樣件出入庫管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司樣件出入庫管理，規(guī)范樣件出入庫流程，確保樣件的安全、準(zhǔn)確、及時(shí)流轉(zhuǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及樣件的出入庫管理活動(dòng)。（三）職責(zé)分工1.倉儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)樣件的存儲(chǔ)保管，確保樣件的質(zhì)量不受損。嚴(yán)格按照出入庫流程辦理樣件的出入庫手續(xù)，做好相關(guān)記錄。定期對(duì)樣件進(jìn)行盤點(diǎn)，保證賬物相符。2.需求部門負(fù)責(zé)提出樣件的需求申請(qǐng)，明確樣件的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。及時(shí)安排人員到倉儲(chǔ)部門領(lǐng)取樣件，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。3.供應(yīng)部門負(fù)責(zé)樣件的采購及外部送檢等工作，確保樣件按時(shí)供應(yīng)。協(xié)調(diào)樣件出入庫過程中的相關(guān)事宜。4.質(zhì)量部門對(duì)樣件的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，確保樣件符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。參與樣件出入庫的驗(yàn)收工作，對(duì)不合格樣件提出處理意見。二、樣件入庫管理（一）入庫申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《樣件入庫申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明樣件的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)入庫時(shí)間、用途等信息，并提交至供應(yīng)部門。2.供應(yīng)部門對(duì)入庫申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)樣件需求的合理性和必要性。如申請(qǐng)信息不完整或存在疑問，及時(shí)與需求部門溝通核實(shí)。（二）采購與送檢1.對(duì)于需采購的樣件，供應(yīng)部門按照公司采購流程進(jìn)行采購。選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，確保樣件的質(zhì)量和交貨期。2.對(duì)于需送檢的樣件，供應(yīng)部門負(fù)責(zé)安排送檢事宜。按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，選擇具備資質(zhì)的檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測。送檢前，確保樣件的包裝、標(biāo)識(shí)等符合要求，并提供必要的資料。（三）到貨驗(yàn)收1.樣件到貨前，倉儲(chǔ)部門做好接收準(zhǔn)備工作，包括安排合適的存儲(chǔ)區(qū)域、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具等。2.樣件到貨時(shí)，倉儲(chǔ)部門會(huì)同質(zhì)量部門按照采購合同、送檢報(bào)告及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)樣件進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括樣件的名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀質(zhì)量、標(biāo)識(shí)等。3.如驗(yàn)收合格，質(zhì)量部門在《樣件入庫驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，倉儲(chǔ)部門辦理入庫手續(xù)，將樣件存入指定倉庫，并更新庫存臺(tái)賬。4.如驗(yàn)收不合格，質(zhì)量部門填寫《不合格樣件處理單》，詳細(xì)說明不合格原因及處理建議。供應(yīng)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等，并跟蹤處理結(jié)果。處理完成后，重新進(jìn)行驗(yàn)收。（四）入庫記錄1.倉儲(chǔ)部門在樣件入庫后，及時(shí)在庫存管理系統(tǒng)中錄入入庫信息，包括樣件編號(hào)、名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時(shí)間、供應(yīng)商等。2.同時(shí)，填寫紙質(zhì)《樣件入庫臺(tái)賬》，記錄樣件的出入庫情況，做到賬物一致、記錄清晰。三、樣件出庫管理（一）出庫申請(qǐng)1.需求部門因工作需要領(lǐng)用樣件時(shí)，填寫《樣件出庫申請(qǐng)表》，注明樣件的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并提交至倉儲(chǔ)部門。