黃石會(huì)議管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)議管理，提高會(huì)議效率和質(zhì)量，確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、專題會(huì)議等。（三）會(huì)議管理原則1.精簡(jiǎn)高效原則：嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量、規(guī)模和時(shí)間，提高會(huì)議效率，避免形式主義。2.規(guī)范有序原則：會(huì)議組織、議程安排、文件準(zhǔn)備、記錄紀(jì)要等環(huán)節(jié)應(yīng)規(guī)范有序，確保會(huì)議順利進(jìn)行。3.務(wù)實(shí)管用原則：會(huì)議內(nèi)容應(yīng)緊密圍繞公司業(yè)務(wù)工作，注重實(shí)際效果，解決實(shí)際問題。二、會(huì)議分類及組織（一）董事會(huì)會(huì)議1.定義：董事會(huì)會(huì)議是公司最高決策機(jī)構(gòu)會(huì)議，由董事會(huì)成員組成，對(duì)公司重大事項(xiàng)進(jìn)行決策。2.召集與主持：董事會(huì)會(huì)議由董事長(zhǎng)召集和主持；董事長(zhǎng)不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的，由半數(shù)以上董事共同推舉一名董事召集和主持。3.會(huì)議頻率：董事會(huì)會(huì)議每年至少召開[X]次，根據(jù)需要可臨時(shí)召開。4.參會(huì)人員：董事會(huì)成員，必要時(shí)可邀請(qǐng)高級(jí)管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等列席。5.會(huì)議通知：會(huì)議通知應(yīng)提前[X]天送達(dá)各位董事，通知內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、議題等。6.會(huì)議議程：董事會(huì)會(huì)議議程由董事長(zhǎng)確定，議題應(yīng)明確、具體，與公司戰(zhàn)略發(fā)展和重大決策相關(guān)。7.會(huì)議組織：董事會(huì)辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議的組織籌備工作，包括會(huì)議場(chǎng)地安排、文件資料準(zhǔn)備、會(huì)議記錄等。（二）經(jīng)理辦公會(huì)1.定義：經(jīng)理辦公會(huì)是公司日常經(jīng)營(yíng)管理決策機(jī)構(gòu)會(huì)議，由公司經(jīng)理層成員組成，對(duì)公司經(jīng)營(yíng)管理中的重要事項(xiàng)進(jìn)行研究和決策。2.召集與主持：經(jīng)理辦公會(huì)由總經(jīng)理召集和主持；總經(jīng)理不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的，由副總經(jīng)理召集和主持。3.會(huì)議頻率：經(jīng)理辦公會(huì)每周召開[X]次，根據(jù)需要可臨時(shí)召開。4.參會(huì)人員：公司經(jīng)理層成員，必要時(shí)可邀請(qǐng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等列席。5.會(huì)議通知：會(huì)議通知應(yīng)提前[X]天送達(dá)各位參會(huì)人員，通知內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、議題等。6.會(huì)議議程：經(jīng)理辦公會(huì)會(huì)議議程由總經(jīng)理確定，議題應(yīng)圍繞公司經(jīng)營(yíng)管理中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題，以及需要協(xié)調(diào)解決的事項(xiàng)。7.會(huì)議組織：總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議的組織籌備工作，包括會(huì)議場(chǎng)地安排、文件資料準(zhǔn)備、會(huì)議記錄等。（三）部門例會(huì)1.定義：部門例會(huì)是各部門定期召開的工作會(huì)議，由部門負(fù)責(zé)人主持，部門全體人員參加，總結(jié)工作進(jìn)展，分析存在問題，部署下一階段工作任務(wù)。2.會(huì)議頻率：部門例會(huì)每周召開[X]次，具體時(shí)間由各部門自行確定。3.參會(huì)人員：部門全體人員。4.會(huì)議通知：會(huì)議通知可采用內(nèi)部郵件、工作群等方式發(fā)布，提前[X]小時(shí)通知參會(huì)人員。5.會(huì)議議程：部門例會(huì)議程由部門負(fù)責(zé)人確定，主要內(nèi)容包括上周工作完成情況匯報(bào)、本周工作任務(wù)安排、需要協(xié)調(diào)解決的問題等。6.會(huì)議組織：各部門負(fù)責(zé)會(huì)議的組織籌備工作，可指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄。（四）專題會(huì)議1.定義：專題會(huì)議是針對(duì)公司某一專項(xiàng)工作或特定問題召開的會(huì)議，由相關(guān)部門或負(fù)責(zé)人召集，相關(guān)人員參加，研究解決專項(xiàng)問題。2.召集與主持：專題會(huì)議由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或指定人員召集和主持。3.會(huì)議頻率：根據(jù)工作需要適時(shí)召開。4.參會(huì)人員：與專題事項(xiàng)相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干等。5.會(huì)議通知：會(huì)議通知應(yīng)提前[X]天送達(dá)各位參會(huì)人員，通知內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、議題等。6.會(huì)議議程：專題會(huì)議議程由召集人確定，議題應(yīng)聚焦專項(xiàng)工作或特定問題，明確會(huì)議目的和要求。7.會(huì)議組織：相關(guān)部門負(fù)責(zé)會(huì)議的組織籌備工作，確保會(huì)議高效有序進(jìn)行。三、會(huì)議準(zhǔn)備（一）確定會(huì)議主題和議程1.會(huì)議主題應(yīng)明確、具體，與公司業(yè)務(wù)工作緊密相關(guān)，能夠準(zhǔn)確反映會(huì)議的核心內(nèi)容和目的。2.會(huì)議議程應(yīng)合理安排，突出重點(diǎn)，確保各項(xiàng)議題能夠得到充分討論和決策。議程制定應(yīng)提前征求相關(guān)部門和人員的意見，確保議程的科學(xué)性和可行性。（二）準(zhǔn)備會(huì)議文件資料1.根據(jù)會(huì)議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)的文件資料，包括匯報(bào)材料、數(shù)據(jù)報(bào)表、政策法規(guī)文件等。文件資料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、格式規(guī)范。2.提前將會(huì)議文件資料發(fā)送給參會(huì)人員，以便參會(huì)人員提前了解會(huì)議內(nèi)容，做好充分準(zhǔn)備。