機關(guān)單位會議費管理制度一、制度概述

機關(guān)單位會議費管理制度是為了規(guī)范機關(guān)單位會議經(jīng)費的管理和使用，提高會議效率，防止浪費，確保會議經(jīng)費使用的合規(guī)性。本制度適用于各級機關(guān)單位內(nèi)部各類會議的經(jīng)費管理。

一、制度依據(jù)

1.《中華人民共和國預(yù)算法》

2.《中央和國家機關(guān)會議費管理辦法》

3.《機關(guān)事務(wù)管理條例》

4.《機關(guān)單位財務(wù)管理制度》

二、會議費管理原則

1.合法性原則：會議經(jīng)費的使用必須符合國家法律法規(guī)和政策規(guī)定。

2.合規(guī)性原則：會議經(jīng)費的使用必須遵守財務(wù)管理制度和規(guī)定。

3.效率性原則：提高會議效率，降低會議成本。

4.透明性原則：會議經(jīng)費的使用情況應(yīng)公開透明。

三、會議費用構(gòu)成

1.會議場地租賃費

2.會議資料印刷費

3.會議設(shè)備租賃費

4.會議交通費

5.會議住宿費

6.會議餐飲費

7.會議禮品費

8.其他必要費用

四、會議費用預(yù)算

1.單位根據(jù)年度工作計劃和會議需求，編制會議經(jīng)費預(yù)算。

2.預(yù)算應(yīng)包括會議費用構(gòu)成中的各項費用。

3.預(yù)算編制應(yīng)遵循節(jié)約、合理、合規(guī)的原則。

五、會議費用報銷

1.嚴(yán)格按照會議費用預(yù)算執(zhí)行，不得超支。

2.參會人員應(yīng)提供會議通知、簽到表等證明材料。

3.會議費用報銷應(yīng)提供合法的發(fā)票或收據(jù)。

4.會議費用報銷應(yīng)在會議結(jié)束后一個月內(nèi)完成。

六、會議費用審計

1.定期對會議費用進(jìn)行審計，確保會議經(jīng)費使用的合規(guī)性。

2.審計發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時糾正，并追究相關(guān)責(zé)任。

七、會議費用監(jiān)督

1.單位內(nèi)部設(shè)立專門的會議費用監(jiān)督管理部門。

2.監(jiān)督部門負(fù)責(zé)對會議費用進(jìn)行監(jiān)督，確保會議經(jīng)費使用的合規(guī)性。

八、會議費用信息公開

1.單位應(yīng)定期公開會議費用使用情況，接受社會監(jiān)督。

2.公開內(nèi)容包括會議名稱、時間、地點、參會人員、費用構(gòu)成等。

九、違反會議費管理制度的處理

1.對違反會議費管理制度的單位和個人，依法依規(guī)進(jìn)行處理。

2.處理措施包括警告、通報批評、扣發(fā)獎金、追究法律責(zé)任等。

十、附則

本制度自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。

二、會議費管理原則

機關(guān)單位在管理會議費用時，需遵循以下原則，以確保經(jīng)費使用的合理性和合規(guī)性：

1.合法性原則：會議經(jīng)費的使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和政策，不得用于違反規(guī)定的用途。

2.合規(guī)性原則：會議經(jīng)費的管理和使用必須符合《中央和國家機關(guān)會議費管理辦法》、《機關(guān)事務(wù)管理條例》和《機關(guān)單位財務(wù)管理制度》等相關(guān)規(guī)定。

3.效率性原則：會議的組織和召開應(yīng)當(dāng)注重效率，減少不必要的會議，縮短會議時間，提高會議質(zhì)量，從而降低會議成本。

4.透明性原則：會議經(jīng)費的使用情況應(yīng)當(dāng)公開透明，接受單位內(nèi)部和外部監(jiān)督，確保每一筆費用的合理性和必要性。

5.節(jié)約性原則：在保證會議效果的前提下，應(yīng)盡量節(jié)約使用經(jīng)費，避免浪費，合理規(guī)劃會議規(guī)模和標(biāo)準(zhǔn)。

