資料動(dòng)態(tài)管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司資料的動(dòng)態(tài)管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性和安全性，提高資料的利用效率，為公司的決策、運(yùn)營(yíng)和發(fā)展提供有力支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及下屬機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生、收集、整理、存儲(chǔ)、使用、傳遞和銷毀的各類資料，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、報(bào)告、數(shù)據(jù)、圖表、圖紙、音像資料等。（三）基本原則1.合法性原則：資料管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求。2.準(zhǔn)確性原則：確保資料內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，避免虛假信息和錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的產(chǎn)生。3.完整性原則：涵蓋公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)方面，保證資料的全面性和系統(tǒng)性，不遺漏重要信息。4.及時(shí)性原則：資料的產(chǎn)生、處理和更新應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)，以滿足公司決策和業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)的需要。5.安全性原則：采取有效措施保護(hù)資料的安全，防止資料泄露、丟失、篡改或損壞。6.保密性原則：對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等資料，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保信息不被非法獲取或傳播。（四）職責(zé)分工1.資料管理部門負(fù)責(zé)制定和完善公司資料動(dòng)態(tài)管理辦法，并組織實(shí)施。統(tǒng)籌規(guī)劃公司資料管理體系，建立資料分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。負(fù)責(zé)公司各類資料的集中收集、整理、存儲(chǔ)、保管和維護(hù)，確保資料的完整性和安全性。定期對(duì)公司資料進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理資料管理中存在的問題。提供資料查詢、借閱等服務(wù)，滿足公司內(nèi)部各部門的使用需求。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的資料管理工作，開展資料管理培訓(xùn)和宣傳，提高員工的資料管理意識(shí)。2.各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生資料的及時(shí)收集、整理和初步審核，確保資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。按照公司資料管理部門的要求，定期將本部門的資料移交至資料管理部門進(jìn)行集中管理。嚴(yán)格遵守公司資料管理規(guī)定，妥善保管本部門留存的資料，不得擅自銷毀或丟失。在業(yè)務(wù)活動(dòng)中需要使用資料時(shí)，按照規(guī)定的流程向資料管理部門申請(qǐng)查詢、借閱，并按時(shí)歸還。配合資料管理部門開展資料清查、盤點(diǎn)等工作，提供必要的協(xié)助和支持。二、資料的分類與編號(hào)（一）資料分類根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)和資料的性質(zhì)、用途，將資料分為以下幾類：1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等行政公文。2.合同協(xié)議類：公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等法律文件。3.財(cái)務(wù)報(bào)表類：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料。4.業(yè)務(wù)報(bào)表類：銷售報(bào)表、采購(gòu)報(bào)表、生產(chǎn)報(bào)表、庫存報(bào)表等反映公司業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)情況的報(bào)表。5.項(xiàng)目文檔類：項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目總結(jié)、項(xiàng)目文檔等與項(xiàng)目相關(guān)的資料。6.技術(shù)資料類：產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)研發(fā)資料等技術(shù)方面的資料。7.市場(chǎng)資料類：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、市場(chǎng)分析報(bào)告、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料、客戶信息等市場(chǎng)相關(guān)資料。8.人力資源類：?jiǎn)T工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料、薪酬福利資料等人力資源管理資料。9.其他資料類：不屬于以上分類的其他各類資料，如會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)記錄、宣傳資料、音像資料等。（二）資料編號(hào)為便于資料的識(shí)別、查詢和管理，對(duì)每類資料進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.編號(hào)結(jié)構(gòu)：采用字母和數(shù)字相結(jié)合的方式，共[X]位。前[X1]位為資料類別代碼，根據(jù)上述資料分類確定。中間[X2]位為年份代碼，取公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字。后[X3]位為順序號(hào)，按照資料產(chǎn)生的先后順序依次編排。2.示例：行政文件類中2023年第5號(hào)文件的編號(hào)為XZ23005，其中“XZ”為行政文件類的類別代碼，“23”為年份代碼，“005”為順序號(hào)。三、資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確資料收集的責(zé)任人，確保業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的資料能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地收集。2.資料收集應(yīng)涵蓋業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程，包括但不限于項(xiàng)目策劃、實(shí)施、驗(yàn)收等各個(gè)階段。3.對(duì)于外來文件，如政府部門的政策文件、合作單位的函件等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記和收集。（二）整理要求1.收集到的資料應(yīng)按照資料分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類，剔除重復(fù)、無效的資料。2.對(duì)資料進(jìn)行整理，確保資料內(nèi)容完整、格式規(guī)范、字跡清晰。3.對(duì)于重要資料，應(yīng)進(jìn)行原件與復(fù)印件的核對(duì)，確保復(fù)印件與原件一致。4.資料整理過程中，應(yīng)編制資料清單，詳細(xì)記錄資料的名稱、編號(hào)、日期、來源、整理人等信息。