（三）安排會(huì)議場(chǎng)地和設(shè)備1.根據(jù)會(huì)議規(guī)模和要求，選擇合適的會(huì)議場(chǎng)地，確保場(chǎng)地環(huán)境舒適、安靜，設(shè)施設(shè)備齊全。2.提前檢查會(huì)議場(chǎng)地的音響、投影儀、麥克風(fēng)等設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行，滿足會(huì)議需要。（四）通知參會(huì)人員1.按照會(huì)議管理原則，提前將會(huì)議通知發(fā)送給參會(huì)人員，通知內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、議題、參會(huì)要求等。2.對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)提前確認(rèn)參會(huì)人員是否能夠按時(shí)參加會(huì)議，如有特殊情況不能參加，應(yīng)提前請(qǐng)假并說明原因。四、會(huì)議組織與實(shí)施（一）簽到與入場(chǎng)1.會(huì)議開始前[X]分鐘，在會(huì)議入口處設(shè)置簽到處，安排專人負(fù)責(zé)參會(huì)人員簽到。2.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)簽到入場(chǎng)，按照指定座位就座，保持良好的會(huì)議秩序。（二）會(huì)議開場(chǎng)1.會(huì)議主持人應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地，做好會(huì)議開場(chǎng)準(zhǔn)備。2.會(huì)議開場(chǎng)時(shí)，主持人應(yīng)簡(jiǎn)要介紹會(huì)議目的、議程安排、參會(huì)人員等基本情況，宣布會(huì)議開始。（三）會(huì)議進(jìn)行1.會(huì)議按照議程安排有序進(jìn)行，主持人應(yīng)把控會(huì)議節(jié)奏，引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞議題進(jìn)行充分討論和發(fā)言。2.參會(huì)人員應(yīng)積極參與會(huì)議討論，發(fā)表真實(shí)、客觀的意見和建議，不得隨意打斷他人發(fā)言。對(duì)于重要觀點(diǎn)和意見，應(yīng)做好記錄。3.會(huì)議過程中，如有需要，可安排專人進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，包括會(huì)議討論的主要內(nèi)容、決策結(jié)果、下一步工作安排等。（四）會(huì)議結(jié)束1.會(huì)議結(jié)束前，主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，明確會(huì)議決策結(jié)果和下一步工作要求。2.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽取會(huì)議總結(jié)，確保對(duì)會(huì)議精神和工作要求理解準(zhǔn)確。3.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)有序離場(chǎng)，保持會(huì)議場(chǎng)地整潔。五、會(huì)議記錄與紀(jì)要（一）會(huì)議記錄1.會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議過程和內(nèi)容，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程、發(fā)言內(nèi)容、決策結(jié)果等。2.會(huì)議記錄可采用手寫記錄或電子記錄的方式，記錄人員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保記錄質(zhì)量。3.會(huì)議記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱。（二）會(huì)議紀(jì)要1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)根據(jù)會(huì)議記錄整理而成，突出會(huì)議重點(diǎn)和決策結(jié)果，語言簡(jiǎn)潔明了，條理清晰。2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成，經(jīng)會(huì)議主持人審核后發(fā)布。3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)發(fā)送給參會(huì)人員，并抄送相關(guān)部門和人員，確保會(huì)議精神得到及時(shí)傳達(dá)和貫徹落實(shí)。六、會(huì)議決策執(zhí)行與監(jiān)督（一）決策執(zhí)行1.會(huì)議決策一經(jīng)形成，相關(guān)部門和人員應(yīng)嚴(yán)格按照決策要求認(rèn)真組織實(shí)施，確保決策得到有效執(zhí)行。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門的決策事項(xiàng)，牽頭部門應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各相關(guān)部門共同推進(jìn)決策執(zhí)行，明確各部門的職責(zé)分工和工作進(jìn)度要求。（二）監(jiān)督檢查1.公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決策執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握決策執(zhí)行進(jìn)度和效果。2.對(duì)于決策執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門和人員，并督促其采取有效措施加以解決。3.定期對(duì)會(huì)議決策執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，將評(píng)估結(jié)果納入公司績(jī)效考核體系，作為對(duì)部門和個(gè)人考核評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。七、會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理（一）經(jīng)費(fèi)預(yù)算1.會(huì)議主辦部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)等因素，編制會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算，明確會(huì)議各項(xiàng)費(fèi)用支出標(biāo)準(zhǔn)和金額。2.會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)報(bào)公司財(cái)務(wù)部門審核，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。（二）經(jīng)費(fèi)支出1.會(huì)議經(jīng)費(fèi)支出應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算支出。2.會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定，提供真實(shí)、合法、有效的報(bào)銷憑證，經(jīng)審批后報(bào)銷。（三