業(yè)委會印章管理辦法總則制定目的為規(guī)范本小區(qū)業(yè)主委員會（以下簡稱“業(yè)委會”）印章的使用和管理，確保印章使用的合法性、安全性和規(guī)范性，維護(hù)業(yè)主的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》、《物業(yè)管理?xiàng)l例》等相關(guān)法律法規(guī)以及本小區(qū)《業(yè)主大會議事規(guī)則》、《管理規(guī)約》的規(guī)定，結(jié)合本小區(qū)實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于業(yè)委會印章的刻制、保管、使用、停用、銷毀等管理活動。印章定義本辦法所稱業(yè)委會印章，是指經(jīng)業(yè)主大會授權(quán)刻制的，代表業(yè)委會對外行使職權(quán)的法定印章，印章上應(yīng)刻有本小區(qū)名稱及“業(yè)主委員會”字樣。印章的刻制刻制申請業(yè)委會成立后，應(yīng)在業(yè)主大會作出刻制印章的決定之日起[X]個工作日內(nèi)，由業(yè)委會主任或其授權(quán)的委員向當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)提出刻制印章的申請。申請時應(yīng)提交以下材料：1.業(yè)主大會關(guān)于刻制業(yè)委會印章的決議；2.業(yè)委會備案證明；3.刻制印章申請表；4.法定代表人身份證明及經(jīng)辦人身份證明。刻制流程1.公安機(jī)關(guān)對申請材料進(jìn)行審核，審核通過后出具刻制印章的證明文件。2.業(yè)委會持公安機(jī)關(guān)出具的證明文件，到公安機(jī)關(guān)指定的印章刻制單位刻制印章。3.印章刻制完成后，業(yè)委會應(yīng)及時到公安機(jī)關(guān)辦理印章備案手續(xù)。印章樣式業(yè)委會印章的樣式應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定，印章規(guī)格、字體等應(yīng)清晰、規(guī)范。印章的保管保管責(zé)任人業(yè)委會印章由專人保管，保管責(zé)任人由業(yè)委會會議決定。一般情況下，可由業(yè)委會副主任或財務(wù)委員保管印章，但業(yè)委會主任不得保管印章。保管要求1.印章應(yīng)存放在專用的保險柜或其他安全的地方，確保印章的安全。2.保管責(zé)任人應(yīng)妥善保管印章，不得擅自將印章交與他人使用。如因工作需要暫時委托他人保管的，應(yīng)辦理書面委托手續(xù)，并在委托手續(xù)中明確委托事項(xiàng)、委托期限等內(nèi)容。3.保管責(zé)任人應(yīng)定期檢查印章的保管情況，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向業(yè)委會報告，并按規(guī)定采取相應(yīng)的措施。交接手續(xù)保管責(zé)任人發(fā)生變更時，應(yīng)辦理印章交接手續(xù)。交接時，應(yīng)填寫《業(yè)委會印章交接登記表》，詳細(xì)記錄印章的名稱、規(guī)格、交接時間、交接雙方姓名等內(nèi)容，并由交接雙方簽字確認(rèn)。同時，應(yīng)將與印章相關(guān)的文件、資料等一并移交。印章的使用使用原則1.合法性原則。業(yè)委會印章的使用必須符合國家法律法規(guī)、本小區(qū)《業(yè)主大會議事規(guī)則》、《管理規(guī)約》以及本辦法的規(guī)定。2.必要性原則。印章的使用應(yīng)是為了履行業(yè)委會的職責(zé)，處理與業(yè)主相關(guān)的事務(wù)，不得隨意使用印章。3.審批原則。使用印章必須經(jīng)過規(guī)定的審批程序，未經(jīng)審批不得擅自使用印章。使用范圍1.以業(yè)委會名義發(fā)布的公告、通知等文件；2.與物業(yè)服務(wù)企業(yè)簽訂的物業(yè)服務(wù)合同、補(bǔ)充協(xié)議等文件；3.向政府有關(guān)部門提交的報告、申請等文件；4.處理業(yè)主投訴、建議等事項(xiàng)的相關(guān)文件；5.其他經(jīng)業(yè)主大會或業(yè)委會決定需要使用印章的事項(xiàng)。使用流程1.申請。