記錄分級管理辦法總則目的為了加強(qiáng)公司記錄的管理，確保記錄的真實(shí)性、完整性和可追溯性，規(guī)范記錄的分級管理流程，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門在生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動中形成的各類記錄?；驹瓌t1.依法依規(guī)原則：記錄的管理應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：記錄應(yīng)如實(shí)反映實(shí)際發(fā)生的情況，不得偽造、篡改。3.分級分類原則：根據(jù)記錄的重要性、使用頻率等因素進(jìn)行分級分類管理。4.便于查詢原則：記錄的存儲和檢索應(yīng)方便快捷，便于使用人員獲取所需信息。記錄的分類與分級記錄的分類1.生產(chǎn)記錄：包括生產(chǎn)過程中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)記錄、工藝參數(shù)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等。2.管理記錄：涵蓋行政管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理等方面的記錄，如文件收發(fā)記錄、考勤記錄、費(fèi)用報(bào)銷記錄等。3.技術(shù)記錄：涉及產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新等活動的記錄，如實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)記錄、技術(shù)圖紙等。4.質(zhì)量記錄：與產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)的記錄，如原材料檢驗(yàn)記錄、成品檢驗(yàn)記錄、質(zhì)量體系審核記錄等。記錄的分級根據(jù)記錄對公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的影響程度、重要性以及保存期限等因素，將記錄分為以下三級：1.A級記錄定義：對公司生產(chǎn)經(jīng)營活動具有重大影響，涉及公司核心業(yè)務(wù)、關(guān)鍵環(huán)節(jié)，或法律法規(guī)有明確要求長期保存的記錄。范圍：如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、生產(chǎn)工藝文件、重大合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。保存期限：一般為長期保存，具體期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。2.B級記錄定義：對公司生產(chǎn)經(jīng)營活動有較大影響，涉及重要業(yè)務(wù)流程、關(guān)鍵崗位工作，需要保存一定期限以供查詢和追溯的記錄。范圍：如生產(chǎn)計(jì)劃、銷售訂單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、員工培訓(xùn)記錄等。保存期限：通常為[X]年。3.C級記錄定義：對公司生產(chǎn)經(jīng)營活動影響較小，一般性的業(yè)務(wù)記錄，保存期限較短。范圍：如日常辦公文件、一般性會議記錄、臨時(shí)性通知等。保存期限：一般為[X]年。記錄的形成與填寫記錄的產(chǎn)生1.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要和業(yè)務(wù)流程，及時(shí)、準(zhǔn)確地產(chǎn)生各類記錄。2.記錄的產(chǎn)生應(yīng)遵循客觀事實(shí)，不得提前或滯后填寫。記錄的填寫要求1.記錄應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆填寫，字跡清晰、工整，不得使用鉛筆、圓珠筆或褪色墨水填寫。2.記錄內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確，不得有空缺、遺漏或模糊不清的地方。3.對于需要簽字確認(rèn)的記錄，相關(guān)人員應(yīng)在規(guī)定位置簽字，簽字應(yīng)真實(shí)有效。4.記錄如有修改，應(yīng)在修改處劃雙橫線，并由修改人簽字注明修改日期。記錄的收集與整理記錄的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄的收集工作，確保記錄按時(shí)、完整地收集到指定地點(diǎn)。2.收集記錄時(shí)，應(yīng)核對記錄的完整性和準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與記錄產(chǎn)生部門溝通解決。記錄的整理1.收集到的記錄應(yīng)按照分類和分級的要求進(jìn)行整理，確保同類記錄集中存放。2.對于紙質(zhì)記錄，應(yīng)進(jìn)行編號、裝訂，編制目錄，以便于查詢和管理。3.對于電子記錄，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在指定的電子存儲介質(zhì)中，建立相應(yīng)的索引和目錄。記錄的存儲與保管存儲方式1.紙質(zhì)記錄：應(yīng)存放在專門的文件柜或檔案室中，按照分類和分級順序排列，便于查找和取用。2.電子記錄：應(yīng)存儲在服務(wù)器、磁盤陣列或其他安全可靠的電子存儲設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。保管要求1.檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保記錄的安全保存。2.對于電子記錄，應(yīng)采取加密、訪問控制等安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露和非法篡改。3.定期對記錄進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保記錄的數(shù)量和完整性與實(shí)際情況相符。記錄的查閱與借閱查閱權(quán)限1.A級記錄：因工作需要查閱A級記錄的，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)查閱。2.B級記錄：查閱B級記錄的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。3.C級記錄：一般員工可在本部門范圍內(nèi)查閱C級記錄，如需跨部門查閱，需經(jīng)記錄所在部門負(fù)責(zé)人同意。查閱流程1.查閱人應(yīng)填寫《記錄查閱申請表》，注明查閱記錄的名稱、級別、查閱目的等信息。2.按照查閱權(quán)限審批流程進(jìn)行審批，審批通過后，由記錄保管部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱記錄，不得擅自將記錄帶出查閱地點(diǎn)，不得在記錄上涂改、標(biāo)記或損壞。借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱記錄，如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)按照查閱權(quán)限進(jìn)行審批。2.借閱記錄時(shí)，借閱人應(yīng)填寫《記錄借閱申請表》，注明借閱記錄的名稱、級別、借閱期限等信息。3.經(jīng)審批通過后，借閱人應(yīng)與記錄保管部門簽訂《記錄借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的記錄，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在記錄上涂改、標(biāo)記或損壞，借閱期滿后應(yīng)及時(shí)歸還。記錄的銷毀銷毀條件1.記錄超過保存期限，且已無查閱和追溯價(jià)值的。2.記錄因自然災(zāi)害、意外事故等原因損壞，無法修復(fù)且已無保存必要的。3.法律法規(guī)規(guī)定可以銷毀的其他記錄。銷毀流程1.各部門應(yīng)定期對本部門保存的記錄進(jìn)行清理，確定需要銷毀的記錄清單，并填寫《記錄銷毀申請表》。2.《記錄銷毀申請表》應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.對于紙質(zhì)記錄，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程，確保記錄徹底銷毀。4.對于電子記錄，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀，并保留銷毀記錄。5.記錄銷毀后，應(yīng)在《記錄銷毀申請表》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由銷毀人和監(jiān)督人簽字確認(rèn)。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立記錄管理監(jiān)督小組，定期對各部門記錄的形成、收集、整理、存儲、查閱、借閱和銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括記錄的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，以及記錄管理流程的執(zhí)行情況等?？己宿k法1.對于記錄管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。2.