2.倉儲(chǔ)部門對(duì)出庫申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)庫存情況及樣件的可用性。如庫存不足或樣件不符合出庫條件，及時(shí)與需求部門溝通。（二）審批流程1.《樣件出庫申請(qǐng)表》經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批權(quán)限根據(jù)樣件的重要性、價(jià)值等因素設(shè)定。2.領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，申請(qǐng)表返回倉儲(chǔ)部門，作為辦理出庫手續(xù)的依據(jù)。（三）樣件發(fā)放1.倉儲(chǔ)部門根據(jù)審批通過的《樣件出庫申請(qǐng)表》，核對(duì)樣件的編號(hào)、名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保準(zhǔn)確無誤。2.發(fā)放樣件時(shí)，雙方在《樣件出庫交接單》上簽字確認(rèn)，明確樣件的交接情況。需求部門領(lǐng)取樣件后，應(yīng)妥善保管，確保樣件的安全和完好。（四）出庫記錄1.倉儲(chǔ)部門在樣件出庫后，及時(shí)在庫存管理系統(tǒng)中更新庫存信息，減少相應(yīng)樣件的庫存數(shù)量。2.同時(shí)，在紙質(zhì)《樣件出庫臺(tái)賬》上記錄樣件的出庫時(shí)間、領(lǐng)取部門、領(lǐng)取人等信息，以便查詢和追溯。四、樣件在庫管理（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.倉儲(chǔ)部門根據(jù)樣件的特性和要求，提供適宜的存儲(chǔ)環(huán)境，確保樣件質(zhì)量不受影響。如對(duì)溫度、濕度、光照等有特殊要求的樣件，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施。2.定期對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證存儲(chǔ)條件符合要求。（二）標(biāo)識(shí)管理1.對(duì)庫存樣件進(jìn)行標(biāo)識(shí)，標(biāo)明樣件的名稱、規(guī)格、型號(hào)、批次、入庫時(shí)間等信息。標(biāo)識(shí)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、不易褪色。2.對(duì)于不同狀態(tài)的樣件（如合格、不合格、待檢等），采用不同顏色或標(biāo)識(shí)牌進(jìn)行區(qū)分，便于識(shí)別和管理。（三）盤點(diǎn)清查1.倉儲(chǔ)部門定期對(duì)樣件進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為月度、季度或年度盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)確保賬物相符。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，及時(shí)查明原因，并填寫《樣件盤點(diǎn)差異報(bào)告》，報(bào)相關(guān)部門處理。3.對(duì)于盤盈或盤虧的樣件，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行處理，調(diào)整庫存臺(tái)賬和財(cái)務(wù)賬目。（四）樣件保管期限1.根據(jù)樣件的性質(zhì)和用途，確定樣件的保管期限。保管期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.對(duì)于超過保管期限的樣件，倉儲(chǔ)部門應(yīng)及時(shí)清理，并填寫《樣件報(bào)廢申請(qǐng)表》，報(bào)相關(guān)部門審批后進(jìn)行報(bào)廢處理。五、樣件借用管理（一）借用申請(qǐng)1.因工作需要借用樣件的部門或個(gè)人，填寫《樣件借用申請(qǐng)表》，注明借用樣件的名稱、規(guī)格、數(shù)量、借用時(shí)間、借用用途等信息，并提交至倉儲(chǔ)部門。2.倉儲(chǔ)部門對(duì)借用申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)借用樣件的庫存情況及借用的合理性。（二）審批流程1.《樣件借用申請(qǐng)表》經(jīng)借用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批權(quán)限根據(jù)樣件的重要性、價(jià)值等因素設(shè)定。2.領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，申請(qǐng)表返回倉儲(chǔ)部門，作為辦理借用手續(xù)的依據(jù)。（三）借用發(fā)放1.倉儲(chǔ)部門根據(jù)審批通過的《樣件借用申請(qǐng)表》，辦理樣件借用手續(xù)。借用雙方在《樣件借用交接單》上簽字確認(rèn)，明確借用樣件的交接情況。2.借用部門或個(gè)人應(yīng)按照約定的時(shí)間歸還樣件，如需延長借用時(shí)間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借用記錄1.