詢價文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司詢價文件管理，規(guī)范詢價流程，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有采購項目的詢價文件管理，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：詢價文件的編制、審核、發(fā)布、執(zhí)行等環(huán)節(jié)必須符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.規(guī)范性原則：詢價文件應(yīng)按照統(tǒng)一的格式和內(nèi)容要求進(jìn)行編制，確保文件的規(guī)范性和一致性。3.準(zhǔn)確性原則：詢價文件中的技術(shù)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免因表述不清或歧義導(dǎo)致采購糾紛。4.公正性原則：詢價文件應(yīng)公平對待所有潛在供應(yīng)商，不得設(shè)置不合理的條件限制或排斥潛在供應(yīng)商。5.保密性原則：詢價文件涉及公司商業(yè)機(jī)密和采購信息，相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、詢價文件的編制（一）編制主體詢價文件由采購部門負(fù)責(zé)編制，必要時可會同技術(shù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門共同編制。（二）編制依據(jù)1.公司采購計劃和需求。2.國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。3.市場調(diào)研情況。4.以往采購項目的經(jīng)驗教訓(xùn)。（三）編制內(nèi)容1.詢價函項目名稱、編號、采購內(nèi)容、數(shù)量、交貨時間、交貨地點(diǎn)等基本信息。對供應(yīng)商的資質(zhì)要求，如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、業(yè)績證明等。詢價文件的獲取方式、截止日期和地點(diǎn)。報價要求，如報價方式、報價有效期等。2.采購需求詳細(xì)的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、性能參數(shù)等要求。圖紙、樣品、技術(shù)文件等相關(guān)資料。服務(wù)要求，如售后服務(wù)內(nèi)容、響應(yīng)時間等。3.商務(wù)條款合同條款，如付款方式、交貨方式、驗收標(biāo)準(zhǔn)等。價格條款，如報價范圍、價格調(diào)整方式等。違約責(zé)任條款，如供應(yīng)商違約的處理方式等。4.附件供應(yīng)商資格證明文件格式。報價文件格式。其他相關(guān)文件，如技術(shù)方案、售后服務(wù)承諾等。（四）編制要求1.詢價文件應(yīng)內(nèi)容完整、表述清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的條款。2.技術(shù)規(guī)格和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確、具體，具有可操作性，能夠滿足公司實際需求。3.商務(wù)條款應(yīng)公平合理，符合市場行情，同時要考慮公司的利益和風(fēng)險。4.詢價文件應(yīng)預(yù)留足夠的時間供供應(yīng)商準(zhǔn)備報價文件，一般不少于[X]個工作日。三、詢價文件的審核（一）審核主體詢價文件編制完成后，應(yīng)提交采購部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，初審?fù)ㄟ^后提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。（二）審核內(nèi)容1.合法性審核：檢查詢價文件是否符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.規(guī)范性審核：檢查詢價文件的格式、內(nèi)容是否符合公司規(guī)定的要求。3.準(zhǔn)確性審核：檢查詢價文件中的技術(shù)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤。4.公正性審核：檢查詢價文件是否公平對待所有潛在供應(yīng)商，是否存在不合理的條件限制或排斥潛在供應(yīng)商的情況。5.完整性審核：檢查詢價文件的內(nèi)容是否完整，是否涵蓋了采購項目的所有關(guān)鍵信息。（三）審核意見處理1.審核通過的詢價文件，由審核人簽字確認(rèn)后，方可發(fā)布。2.審核不通過的詢價文件，采購部門應(yīng)根據(jù)審核意見進(jìn)行修改，修改完成后重新提交審核，直至審核通過。四、詢價文件的發(fā)布（一）發(fā)布渠道詢價文件應(yīng)通過公司內(nèi)部采購平臺、電子郵件、書面通知等方式向潛在供應(yīng)商發(fā)布。（二）發(fā)布時間詢價文件應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)發(fā)布，確保潛在供應(yīng)商有足夠的時間準(zhǔn)備報價文件。