重慶檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)重慶地區(qū)檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案，提高檔案管理水平，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本市行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的檔案管理活動(dòng)。（三）基本原則檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面利用的原則。（四）管理職責(zé)市檔案行政管理部門主管全市檔案工作，對(duì)全市檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度和監(jiān)督指導(dǎo)。區(qū)縣（自治縣）檔案行政管理部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的檔案管理工作，并接受上級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)。各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展，提供必要的工作條件，配備與檔案工作任務(wù)相適應(yīng)的工作人員。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍單位應(yīng)當(dāng)按照國家和本市有關(guān)規(guī)定，收集本單位在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音錄像、實(shí)物等。重點(diǎn)收集反映單位主要職能活動(dòng)、重大決策、重要業(yè)務(wù)、基本建設(shè)、科研項(xiàng)目、資產(chǎn)財(cái)務(wù)等方面的檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)當(dāng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地收集齊全。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)當(dāng)實(shí)行同步收集，確保檔案的完整性。3.收集的文件材料應(yīng)當(dāng)符合檔案整理的質(zhì)量要求，字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備。（三）整理標(biāo)準(zhǔn)檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。整理工作包括分類、編號(hào)、編目、裝訂等環(huán)節(jié)。1.分類：根據(jù)檔案的形成特點(diǎn)和管理需要，按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等進(jìn)行分類。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案給予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)當(dāng)科學(xué)、規(guī)范、便于識(shí)別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目，確保目錄準(zhǔn)確、清晰。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持檔案的整齊、牢固。三、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所單位應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)當(dāng)符合安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防霉藥品等。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。各單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家和本市有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（三）檔案鑒定單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)當(dāng)組成鑒定小組，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行全面審查，提出存毀意見。對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)當(dāng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后予以銷毀。銷毀檔案應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案信息安全。（四）檔案數(shù)字化鼓勵(lì)單位推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。檔案數(shù)字化應(yīng)當(dāng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。數(shù)字化檔案應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)檔案同步管理，實(shí)現(xiàn)資源共享。四、檔案的利用（一）利用范圍單位應(yīng)當(dāng)依法向社會(huì)開放檔案，提供利用服務(wù)。公民、法人和其他組織可以按照有關(guān)規(guī)定，利用已開放的檔案。單位內(nèi)部人員因工作需要，可以查閱、借閱本單位的檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱、借閱檔案應(yīng)當(dāng)填寫查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等。2.查閱、借閱申請(qǐng)表應(yīng)當(dāng)經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人或者檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.查閱、借閱檔案應(yīng)當(dāng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱、借閱檔案應(yīng)當(dāng)愛護(hù)檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換、標(biāo)注、撕毀檔案。（三）利用服務(wù)單位應(yīng)當(dāng)建立健全檔案利用服務(wù)制度，為利用者提供便捷、高效的服務(wù)。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)整理、提供利用所需的檔案，對(duì)利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。五、檔案的信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，建立健全檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化、科學(xué)化。檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)與單位的信息化建設(shè)相協(xié)調(diào)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)建設(shè)1.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備檔案收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)與單位內(nèi)部其他信息系統(tǒng)進(jìn)行有效對(duì)接，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。3.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備安全防護(hù)功能，保障檔案信息的安全。（三）數(shù)據(jù)管理1.單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的管理，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整、安全。2.檔案數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.單位應(yīng)當(dāng)建立檔案數(shù)據(jù)災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況下能夠及時(shí)恢復(fù)。六、監(jiān)督檢查（一）監(jiān)督檢查主體市和區(qū)縣（自治縣）檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)依法對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的開展情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全保障情況。（三）檢查方式監(jiān)督檢查可以采取定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行。檔案行政管理部門在監(jiān)督檢查過程中，可以查閱有關(guān)文件、資料，實(shí)地查看檔案庫房、設(shè)施設(shè)備等，向有關(guān)人員了解情況。（四）整改要求對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)下達(dá)整改通知書，責(zé)令限期整改。被檢查單位應(yīng)當(dāng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真整改，并在規(guī)定期限內(nèi)將整改情況書面報(bào)告檔案行政管理部門。七、法律責(zé)任（一）違法行為單位違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由檔案行政管理部門責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴(yán)重的，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分：1.未按照規(guī)定收集、整理、保管檔案的。2.擅自銷毀檔案的。3.未按照規(guī)定開放檔案、提供利用服務(wù)的。4.檔案信息化建設(shè)不符合要求的。5.檔案安全存在隱患，未及時(shí)采取措施整