倉儲(chǔ)部門在樣件借用后，及時(shí)在庫存管理系統(tǒng)中記錄借用信息，包括借用樣件的編號(hào)、名稱、規(guī)格、數(shù)量、借用時(shí)間、借用部門、借用人員等。2.同時(shí)，在紙質(zhì)《樣件借用臺(tái)賬》上記錄樣件的借用情況，以便跟蹤和管理。六、樣件歸還管理（一）歸還申請(qǐng)1.借用樣件的部門或個(gè)人在借用期限屆滿前，如需繼續(xù)借用，應(yīng)填寫《樣件續(xù)借申請(qǐng)表》，提交至倉儲(chǔ)部門。如不再借用，應(yīng)填寫《樣件歸還申請(qǐng)表》，通知倉儲(chǔ)部門準(zhǔn)備接收。2.倉儲(chǔ)部門對(duì)歸還申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)樣件的歸還時(shí)間和狀態(tài)。（二）歸還驗(yàn)收1.借用部門或個(gè)人按照約定時(shí)間將樣件歸還至倉儲(chǔ)部門。倉儲(chǔ)部門會(huì)同質(zhì)量部門對(duì)歸還樣件進(jìn)行驗(yàn)收，檢查樣件的外觀、性能、數(shù)量等是否完好。2.如驗(yàn)收合格，質(zhì)量部門在《樣件歸還驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，倉儲(chǔ)部門辦理歸還手續(xù)，更新庫存臺(tái)賬。3.如驗(yàn)收不合格，質(zhì)量部門填寫《不合格樣件處理單》，詳細(xì)說明不合格原因及處理建議。借用部門或個(gè)人負(fù)責(zé)按照處理建議進(jìn)行整改或賠償。（三）歸還記錄1.倉儲(chǔ)部門在樣件歸還后，及時(shí)在庫存管理系統(tǒng)中更新庫存信息，增加相應(yīng)樣件的庫存數(shù)量。2.同時(shí)，在紙質(zhì)《樣件歸還臺(tái)賬》上記錄樣件的歸還時(shí)間、歸還部門、歸還人等信息，以便查詢和追溯。七、樣件報(bào)廢管理（一）報(bào)廢申請(qǐng)1.當(dāng)樣件出現(xiàn)損壞、過期、質(zhì)量不合格等情況，無法繼續(xù)使用時(shí)，相關(guān)部門填寫《樣件報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明樣件的名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息，并提交至質(zhì)量部門。2.質(zhì)量部門對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，組織相關(guān)人員對(duì)樣件進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。（二）審批流程1.《樣件報(bào)廢申請(qǐng)表》經(jīng)質(zhì)量部門審核通過后，提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批權(quán)限根據(jù)樣件的重要性、價(jià)值等因素設(shè)定。2.領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，申請(qǐng)表返回相關(guān)部門，作為辦理報(bào)廢手續(xù)的依據(jù)。（三）報(bào)廢處理1.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的樣件，倉儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)進(jìn)行清理和處置。對(duì)于有回收價(jià)值的樣件，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行回收處理；對(duì)于無回收價(jià)值的樣件，可采取報(bào)廢銷毀等方式進(jìn)行處理。2.在報(bào)廢處理過程中，應(yīng)做好記錄，包括報(bào)廢樣件的名稱、規(guī)格、數(shù)量、處理方式、處理時(shí)間等信息。（四）報(bào)廢記錄1.倉儲(chǔ)部門在樣件報(bào)廢處理后，及時(shí)在庫存管理系統(tǒng)中更新庫存信息，減少相應(yīng)樣件的庫存數(shù)量。2.同時(shí)，在紙質(zhì)《樣件報(bào)廢臺(tái)賬》上記錄樣件的報(bào)廢情況，以便統(tǒng)計(jì)和分析。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)樣件出入庫管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查出入庫流程的執(zhí)行情況、庫存管理的準(zhǔn)確性、樣件的保管情況等。對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）日常檢查倉儲(chǔ)部門及相關(guān)管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)樣件出入庫管理的日常檢查，包括對(duì)出入庫手續(xù)的完整性、樣件的存儲(chǔ)條件、標(biāo)識(shí)管理等方面的檢查。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，確保樣件出入庫管理工作規(guī)范、有序。（三