一般情況下，詢價文件應(yīng)在采購項目啟動后的[X]個工作日內(nèi)發(fā)布。（三）發(fā)布要求1.發(fā)布的詢價文件應(yīng)清晰、完整，確保潛在供應(yīng)商能夠準(zhǔn)確獲取文件內(nèi)容。2.發(fā)布詢價文件時，應(yīng)同時告知潛在供應(yīng)商詢價文件的獲取方式、截止日期和地點(diǎn)等重要信息。3.對于重要的采購項目，可組織潛在供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場答疑或召開詢價會議，解答供應(yīng)商對詢價文件的疑問。五、詢價文件的接收與登記（一）接收主體采購部門負(fù)責(zé)接收潛在供應(yīng)商提交的報價文件。（二）接收時間報價文件應(yīng)在詢價文件規(guī)定的截止日期前送達(dá)指定地點(diǎn)，逾期送達(dá)的報價文件將不予接收。（三）登記內(nèi)容采購部門應(yīng)建立報價文件登記臺賬，對收到的報價文件進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、項目名稱、詢價文件編號、報價文件送達(dá)時間、報價金額等信息。（四）接收要求1.接收報價文件時，應(yīng)檢查文件的完整性和密封性，如發(fā)現(xiàn)文件有破損或密封不嚴(yán)的情況，應(yīng)及時通知供應(yīng)商進(jìn)行補(bǔ)正。2.對接收的報價文件應(yīng)妥善保管，防止文件丟失或損壞。六、詢價文件的評審（一）評審主體采購部門應(yīng)組織成立詢價評審小組，負(fù)責(zé)對報價文件進(jìn)行評審。詢價評審小組由采購部門、技術(shù)部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成，成員人數(shù)一般不少于[X]人。（二）評審內(nèi)容1.商務(wù)評審：主要評審報價文件的商務(wù)條款響應(yīng)情況，包括報價、付款方式、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.技術(shù)評審：主要評審報價文件的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、性能參數(shù)等內(nèi)容是否滿足詢價文件的要求。3.價格評審：主要評審報價文件的價格合理性，通過比較各供應(yīng)商的報價，選擇價格最優(yōu)的供應(yīng)商。（三）評審方法1.綜合評分法：根據(jù)商務(wù)、技術(shù)、價格等方面的評審內(nèi)容，制定詳細(xì)的評分標(biāo)準(zhǔn)，對各供應(yīng)商的報價文件進(jìn)行打分，得分最高的供應(yīng)商為中標(biāo)候選人。2.最低價法：在滿足詢價文件實質(zhì)性要求的前提下，選擇報價最低的供應(yīng)商為中標(biāo)候選人。（四）評審程序1.詢價評審小組應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)對報價文件進(jìn)行評審，評審過程應(yīng)客觀、公正、公平。2.評審過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的報價文件存在疑問或需要進(jìn)一步澄清的問題，詢價評審小組應(yīng)及時通知供應(yīng)商進(jìn)行答疑或補(bǔ)正。3.詢價評審小組完成評審后，應(yīng)出具評審報告，推薦中標(biāo)候選人，并說明推薦理由。七、詢價文件的簽訂與執(zhí)行（一）簽訂主體采購部門應(yīng)根據(jù)詢價評審小組的推薦意見，與中標(biāo)候選人簽訂采購合同。（二）簽訂時間采購合同應(yīng)在中標(biāo)通知書發(fā)出后的[X]個工作日內(nèi)簽訂。（三）簽訂要求1.簽訂的采購合同應(yīng)與詢價文件和中標(biāo)候選人的報價文件內(nèi)容一致，不得擅自變更合同條款。2.采購合同簽訂前，應(yīng)報公司法律部門進(jìn)行審核，確保合同的合法性和有效性。3.采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門履行合同職責(zé)。（四）執(zhí)行監(jiān)督1.采購部門應(yīng)負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.技術(shù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門應(yīng)按照合同要求，對供應(yīng)商提供的物資或服務(wù)進(jìn)行驗收，確保符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時間，及時支付貨款。八、詢價文件的歸檔與保管（一）歸檔主體采購部門負(fù)責(zé)詢價文件的歸檔工作。（二）歸檔內(nèi)容詢價文件歸檔的內(nèi)容包括詢價文件編制過程中形成的各類文件、報價文件、評審報告、采購合同等相關(guān)資料。（三）歸檔要求1.詢價文件應(yīng)按照項目進(jìn)行分類歸檔，確保文件的完整性和系統(tǒng)性。2.歸檔的詢價文件應(yīng)進(jìn)行編號和標(biāo)注，以便于查找和查閱。3.詢價文件應(yīng)妥善保管，保存期限一般不少于[X]年。（四）保管方式詢價文件可采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)