6.責(zé)任性原則：會議經(jīng)費的管理和使用責(zé)任到人，明確各部門和個人的職責(zé)，確保經(jīng)費使用的安全性和準(zhǔn)確性。

7.事后審計原則：會議結(jié)束后，應(yīng)對會議經(jīng)費的使用情況進(jìn)行審計，確保經(jīng)費使用的合規(guī)性和有效性。

8.信息化管理原則：積極采用信息化手段，提高會議經(jīng)費管理的效率和準(zhǔn)確性，減少人為因素的干擾。

三、會議費用構(gòu)成

會議費用的構(gòu)成主要包括以下幾個方面：

1.會議場地租賃費：包括會議室的租賃費用，以及為會議提供必要的設(shè)施和服務(wù)所產(chǎn)生的費用。

2.會議資料印刷費：涉及會議材料、文件、手冊、資料等的印刷成本。

3.會議設(shè)備租賃費：為會議提供的音響、投影儀、白板、桌椅等設(shè)備的租賃費用。

4.會議交通費：包括參會人員往返會議地點的交通費用，如租車、燃油費、過路費等。

5.會議住宿費：為外地參會人員提供的住宿費用，包括酒店客房費用、住宿期間的餐飲費用等。

6.會議餐飲費：會議期間為參會人員提供的餐飲費用，包括早餐、午餐、晚餐等。

7.會議禮品費：為參會人員準(zhǔn)備的禮品費用，如紀(jì)念品、書籍等。

8.其他必要費用：包括但不限于通訊費、網(wǎng)絡(luò)費、打印費、復(fù)印費等與會議直接相關(guān)的其他費用。

會議費用的具體構(gòu)成應(yīng)根據(jù)會議的性質(zhì)、規(guī)模、參會人數(shù)以及實際需求來確定，確保費用的合理性和必要性。

四、會議費用預(yù)算

會議費用預(yù)算是機關(guān)單位對會議經(jīng)費進(jìn)行合理規(guī)劃和控制的必要環(huán)節(jié)。以下是對會議費用預(yù)算的詳細(xì)說明：

1.預(yù)算編制依據(jù)：預(yù)算的編制應(yīng)基于會議的具體需求、規(guī)模、預(yù)期效果以及單位的財務(wù)狀況。需參考以往類似會議的經(jīng)費使用情況，并結(jié)合當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)環(huán)境和政策要求。

2.預(yù)算項目細(xì)分：預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出所有可能產(chǎn)生的費用項目，包括但不限于場地租賃、資料印刷、設(shè)備租賃、交通、住宿、餐飲、禮品和其他必要費用。

3.預(yù)算金額估算：對每個費用項目進(jìn)行合理的金額估算，確保估算的準(zhǔn)確性。估算時應(yīng)考慮市場行情、供應(yīng)商報價、價格波動等因素。

4.預(yù)算調(diào)整機制：預(yù)算編制后，應(yīng)根據(jù)實際情況和市場變化進(jìn)行適時調(diào)整。如遇特殊原因?qū)е沦M用增加，需經(jīng)相關(guān)部門審批后方可調(diào)整。

5.預(yù)算審批流程：預(yù)算編制完成后，需按照單位內(nèi)部審批流程提交審批。審批過程中，應(yīng)充分考慮預(yù)算的合理性和可行性。

6.預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控：在會議籌備過程中，應(yīng)定期對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，確保實際支出不超過預(yù)算金額。

7.預(yù)算執(zhí)行分析：會議結(jié)束后，應(yīng)對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行全面分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后類似會議的預(yù)算編制提供參考。

8.預(yù)算公開透明：預(yù)算編制和執(zhí)行情況應(yīng)向單位內(nèi)部公開，接受監(jiān)督，確保經(jīng)費使用的透明度和公正性。

9.預(yù)算績效評估：對會議經(jīng)費的使用效果進(jìn)行績效評估，評估內(nèi)容包括會議效果、經(jīng)費使用效率等，以持續(xù)優(yōu)化會議費用管理。

10.預(yù)算反饋機制：建立預(yù)算反饋機制，對預(yù)算執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行反饋和改進(jìn)，提高預(yù)算管理的科學(xué)性和有效性。

五、會議費用報銷

會議費用報銷是機關(guān)單位會議經(jīng)費管理的重要環(huán)節(jié)，以下是對會議費用報銷的詳細(xì)規(guī)定：

1.報銷范圍：報銷范圍應(yīng)嚴(yán)格遵循會議費用預(yù)算和相關(guān)規(guī)定，僅限于會議期間實際發(fā)生的、與會議直接相關(guān)的費用。

2.報銷憑證：報銷時需提供合法的發(fā)票或收據(jù)，如酒店住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票、交通票據(jù)等。發(fā)票或收據(jù)上應(yīng)注明會議名稱、日期、參會人員等信息。

3.報銷流程：報銷流程應(yīng)規(guī)范，包括報銷申請、審批、報銷單填寫、財務(wù)審核、報銷支付等環(huán)節(jié)。

4.報銷單填寫：報銷單應(yīng)填寫完整、準(zhǔn)確，包括會議名稱、日期、參會人員、費用明細(xì)、金額、報銷人簽字等。

5.報銷審批：報銷單需經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，審批時應(yīng)認(rèn)真核對費用是否符合預(yù)算、發(fā)票是否合法、報銷單填寫是否規(guī)范等。

6.財務(wù)審核：財務(wù)部門應(yīng)對報銷單進(jìn)行審核，確保報銷費用真實、合規(guī)，審核無誤后辦理報銷手續(xù)。

7.報銷時限：報銷應(yīng)在會議結(jié)束后一個月內(nèi)完成，特殊情況需延期報銷的，應(yīng)經(jīng)單位財務(wù)部門批準(zhǔn)。