需要使用印章的部門或個人應(yīng)填寫《業(yè)委會印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事由、用印文件名稱及份數(shù)等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)委員簽字確認(rèn)。2.審批?！稑I(yè)委會印章使用申請表》應(yīng)提交業(yè)委會主任或其授權(quán)的副主任審批。對于重大事項(xiàng)的用印，應(yīng)經(jīng)業(yè)委會會議討論決定，并由業(yè)委會主任簽字批準(zhǔn)。3.用印。保管責(zé)任人在收到經(jīng)審批同意的《業(yè)委會印章使用申請表》后，應(yīng)按照申請表上的內(nèi)容進(jìn)行用印。用印時，應(yīng)確保印章清晰、完整，不得模糊、殘缺。同時，應(yīng)在《業(yè)委會印章使用登記表》上詳細(xì)記錄用印時間、用印文件名稱及份數(shù)、用印人姓名等內(nèi)容。4.歸檔。用印完成后，《業(yè)委會印章使用申請表》和《業(yè)委會印章使用登記表》應(yīng)作為重要檔案資料進(jìn)行歸檔保存，保存期限不少于[X]年。特殊情況處理1.緊急情況。如遇緊急情況需要使用印章，無法及時辦理審批手續(xù)的，用印人應(yīng)先通過電話等方式向業(yè)委會主任或其授權(quán)的副主任報告，經(jīng)同意后方可使用印章。事后，用印人應(yīng)及時補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.異地用印。如因工作需要在異地使用印章，應(yīng)經(jīng)業(yè)委會會議討論決定，并由業(yè)委會主任簽字批準(zhǔn)。同時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)攜帶和使用印章，并辦理相關(guān)的手續(xù)。在異地用印完成后，應(yīng)及時將印章交回保管責(zé)任人。印章的停用與銷毀停用情形1.業(yè)委會任期屆滿，新一屆業(yè)委會尚未產(chǎn)生；2.業(yè)委會被依法撤銷；3.印章?lián)p壞、丟失或被盜等情況，需要重新刻制印章；4.其他需要停用印章的情形。停用程序1.業(yè)委會應(yīng)在決定停用印章之日起[X]個工作日內(nèi)，發(fā)布印章停用公告，告知業(yè)主、物業(yè)服務(wù)企業(yè)及相關(guān)單位。2.保管責(zé)任人應(yīng)將停用的印章交回業(yè)委會，并辦理相關(guān)的交接手續(xù)。3.業(yè)委會應(yīng)將停用的印章妥善保管，不得擅自銷毀。銷毀程序1.業(yè)委會任期屆滿且新一屆業(yè)委會已產(chǎn)生，或者業(yè)委會被依法撤銷后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)，將停用的印章交回公安機(jī)關(guān)銷毀。2.銷毀印章時，應(yīng)填寫《業(yè)委會印章銷毀申請表》，詳細(xì)說明印章的名稱、規(guī)格、銷毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)業(yè)委會主任簽字確認(rèn)。同時，應(yīng)提供公安機(jī)關(guān)出具的印章備案證明等相關(guān)材料。3.公安機(jī)關(guān)對《業(yè)委會印章銷毀申請表》及相關(guān)材料進(jìn)行審核，審核通過后，安排銷毀印章。銷毀完成后，公安機(jī)關(guān)應(yīng)出具印章銷毀證明。監(jiān)督與責(zé)任追究監(jiān)督機(jī)制1.業(yè)主大會對業(yè)委會印章的使用和管理情況進(jìn)行監(jiān)督。業(yè)主有權(quán)查閱業(yè)委會印章的使用記錄、相關(guān)文件等資料。2.業(yè)委會應(yīng)定期向業(yè)主大會報告印章的使用和管理情況，接受業(yè)主大會的監(jiān)督和檢查。3.設(shè)立專門的監(jiān)督小組，由業(yè)主代表組成，對業(yè)委會印章的使用和管理情況進(jìn)行日常監(jiān)督。責(zé)任追究1.如保管責(zé)任人違反本辦法的規(guī)定，擅自將印章交與他人使用、未按規(guī)定保管印章等，導(dǎo)致印章?lián)p壞、丟失或被盜等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.如用印人違反本辦法的規(guī)定，未經(jīng)審批擅自使用印章、偽造用印文件等，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。