解密檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司/組織管理水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.分類管理原則：根據檔案的形成領域、內容性質等進行科學分類，便于管理和查找。3.依法管理原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，依法開展檔案管理工作。4.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案利用效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司/組織設立專門的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施檔案管理工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理辦法并組織實施。2.負責接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計本公司/組織的各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.對檔案進行分類、編目、數字化處理等，建立科學合理的檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。4.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定程序銷毀已失去保存價值的檔案。5.組織開展檔案信息化建設，推進檔案管理的現代化、科學化進程。6.負責對各部門檔案管理工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，組織檔案管理培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質。（二）各部門檔案管理人員職責各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。其主要職責包括：1.負責收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門文件材料進行初步整理，分類存放，并定期向檔案管理部門移交。3.負責本部門檔案的日常保管，確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.積極配合檔案管理部門開展檔案管理工作，接受檔案管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、批復文件等。2.公司/組織內部管理文件，包括管理制度、會議紀要、工作計劃與總結、請示與批復等。3.業(yè)務活動文件，如合同協(xié)議、招投標文件、項目方案、業(yè)務報表等。4.財務文件，如會計憑證、賬簿、財務報表、審計報告等。5.人事文件，如員工檔案、招聘錄用材料、培訓記錄、績效考核文件等。6.科技文件，如科研項目立項報告、研究成果報告、技術標準、專利文件等。7.聲像檔案，如照片、錄音、錄像等，記錄公司/組織重要活動、會議、工程建設等情況。8.實物檔案，如公司/組織獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集上來。2.對于重要文件材料，應實行“雙套制”收集，即同時保存紙質文件和電子文件，確保文件的原始性和真實性。3.收集的文件材料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。4.對于外來文件，如上級部門文件、合作單位文件等，應及時登記、簽收，并按照要求進行處理。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、內容性質等進行分類，一般可分為行政管理類、業(yè)務管理類、財務管理類、人事管理類、科技管理類等類別。每個類別下再根據具體情況細分若干二級類目。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。編號可采用數字編碼、字母與數字組合等方式。3.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容。通過編目，建立起檔案的檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應注意保持文件的原貌，避免損壞文件內容。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、起止日期等信息，便于檔案的存放和管理。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案架、密集架等。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質檔案應按照分類、編號順序排列，存放在檔案架或密集架上。對于重要檔案和利用率較高的檔案，可采用專柜保管。2.電子檔案應進行備份存儲，備份介質可采用磁帶、光盤、硬盤等。備份數據應定期進行檢查和恢復測試，確保數據的完整性和可用性。3.聲像檔案和實物檔案應根據其特點進行妥善保管，如照片應沖印或掃描后分類存放，錄音錄像資料應定期進行轉錄和檢查，實物檔案應陳列或妥善包裝保存。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。如公司/組織的重要文件、重大決策、歷史沿革、財務審計報告等。2.長期保管的檔案：凡是在較長時間內對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，應列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。如一般性業(yè)務文件、重要會議記錄、人事檔案等。3.短期保管的檔案：凡是在較短時間內對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，應列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如一般性通知、臨時性文件等。（四）檔案清查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，及時發(fā)現和解決檔案保管中存在的問題。2.清查內容包括檔案的數量、質量、保管狀況等。清查時應逐卷逐件核對檔案目錄與實際檔案，檢查檔案是否齊全、完整，有無損壞、丟失等情況。3.對于清查中發(fā)現的問題，應及時進行記錄，并采取相應的措施進行處理。如對損壞的檔案進行修復，對丟失的檔案進行查找和補充等。4.清查結束后，應撰寫清查報告，總結檔案管理工作中的經驗教訓，提出改進措施和建議。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用必須遵守國家有關法律法規(guī)和本公司/組織檔案管理辦法的規(guī)定。2.保密原則：在檔案利用過程中，應嚴格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露。對于涉及公司/組織機密的檔案，應按照規(guī)定的審批程序進行查閱和利用。3.方便快捷原則：在確保檔案安全和保密的前提下，應盡可能為檔案利用者提供方便快捷的服務，提高檔案利用效率。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱紙質檔案或電子檔案。查閱時應填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。檔案管理部門應按照規(guī)定提供檔案查閱服務，并對查閱過程進行監(jiān)督。2.借閱：對于確因工作需要借閱檔案的，應按照規(guī)定的審批程序辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，借閱者應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案。借閱期滿后，應及時歸還檔案。3.復制：檔案利用者如需復制檔案，應經檔案管理部門負責人批準。復制檔案應使用檔案管理部門提供的設備和材料，確保復制件與原件一致。復制件應加蓋檔案管理部門印章，并注明復制日期、復制人等信息。（三）利用審批1.內部查閱：公司/組織內部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：外單位人員查閱公司/組織檔案，應持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經公司/組織相關部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門負責人審批。審批通過后，方可查閱檔案。3.借閱審批：借閱檔案應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門負責人審批。對于涉及重要機密的檔案，還需經公司/組織分管領導審批。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標準1.依據國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合公司/組織實際情況，對檔案進行鑒定。2.對于已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。3.對于雖未超過保管期限，但因保管條件惡化、內容重復等原因，已失去保存價值的檔案，也可予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進行逐卷逐件審查，根據鑒定標準提出存毀意見。3.檔案管理部門根據鑒定工作小組的意見，編制檔案鑒定報告，報公司/組織分管領導審批。4.經審批同意銷毀的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊：對擬銷毀的檔案，應逐卷逐件登記，編制銷毀清冊。銷毀清冊應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容。2.審批銷毀：銷毀清冊經檔案管理部門負責人審核后，報公司/組織分管領導審批。3.實施銷毀：銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等。4.銷毀記錄：銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字，并將銷毀情況記錄在案。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平，為公司/組織的發(fā)展提供有力的信息支持。（二）信息化建設內容1.檔案數字化：對紙質檔案進行掃描、圖像處理等數字化處理，建立電子檔案數據庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合本公司/組織的檔案管理系統(tǒng)，實現檔案的在線錄入、分類編目、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能。3.數據安全管理：建立健全檔案信息化數據安全管理制度，采取數據備份、加密存儲、訪問控制、防火墻等技術措施，確保檔案數據的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應配備必要的信息化設備和專業(yè)技術人員，負責檔案信息化