證照公章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司證照、公章的管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，保障公司正常運(yùn)營秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在涉及公司證照、公章使用、保管等相關(guān)活動(dòng)中的行為規(guī)范。（三）定義1.證照：指公司依法取得的各類資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書等具有法律效力的文件。2.公章：指公司行政章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章等代表公司對(duì)外行使權(quán)力的印章。（四）管理原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保證照、公章管理合法合規(guī)。2.專人專管原則：明確專人負(fù)責(zé)證照、公章的保管與使用，實(shí)行責(zé)任追究制度。3.安全保密原則：采取有效措施確保證照、公章的安全，防止遺失、被盜用或?yàn)E用，嚴(yán)格保密相關(guān)信息。4.規(guī)范使用原則：明確使用流程和審批權(quán)限，確保證照、公章使用規(guī)范、準(zhǔn)確、合法。二、證照管理（一）證照的獲取1.公司各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，負(fù)責(zé)收集、整理辦理證照所需的資料，并提交至行政部門。2.行政部門對(duì)提交的資料進(jìn)行審核，確保資料齊全、真實(shí)、有效后，按照規(guī)定程序向相關(guān)政府部門申請(qǐng)辦理證照。3.證照辦理過程中，行政部門應(yīng)及時(shí)跟蹤進(jìn)度，與相關(guān)部門保持溝通協(xié)調(diào)，確保證照按時(shí)、順利獲取。（二）證照的保管1.行政部門設(shè)立專門的證照保管檔案柜，配備必要的安全設(shè)施，如防盜鎖、防潮設(shè)備等，確保證照存放安全。2.證照應(yīng)分類存放，建立詳細(xì)的證照清單，記錄證照名稱、編號(hào)、頒發(fā)日期、有效期、保管人等信息。3.保管人應(yīng)定期對(duì)證照進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)證照有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。（三）證照的使用1.公司內(nèi)部各部門因工作需要使用證照時(shí)，應(yīng)填寫《證照使用申請(qǐng)表》，注明使用事由、使用期限、歸還日期等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至行政部門。2.行政部門對(duì)《證照使用申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，審核通過后，在申請(qǐng)表上簽字批準(zhǔn)，并將證照交予申請(qǐng)人。3.申請(qǐng)人應(yīng)在規(guī)定的使用期限內(nèi)使用證照，并妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造證照。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將證照歸還行政部門，并在《證照使用登記表》上簽字確認(rèn)。4.公司外部單位因業(yè)務(wù)往來需要借用公司證照時(shí)，必須經(jīng)公司法定代表人書面批準(zhǔn)，并簽訂《證照借用協(xié)議》，明確借用期限、用途、歸還方式、違約責(zé)任等事項(xiàng)。借用期間，借用單位應(yīng)妥善保管證照，不得擅自更改證照內(nèi)容或用于其他非協(xié)議約定的用途。借用期滿后，借用單位應(yīng)按時(shí)歸還證照，行政部門應(yīng)對(duì)歸還的證照進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)追究借用單位的責(zé)任。（四）證照的年審與換證1.行政部門應(yīng)提前了解各類證照的年審與換證時(shí)間要求，及時(shí)提醒相關(guān)部門準(zhǔn)備資料。2.各部門負(fù)責(zé)按照規(guī)定時(shí)間和要求，準(zhǔn)備好年審與換證所需的資料，并提交至行政部門。3.行政部門對(duì)提交的資料進(jìn)行審核后，按照規(guī)定程序辦理年審與換證手續(xù)，確保證照的有效性。（五）證照的遺失與補(bǔ)辦1.如發(fā)現(xiàn)證照遺失，保管人應(yīng)立即報(bào)告行政部門，并在公司內(nèi)部發(fā)布遺失聲明，同時(shí)向相關(guān)政府部門掛失。2.行政部門根據(jù)遺失情況，協(xié)助相關(guān)部門準(zhǔn)備補(bǔ)辦證照所需的資料，并按照規(guī)定程序申請(qǐng)補(bǔ)辦。3.補(bǔ)辦證照過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照原證照的內(nèi)容和格式進(jìn)行辦理，確保補(bǔ)辦后的證照與原證照具有同等法律效力。三、公章管理（一）公章的刻制1.公司公章的刻制必須嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，由行政部門統(tǒng)一辦理。2.行政部門應(yīng)選擇具有資質(zhì)的印章刻制單位，并與其簽訂《印章刻制合同》，明確刻制要求、價(jià)格、交付時(shí)間、質(zhì)量保證等事項(xiàng)。3.刻制單位完成公章刻制后，應(yīng)將公章及印模交付行政部門，并提供刻制證明文件。行政部門應(yīng)對(duì)公章及印模進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后，在《印章刻制登記表》上簽字登記。（二）公章的保管1.公司行政章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章等分別由專人負(fù)責(zé)保管。保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，不得擅自將公章交予他人保管。2.公章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或保管箱內(nèi)，實(shí)行雙人雙鎖保管制度，確保公章安全。3.保管人應(yīng)建立公章使用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄公章使用日期、使用部門、使用事由、批準(zhǔn)人、使用人等信息。（三）公章的使用1.公司內(nèi)部各部門因工作需要使用公章時(shí)，應(yīng)填寫《公章使用申請(qǐng)表》，注明使用事由、使用內(nèi)容、使用期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)《公章使用申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，審核通過后，在申請(qǐng)表上簽字批準(zhǔn)，并將申請(qǐng)表交予公章保管人。3.公章保管人根據(jù)批準(zhǔn)的《公章使用申請(qǐng)表》，在規(guī)定的使用范圍內(nèi)使用公章，并在公章使用登記臺(tái)賬上進(jìn)行登記。使用過程中，應(yīng)確保公章使用的內(nèi)容與申請(qǐng)表一致，不得擅自更改。4.涉及重大事項(xiàng)或金額較大的合同、協(xié)議等文件需要加蓋公章時(shí)，必須經(jīng)公司法定代表人簽字批準(zhǔn)。5.公司外部單位因業(yè)務(wù)往來需要使用公司公章時(shí)，必須經(jīng)公司法定代表人書面批準(zhǔn)，并簽訂《公章使用協(xié)議》，明確使用期限、用途、歸還方式、違約責(zé)任等事項(xiàng)。使用期間，使用單位應(yīng)妥善保管公章，不得擅自更改公章使用內(nèi)容或用于其他非協(xié)議約定的用途。使用期滿后，使用單位應(yīng)按時(shí)歸還公章，公章保管人應(yīng)對(duì)歸還的公章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)追究使用單位的責(zé)任。（四）公章的停用與銷毀1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，需要停用公章時(shí)，行政部門應(yīng)及時(shí)通知各部門，并發(fā)布公章停用公告。2.停用的公章應(yīng)及時(shí)收回，并與公章使用登記臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，確保公章全部收回。3.對(duì)于不再使用的公章，行政部門應(yīng)填寫《公章銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，選擇具有資質(zhì)的銷毀單位進(jìn)行銷毀，并在《公章銷毀登記表》上記錄銷毀時(shí)間、銷毀方式、銷毀單位等信息。四、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查行政部門應(yīng)定期對(duì)證照、公章的保管與使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括證照的存放是否安全、公章的使用登記是否規(guī)范、保管人是否履行職責(zé)等。（二）不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對(duì)證照、公章的管理情況進(jìn)行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定，擅自使用證照、公章或因保管不善導(dǎo)致證照、公章遺失、被盜用等情況的，公司將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予