制度》職業(yè)病衛(wèi)生檔案管理規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范職業(yè)病衛(wèi)生檔案管理，有效收集、整理、保存和利用職業(yè)病防治相關(guān)信息，保障勞動者的職業(yè)健康權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國職業(yè)病防治法》及相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于存在職業(yè)病危害因素的用人單位的職業(yè)病衛(wèi)生檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則。檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映用人單位職業(yè)病防治工作的實(shí)際情況。2.完整性原則。全面收集與職業(yè)病防治有關(guān)的各種文件、記錄和資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則。按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和格式進(jìn)行檔案的整理、分類、編目和保管。4.保密性原則。對涉及勞動者個(gè)人隱私和用人單位商業(yè)秘密的檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）用人單位職責(zé)1.用人單位法定代表人或主要負(fù)責(zé)人是本單位職業(yè)病衛(wèi)生檔案管理的第一責(zé)任人，應(yīng)明確檔案管理的分管領(lǐng)導(dǎo)和具體管理部門，建立健全檔案管理制度。2.保證檔案管理所需的人員、設(shè)施和經(jīng)費(fèi)，確保檔案管理工作的正常開展。3.組織開展檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定本單位職業(yè)病衛(wèi)生檔案管理的具體操作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)。2.指導(dǎo)和督促各部門做好檔案的收集、整理和移交工作。3.對接收的檔案進(jìn)行審核、分類、編目和裝訂，建立檔案檢索系統(tǒng)。4.妥善保管檔案，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.按照規(guī)定提供檔案的查閱、借閱服務(wù)，做好利用記錄。（三）相關(guān)部門職責(zé)1.職業(yè)病防治管理部門負(fù)責(zé)收集、整理與職業(yè)病防治計(jì)劃、措施、監(jiān)測、評價(jià)等相關(guān)的文件和資料，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.人力資源部門負(fù)責(zé)收集、整理勞動者的職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案，包括職業(yè)健康檢查報(bào)告、職業(yè)禁忌證和職業(yè)病診斷等資料，并按規(guī)定移交。3.安全管理部門負(fù)責(zé)收集、整理與職業(yè)病危害事故應(yīng)急救援相關(guān)的文件和資料。4.其他部門應(yīng)配合檔案管理部門和職業(yè)病防治管理部門，做好本部門與職業(yè)病防治有關(guān)的檔案資料的收集和移交工作。三、檔案內(nèi)容（一）建設(shè)項(xiàng)目職業(yè)病危害管理檔案1.建設(shè)項(xiàng)目職業(yè)病危害預(yù)評價(jià)報(bào)告及審核批復(fù)文件。包括建設(shè)項(xiàng)目可行性研究階段進(jìn)行的職業(yè)病危害預(yù)評價(jià)報(bào)告，以及安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門對預(yù)評價(jià)報(bào)告的審核批復(fù)意見。2.建設(shè)項(xiàng)目職業(yè)病防護(hù)設(shè)施設(shè)計(jì)專篇及審查批復(fù)文件。詳細(xì)記錄建設(shè)項(xiàng)目職業(yè)病防護(hù)設(shè)施的設(shè)計(jì)情況，以及相關(guān)部門的審查批復(fù)文件。3.建設(shè)項(xiàng)目職業(yè)病危害控制效果評價(jià)報(bào)告及驗(yàn)收批復(fù)文件。建設(shè)項(xiàng)目竣工后進(jìn)行的職業(yè)病危害控制效果評價(jià)報(bào)告，以及安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門的驗(yàn)收批復(fù)文件。4.建設(shè)項(xiàng)目職業(yè)病防護(hù)設(shè)施施工、監(jiān)理等相關(guān)資料。包括施工單位的資質(zhì)證明、施工記錄、監(jiān)理報(bào)告等，確保防護(hù)設(shè)施的施工質(zhì)量符合要求。（二）職業(yè)病危害項(xiàng)目申報(bào)檔案1.職業(yè)病危害項(xiàng)目申報(bào)表及申報(bào)回執(zhí)。用人單位應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)、如實(shí)申報(bào)職業(yè)病危害項(xiàng)目，申報(bào)表及申報(bào)回執(zhí)是申報(bào)工作的重要記錄。2.變更申報(bào)相關(guān)資料。當(dāng)用人單位的職業(yè)病危害因素、生產(chǎn)工藝、設(shè)備等發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行變更申報(bào)，并保存相關(guān)的申報(bào)資料。（三）職業(yè)病防治管理制度檔案1.用人單位職業(yè)病防治責(zé)任制。