門店批次管理辦法總則目的為加強公司各門店商品批次管理，確保商品質量安全，提高庫存管理效率，降低運營成本，保障消費者合法權益，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司旗下所有門店的商品批次管理工作，涵蓋從商品采購、入庫、存儲、銷售到售后等各個環(huán)節(jié)。定義1.批次：指同一時間、同一生產條件下生產的同一品種、規(guī)格、型號的商品集合。2.批次管理：對商品的批次進行標識、記錄、追溯和控制的一系列活動。管理原則1.準確性原則：確保批次信息的準確記錄和傳遞，避免信息錯誤或遺漏。2.可追溯性原則：建立完善的批次追溯體系，能夠快速、準確地追溯商品的來源、流向和使用情況。3.安全性原則：保障商品在整個生命周期內的質量安全，防止不合格商品流入市場。4.效率性原則：優(yōu)化批次管理流程，提高工作效率，降低管理成本。管理職責總部相關部門職責1.采購部門負責與供應商溝通，獲取商品的批次信息，并在采購合同中明確批次管理要求。審核供應商提供的批次證明文件，確保商品批次信息的真實性和完整性。及時將采購商品的批次信息傳遞給倉儲部門和門店。2.倉儲部門負責商品的入庫驗收，核對商品的批次信息與采購訂單是否一致。按照批次對商品進行分類存儲，確保不同批次的商品分開存放，便于管理和追溯。定期對庫存商品的批次進行盤點，及時清理過期或臨近過期的商品。負責將商品的批次信息錄入公司的庫存管理系統(tǒng)，確保信息的準確性和及時性。3.質量控制部門制定商品批次管理的質量標準和檢驗規(guī)范。對采購商品進行質量檢驗，檢查商品的批次信息是否符合要求。對門店銷售的商品進行質量抽檢，及時發(fā)現和處理質量問題。協(xié)助門店處理商品質量投訴和召回事件。4.信息管理部門建立和維護公司的批次管理信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數據安全。為各部門提供批次管理信息系統(tǒng)的培訓和技術支持。定期對批次管理信息系統(tǒng)的數據進行備份和維護。門店職責1.門店經理全面負責門店的批次管理工作，制定門店批次管理的具體措施和工作計劃。組織門店員工學習和執(zhí)行批次管理辦法，確保員工熟悉批次管理的流程和要求。監(jiān)督門店員工的批次管理工作，及時發(fā)現和解決問題。配合總部相關部門開展商品質量檢驗和召回工作。2.收貨員負責商品的收貨驗收工作，核對商品的批次信息與送貨單是否一致。檢查商品的包裝和標識是否完好，批次信息是否清晰可辨。及時將商品的批次信息錄入門店的銷售管理系統(tǒng)。3.理貨員按照批次對商品進行陳列和擺放，確保不同批次的商品分開陳列，便于顧客選擇和員工管理。定期檢查商品的保質期和質量狀況，及時清理過期或臨近過期的商品。協(xié)助收貨員進行商品的入庫和上架工作。4.收銀員在銷售商品時，準確掃描商品的條碼，確保銷售系統(tǒng)記錄的商品批次信息準確無誤。及時處理顧客的退換貨請求，核對退換商品的批次信息與銷售記錄是否一致。批次標識與記錄批次標識要求1.供應商應在商品的包裝或標簽上清晰標注商品的批次號、生產日期、保質期等信息。2.公司倉儲部門和門店應在商品的存儲容器、貨架等位置設置明顯的批次標識，注明商品的批次號、名稱、規(guī)格、數量等信息。3.對于散裝商品，應使用專門的容器進行盛放，并在容器上標注商品的批次信息。批次記錄內容1.采購記錄：包括采購訂單號、供應商名稱、商品名稱、規(guī)格、數量、批次號、采購日期等信息。2.入庫記錄：包括入庫單號、商品名稱、規(guī)格、數量、批次號、入庫日期、存放位置等信息。3.銷售記錄：包括銷售單號、商品名稱、規(guī)格、數量、批次號、銷售日期、顧客信息等信息。4.