違反公函管理辦法《[公司/組織名稱]公函管理辦法》總則目的為加強公司/組織公函管理，規(guī)范公函的制發(fā)、使用和歸檔等工作，維護公函的嚴肅性和權(quán)威性，確保公函在公司/組織各項工作中發(fā)揮有效作用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)通行標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)以及與外部單位之間公函的管理工作。定義本辦法所稱公函，是指公司/組織在處理公務活動中，按照特定格式和程序制發(fā)的，用于與外部單位商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項等的正式文書。公函的分類與格式分類1.商洽函：用于公司/組織與外部單位之間商洽工作、聯(lián)系有關(guān)事宜，如業(yè)務合作洽談、人員交流等。2.詢問函：用于向外部單位詢問有關(guān)事項，如政策咨詢、業(yè)務信息查詢等。3.答復函：用于答復外部單位的詢問或商洽事項，明確表達公司/組織的意見和態(tài)度。4.請批函：用于向有批準權(quán)限的外部單位請求批準有關(guān)事項，如項目審批、業(yè)務許可等。5.告知函：用于向外部單位告知有關(guān)情況，如公司/組織的重大決策、業(yè)務變更等。格式1.首部標題：一般由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成，如“[公司/組織名稱]關(guān)于[具體事項]的函”。發(fā)文字號：由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成，如“[公司代字]〔年份〕第[序號]號”。主送機關(guān)：即公函的受理單位，應使用全稱或規(guī)范化簡稱。2.正文開頭：簡要說明發(fā)函的緣由、目的或依據(jù)。主體：詳細闡述公函的具體事項，內(nèi)容應明確、具體、條理清晰。結(jié)尾：根據(jù)不同類型的公函，使用相應的結(jié)束語，如“特此函商”“請予函復”“特此函告”等。3.尾部發(fā)文機關(guān)署名：應使用全稱，并加蓋公章。成文日期：以負責人簽發(fā)的日期為準。公函的制發(fā)流程起草1.各部門根據(jù)工作需要，確定公函的內(nèi)容和類型，并指定專人負責起草。2.起草人應認真研究相關(guān)政策法規(guī)和業(yè)務情況，確保公函內(nèi)容準確、合法、合理。3.公函起草完成后，應進行認真審核，確保格式規(guī)范、語言通順、邏輯嚴謹。審核1.公函起草完成后，由部門負責人進行初審，重點審核公函的內(nèi)容是否符合工作實際、是否存在政策風險等。2.初審通過后，將公函提交給公司/組織辦公室進行復審，復審主要審核公函的格式、文字表述等是否符合規(guī)范要求。3.對于涉及重大事項或重要政策的公函，還應組織相關(guān)部門進行會簽，廣泛征求意見和建議。簽發(fā)1.經(jīng)審核通過的公函，根據(jù)公司/組織的審批權(quán)限，由相應的負責人簽發(fā)。2.簽發(fā)人應認真審閱公函內(nèi)容，簽署明確的意見和姓名、日期。編號與登記1.公函簽發(fā)后，由公司/組織辦公室統(tǒng)一編號，并進行登記。登記內(nèi)容包括公函的發(fā)文字號、標題、主送機關(guān)、成文日期等。2.編號和登記工作應及時、準確，確保公函的可追溯性。印制與分發(fā)1.公函編號和登記后，由公司/組織辦公室負責印制。印制應嚴格按照規(guī)定的格式和要求進行，確保公函的質(zhì)量。2.公函印制完成后，應及時分發(fā)給主送機關(guān)和相關(guān)抄送單位。分發(fā)方式可根據(jù)實際情況選擇郵寄、專人送達等。公函的使用規(guī)范合法合規(guī)使用1.公函的使用應嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)章制度，不得利用公函從事違法違規(guī)活動。2.公函的內(nèi)容應真實、準確，不得虛構(gòu)事實、隱瞞真相。一事一函公函應遵循一事一函的原則，即一份公函只涉及一個具體事項，避免在一份公函中同時處理多個不同的事項，以確保公函內(nèi)容的清晰和明確。及時回復對于收到的外部單位的公函，各部門應及時進行處理，并在規(guī)定的時間內(nèi)給予回復。如因特殊情況無法及時回復，應及時向?qū)Ψ秸f明原因。保密要求公函涉及公司/組織的機密信息或敏感內(nèi)容時，應嚴格按照公司/組織的保密制度進行管理，確保信息安全。公函的歸檔與保管歸檔范圍公司/組織制發(fā)和收到的所有公函，包括紙質(zhì)公函和電子公函，均應進行歸檔。歸檔時間公函辦理完畢后，應在一個月內(nèi)完成歸檔工作。歸檔要求1.歸檔的公函應按照發(fā)文字號、時間順序等進行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.紙質(zhì)公函應裝訂成冊，并標注檔案編號、名稱、日期等信息；電子公函應存儲在指定的服務器或存儲設備中，并建立相應的索引。保管期限公函的保管期限根據(jù)其重要程度和保存價值分為永久、長期和短期三種。具體保管期限按照國家有關(guān)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。查閱與借閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱公函檔案的，應填寫查閱/借閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，方可進行查閱或借閱。2.查閱或借閱公函檔案時，應遵守檔案管理規(guī)定，不得損壞、涂改、丟失檔案。違反公函管理辦法的責任追究責任認定1.對于違反本辦法規(guī)定的行為，將根據(jù)情節(jié)輕重和造成的后果，認定相關(guān)責任人的責任。2.責任主體包括公函的起草人、審核人、簽發(fā)人以及其他參與公函管理工作的人員。責任形式1.批評教育：對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予相關(guān)責任人批評教育，責令其限期改正。2.通報批評：對于情節(jié)較重的違規(guī)行為，在公司/組織內(nèi)部進行通報批評，以起到警示作用。3.經(jīng)濟處罰：對于因違規(guī)行為給公司/組織造成經(jīng)濟損失的，視情況給予相關(guān)責任人一定的經(jīng)濟處罰。4.紀律處分：對于嚴重違反本辦法規(guī)定，造成惡劣影響的，給予相關(guān)責任人紀律處分，直至解除勞動合同。追究程序1.發(fā)現(xiàn)違反公函管理辦法的行為后，由公司/組織辦公室進行調(diào)查核實，并形成調(diào)查報告。