四、資料的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.采用電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式。對(duì)于重要且需長(zhǎng)期保存的資料，應(yīng)同時(shí)保存電子文檔和紙質(zhì)文檔；對(duì)于一般性資料，可根據(jù)實(shí)際情況選擇存儲(chǔ)方式，但應(yīng)確保資料的可追溯性。2.電子資料應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照資料分類建立文件夾結(jié)構(gòu)，進(jìn)行有序存儲(chǔ)。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子資料進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。按照資料類別和編號(hào)順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。（二）保管期限根據(jù)資料的性質(zhì)和重要程度，確定不同資料的保管期限：1.永久保管：涉及公司重大決策、核心業(yè)務(wù)、重要資產(chǎn)、法律糾紛等方面的資料，如公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、重大合同協(xié)議、審計(jì)報(bào)告等，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：保管期限為[X]年的資料，包括公司年度財(cái)務(wù)報(bào)表、重要項(xiàng)目文檔、技術(shù)研發(fā)資料等。3.短期保管：保管期限為[X]年的資料，如一般性行政文件、業(yè)務(wù)報(bào)表等。（三）保管責(zé)任1.資料管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資料的日常保管工作，定期對(duì)資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保資料的安全和完整。2.對(duì)于電子資料，保管人員應(yīng)定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查，防止病毒感染、硬件損壞等情況導(dǎo)致資料丟失或損壞。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置不同級(jí)別的訪問權(quán)限，確保資料的保密性。3.對(duì)于紙質(zhì)資料，保管人員應(yīng)保持檔案柜的清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣，防止資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。五、資料的使用與傳遞（一）使用規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要使用資料時(shí)，應(yīng)填寫《資料使用申請(qǐng)表》，注明使用目的、資料名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至資料管理部門。2.資料管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，核實(shí)資料的可用性和安全性后，辦理資料借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞資料。使用完畢后，應(yīng)按時(shí)歸還資料管理部門，歸還時(shí)資料管理部門應(yīng)對(duì)資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。4.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等資料，使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，不得在未經(jīng)授權(quán)的情況下向任何第三方透露資料內(nèi)容。（二）傳遞規(guī)定1.資料在公司內(nèi)部傳遞時(shí)，應(yīng)采用安全、可靠的方式，如專人送達(dá)、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)取?.傳遞電子資料時(shí)，應(yīng)確保資料的完整性和準(zhǔn)確性，避免數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，應(yīng)在傳輸過程中采取加密等安全措施，防止資料泄露。3.傳遞紙質(zhì)資料時(shí)，應(yīng)進(jìn)行登記，記錄資料的名稱、編號(hào)、傳遞時(shí)間、接收部門等信息。接收部門收到資料后，應(yīng)及時(shí)在登記表上簽字確認(rèn)。六、資料的清查與盤點(diǎn)（一）清查盤點(diǎn)周期1.資料管理部門應(yīng)定期對(duì)公司資料進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次局部清查盤點(diǎn)。2.各部門應(yīng)配合資料管理部門開展清查盤點(diǎn)工作，對(duì)本部門留存的資料進(jìn)行自查，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。（二）清查盤點(diǎn)內(nèi)容1.核對(duì)資料的實(shí)際數(shù)量與資料清單記錄是否一致，檢查資料是否有丟失、損壞等情況。2.檢查資料的分類、編號(hào)是否正確，存儲(chǔ)位置是否合理，便于查找和使用。3.核實(shí)資料的保管期限是否符合規(guī)定，是否存在超過保管期限未處理的資料。4.檢查資料的使用和傳遞記錄，確保資料的流轉(zhuǎn)過程可追溯。（三）清查盤點(diǎn)結(jié)果處理1.清查盤點(diǎn)結(jié)束后，資料管理部門應(yīng)編制《資料清查盤點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)記錄清查盤點(diǎn)的情況，包括發(fā)現(xiàn)的問題、原因分析以及處理建議等。2.對(duì)于清查盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，如資料丟失、損壞、編號(hào)錯(cuò)誤等，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.根據(jù)清查盤點(diǎn)結(jié)果，對(duì)資料管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，針對(duì)存在的問題，及時(shí)調(diào)整和完善資料管理辦法和流程，不斷提高資料管理水平。七、資料的銷毀（一）銷毀條件1.資料保管期限屆滿，且已無繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)變更等原因，導(dǎo)致資料不再需要的。3.資料存在嚴(yán)重質(zhì)量問題，無法修復(fù)或已失去使用價(jià)值的。4.涉及法律糾紛等特殊情況，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)需要銷毀的資料。（二）銷毀程序1.由資料管理部門提出資料銷毀申請(qǐng)，填寫《資料銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，并附上相關(guān)證明材料。2.《資料銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于涉及公司重要資產(chǎn)、核心業(yè)務(wù)等敏感資料的銷毀，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.審批通過后，資料管理部門組織實(shí)施資料銷毀工作。銷毀方式可根據(jù)資料的性質(zhì)和數(shù)量選擇合適的方法，如粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等，確保資料無法恢復(fù)。4.資料銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并填寫《資料銷毀記錄》，記錄銷毀資料的名稱、編