庫存記錄：包括商品名稱、規(guī)格、數量、批次號、庫存位置、入庫日期、保質期等信息。5.質量檢驗記錄：包括檢驗單號、商品名稱、規(guī)格、批次號、檢驗日期、檢驗結果等信息。批次記錄保存1.所有批次記錄應采用紙質或電子文檔的形式進行保存，保存期限不少于商品保質期結束后2年。2.公司應建立專門的批次記錄檔案庫，對批次記錄進行分類存儲和管理，便于查詢和追溯。3.電子文檔的批次記錄應定期進行備份，防止數據丟失。采購與入庫管理采購環(huán)節(jié)1.采購部門在選擇供應商時，應優(yōu)先選擇具有良好信譽和質量保證體系的供應商，并要求供應商提供商品的批次管理相關資料。2.采購合同中應明確規(guī)定供應商的批次管理責任和義務，包括批次標識、記錄、追溯等要求。3.采購部門在下達采購訂單時，應在訂單中注明商品的批次要求，確保采購的商品符合公司的批次管理標準。入庫環(huán)節(jié)1.倉儲部門在收到商品后，應及時組織收貨員進行驗收。收貨員應按照采購訂單和供應商提供的送貨單，核對商品的名稱、規(guī)格、數量、批次號等信息是否一致。2.對于需要進行質量檢驗的商品，收貨員應通知質量控制部門進行檢驗。只有檢驗合格的商品才能辦理入庫手續(xù)。3.收貨員在驗收過程中發(fā)現商品的批次信息不符合要求或存在質量問題時，應及時通知采購部門與供應商協(xié)商處理。4.商品入庫后，倉儲部門應按照批次對商品進行分類存儲，并在庫存管理系統(tǒng)中更新商品的批次信息和庫存數量。存儲與銷售管理存儲管理1.倉儲部門應根據商品的特性和保質期，合理安排商品的存儲位置和存儲條件。對于易受潮、易變質的商品，應采取相應的防潮、防霉措施。2.不同批次的商品應分開存放，避免混淆。對于臨近保質期的商品，應設置專門的區(qū)域進行存放，并進行明顯的標識。3.倉儲部門應定期對庫存商品進行盤點，檢查商品的批次信息和庫存數量是否與系統(tǒng)記錄一致。如發(fā)現差異，應及時查明原因并進行調整。銷售管理1.門店理貨員在陳列商品時，應按照先進先出的原則進行擺放，確保先入庫的商品先銷售。2.收銀員在銷售商品時，應仔細核對商品的條碼和批次信息，確保銷售的商品與系統(tǒng)記錄一致。3.門店應定期對銷售數據進行分析，及時掌握商品的銷售情況和批次流轉情況。對于銷售緩慢或臨近過期的商品，應采取促銷等措施進行處理。質量追溯與召回質量追溯1.當發(fā)現商品存在質量問題或顧客反饋商品質量異常時，公司應立即啟動質量追溯程序。2.質量控制部門應根據商品的批次信息，通過查詢采購記錄、入庫記錄、銷售記錄等，快速追溯商品的來源和流向，確定問題商品的范圍和數量。3.相關部門應配合質量控制部門的追溯工作，提供準確的批次信息和相關記錄。商品召回1.當確定商品存在嚴重質量問題時，公司應立即啟動商品召回程序。2.總部應及時通知相關門店停止銷售問題商品，并對已銷售的問題商品進行召回。3.門店應積極配合總部的召回工作，通過電話、短信、公告等方式通知購買問題商品的顧客，并為顧客辦理退換貨手續(xù)。4.公司應及時對召回的商品進行處理，分析問題產生的原因，采取相應的改進措施，防止類似問題再次發(fā)生。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.總部質量控制部門應定期對門店的批次管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括批次標識、記錄、存儲、銷售等方面。2.門店經理應每天對門店的批次管理工作進行自查，及時發(fā)現和糾正問題。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門和門店限期整改。考核評價1.公司應建立批次管理考核評價制度，對各部門和門店的批次管理工