明確各級管理人員和各崗位勞動者在職業(yè)病防治工作中的職責(zé)和權(quán)限。2.職業(yè)病防治規(guī)章制度。包括職業(yè)病危害監(jiān)測、評價(jià)、培訓(xùn)、防護(hù)用品管理等方面的規(guī)章制度。3.操作規(guī)程。針對存在職業(yè)病危害因素的崗位，制定相應(yīng)的操作規(guī)程，確保勞動者正確操作設(shè)備和使用防護(hù)用品。（四）職業(yè)病危害因素監(jiān)測與評價(jià)檔案1.職業(yè)病危害因素檢測與評價(jià)計(jì)劃。根據(jù)用人單位的實(shí)際情況，制定年度或定期的職業(yè)病危害因素檢測與評價(jià)計(jì)劃。2.檢測與評價(jià)報(bào)告。包括定期委托有資質(zhì)的檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行的職業(yè)病危害因素檢測報(bào)告，以及建設(shè)項(xiàng)目職業(yè)病危害控制效果評價(jià)報(bào)告等。3.檢測結(jié)果告知記錄。將職業(yè)病危害因素檢測結(jié)果及時(shí)告知勞動者，并做好記錄。4.整改措施及落實(shí)情況記錄。對檢測中發(fā)現(xiàn)的職業(yè)病危害超標(biāo)等問題，制定整改措施，并記錄整改的落實(shí)情況。（五）職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案1.勞動者職業(yè)健康檢查計(jì)劃。根據(jù)不同崗位的職業(yè)病危害因素和接觸情況，制定勞動者職業(yè)健康檢查計(jì)劃。2.職業(yè)健康檢查報(bào)告。包括上崗前、在崗期間、離崗時(shí)和應(yīng)急的職業(yè)健康檢查報(bào)告，記錄勞動者的健康狀況。3.職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案卡。為每位勞動者建立職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案卡，記錄其職業(yè)史、職業(yè)病危害接觸史、職業(yè)健康檢查結(jié)果等信息。4.職業(yè)禁忌證和職業(yè)病患者處理記錄。對患有職業(yè)禁忌證的勞動者，及時(shí)調(diào)整工作崗位，并記錄處理情況；對職業(yè)病患者，按照規(guī)定進(jìn)行診斷、治療和康復(fù)等處理，并做好記錄。（六）職業(yè)病危害事故應(yīng)急救援檔案1.職業(yè)病危害事故應(yīng)急預(yù)案。制定詳細(xì)的職業(yè)病危害事故應(yīng)急預(yù)案，包括應(yīng)急救援組織機(jī)構(gòu)、應(yīng)急救援程序、應(yīng)急救援物資儲備等內(nèi)容。2.應(yīng)急演練記錄。定期組織職業(yè)病危害事故應(yīng)急演練，并記錄演練的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、效果等情況。3.事故報(bào)告及處理記錄。發(fā)生職業(yè)病危害事故后，及時(shí)向上級主管部門和相關(guān)部門報(bào)告，并記錄事故的發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過、原因、傷亡情況和處理結(jié)果等。（七）職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)檔案1.職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)計(jì)劃。制定年度職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)的對象、內(nèi)容、時(shí)間和方式等。2.培訓(xùn)教材和課件。收集和整理用于職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)的教材、課件等資料。3.培訓(xùn)記錄。包括培訓(xùn)的時(shí)間、地點(diǎn)、培訓(xùn)教師、參加人員名單、培訓(xùn)內(nèi)容等記錄。4.考核成績記錄。對參加職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)的人員進(jìn)行考核，并記錄考核成績。（八）勞動者職業(yè)衛(wèi)生防護(hù)用品檔案1.防護(hù)用品采購計(jì)劃。根據(jù)用人單位的實(shí)際需求，制定防護(hù)用品采購計(jì)劃。2.采購合同及發(fā)票。記錄防護(hù)用品的采購合同和發(fā)票，確保采購的防護(hù)用品符合質(zhì)量要求。3.發(fā)放記錄。記錄防護(hù)用品的發(fā)放時(shí)間、發(fā)放對象、發(fā)放數(shù)量等信息。4.使用和維護(hù)記錄。指導(dǎo)勞動者正確使用和維護(hù)防護(hù)用品，并記錄使用和維護(hù)情況。四、檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.分類整理。按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和類別，將檔案分為建設(shè)項(xiàng)目、職業(yè)病危害申報(bào)、管理制度、監(jiān)測與評價(jià)、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)等類別。2.編號編目。對每一類檔案進(jìn)行編號，并編制檔案目錄，包括檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。3.裝訂成冊。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，要求整齊、牢固，便于保管和查閱。4.電子檔案處理。對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案目錄，并進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全和可訪問性。（二）歸檔時(shí)間1.建設(shè)項(xiàng)目職業(yè)病危害管理檔案應(yīng)在建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)歸檔。2.職業(yè)病危害項(xiàng)目申報(bào)檔案應(yīng)在申報(bào)完成后1個(gè)月內(nèi)歸檔。3.職業(yè)病防治管理制度檔案應(yīng)在制度修訂或更新后及時(shí)歸檔。4.職業(yè)病危害因素監(jiān)測與評價(jià)檔案應(yīng)在檢測與評價(jià)報(bào)告出具后1個(gè)月內(nèi)歸檔。5.職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案應(yīng)在職業(yè)健康檢查報(bào)告出具后1個(gè)月內(nèi)歸檔。6.職業(yè)病危害事故應(yīng)急救援檔案應(yīng)在事故處理結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)歸檔。7.職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)檔案應(yīng)在每次培訓(xùn)結(jié)束后及時(shí)歸檔。8.勞動者職業(yè)衛(wèi)生防護(hù)用品檔案應(yīng)在采購、發(fā)放和使用等環(huán)節(jié)完成后及時(shí)歸檔。（三）歸檔手續(xù)1.各部門在移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案管理部門在接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對檔案的內(nèi)容和數(shù)量，確認(rèn)無誤后在移交清單上簽字蓋章。五、檔案保管與安全（一）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防光、防塵等條件，保持適宜的溫度和濕度。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、除濕機(jī)、滅火器等。3.對電子檔案，應(yīng)配備專門的存儲設(shè)備和備份設(shè)備，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。（二）保管期限1.建設(shè)項(xiàng)目職業(yè)病危害管理檔案、職業(yè)病危害項(xiàng)目申報(bào)檔案、職業(yè)病防治管理制度檔案等永久保存。2.職業(yè)病危害因素監(jiān)測與評價(jià)檔案、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案等保存期限不少于勞動者離崗后50年。3.職業(yè)病危害事故應(yīng)急救援檔案、職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)檔案等保存期限不少于10年。4.勞動者職業(yè)衛(wèi)生防護(hù)用品檔案保存期限不少于防護(hù)用品使用期限結(jié)束后2年。（三）安全管理1.建立檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房的管理，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。2.對檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對涉及勞動者個(gè)人隱私和用人單位商業(yè)秘密的檔案信息，應(yīng)采取加密等措施進(jìn)行保護(hù)。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對火災(zāi)、水災(zāi)、地震等突發(fā)事件，確保檔案的安全。六、檔案利用（一）查閱與借閱1.用人單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位或個(gè)人因執(zhí)法檢查、調(diào)查取證等需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)出具相關(guān)的證明文件，并經(jīng)用人單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.檔案一般不外借，確因工作需要借閱的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)用人單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。（二）利用記錄1.檔案管理部門應(yīng)做好檔案查閱和借閱的記錄，包括查閱或借閱的時(shí)間、人員、內(nèi)容、用途等信息。2.對檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為用人單位的職業(yè)病防治工作提供參考。七、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期限已滿且無保存價(jià)值的檔案。2.經(jīng)鑒定確已失去保存意義的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。3.檔案銷毀清冊經(jīng)用人單位分管領(lǐng)導(dǎo)審核，報(bào)法定代表人或主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的安全和徹底。5.銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將銷毀情況報(bào)告用人單位法定代表人或主要負(fù)責(zé)人。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.安全生產(chǎn)監(jiān)督管