8.報銷監(jiān)督：單位應(yīng)設(shè)立專門的監(jiān)督機制，對報銷過程進(jìn)行監(jiān)督，防止違規(guī)報銷和浪費現(xiàn)象的發(fā)生。

9.報銷信息公開：單位應(yīng)定期公開會議費用報銷情況，接受社會監(jiān)督。

10.違規(guī)處理：對違反會議費用報銷規(guī)定的單位和個人，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行處理，包括警告、通報批評、扣發(fā)獎金、追究法律責(zé)任等。

六、會議費用審計

會議費用審計是確保會議經(jīng)費使用合規(guī)性和效率的重要手段。以下是對會議費用審計的詳細(xì)規(guī)定：

1.審計目的：審計旨在審查會議經(jīng)費的使用是否符合預(yù)算、規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)現(xiàn)并糾正違規(guī)行為，提高經(jīng)費使用效益。

2.審計范圍：審計范圍包括會議經(jīng)費的預(yù)算編制、執(zhí)行、報銷和結(jié)算等全過程，以及相關(guān)財務(wù)憑證和記錄。

3.審計周期：審計周期應(yīng)根據(jù)實際情況確定，可以定期進(jìn)行，如每年一次，也可以根據(jù)需要隨時進(jìn)行專項審計。

4.審計內(nèi)容：

-預(yù)算編制的合理性、合規(guī)性。

-會議費用支出的真實性和必要性。

-報銷程序的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。

-費用報銷憑證的合法性和完整性。

-財務(wù)記錄的準(zhǔn)確性和及時性。

5.審計方法：

-審查會議費用預(yù)算、報銷單據(jù)、財務(wù)憑證等書面資料。

-詢問相關(guān)人員，了解會議經(jīng)費的使用情況和報銷流程。

-對比實際支出與預(yù)算，分析差異原因。

-檢查財務(wù)系統(tǒng)記錄，確保數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。

6.審計報告：審計結(jié)束后，應(yīng)形成審計報告，報告應(yīng)包括審計發(fā)現(xiàn)的問題、原因分析、改進(jìn)建議等。

7.審計整改：對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)部門應(yīng)制定整改措施，并及時整改，確保問題得到有效解決。

8.審計結(jié)果運用：審計結(jié)果應(yīng)作為改進(jìn)會議費用管理制度、提高經(jīng)費使用效率的重要依據(jù)。

9.審計責(zé)任：審計人員應(yīng)獨立、客觀、公正地開展審計工作，對審計結(jié)果的真實性和合法性負(fù)責(zé)。

10.審計信息公開：審計結(jié)果應(yīng)向單位內(nèi)部公開，接受監(jiān)督，提高會議費用管理的透明度。

七、會議費用監(jiān)督

會議費用監(jiān)督是保障機關(guān)單位會議經(jīng)費使用規(guī)范、高效的重要機制。以下是對會議費用監(jiān)督的詳細(xì)規(guī)定：

1.監(jiān)督機構(gòu)設(shè)置：機關(guān)單位應(yīng)設(shè)立專門的監(jiān)督機構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)會議費用監(jiān)督工作。

2.監(jiān)督職責(zé)：

-負(fù)責(zé)監(jiān)督會議經(jīng)費的使用是否符合預(yù)算、規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。

-定期檢查會議費用支出情況，確保經(jīng)費使用的合規(guī)性。

-對會議費用報銷流程進(jìn)行監(jiān)督，防止違規(guī)報銷和浪費現(xiàn)象。

-對審計中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行跟蹤，確保整改措施得到有效執(zhí)行。

3.監(jiān)督方式：

-內(nèi)部審計：定期對會議費用進(jìn)行內(nèi)部審計，審查經(jīng)費使用的真實性和合規(guī)性。

-不定期抽查：對會議費用使用情況進(jìn)行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。

-舉報渠道：設(shè)立舉報渠道，鼓勵單位和個人對違規(guī)使用會議經(jīng)費的行為進(jìn)行舉報。

-公開透明：會議費用使用情況應(yīng)定期公開，接受社會監(jiān)督。

4.監(jiān)督內(nèi)容：

-會議費用預(yù)算的編制和執(zhí)行情況。

-會議費用的報銷流程和憑證的真實性。

-會議費用的使用是否符合規(guī)定的用途和標(biāo)準(zhǔn)。

-會議費用的使用是否達(dá)到預(yù)期的效果。

5.監(jiān)督結(jié)果處理：

-對監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時向相關(guān)部門反饋，并要求整改。

-對違規(guī)使用會議經(jīng)費的行為，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行處理，包括警告、通報批評、扣發(fā)獎金、追究法律責(zé)任等。

6.監(jiān)督反饋機制：

-建立監(jiān)督反饋機制，對監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的問題和整改情況進(jìn)行反饋。

-對監(jiān)督工作的意見和建議，應(yīng)及時收集和整理，為改進(jìn)會議費用管理提供參考。

7.監(jiān)督人員培訓(xùn)：

-定期對監(jiān)督人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其專業(yè)知識和監(jiān)督能力。

-確保監(jiān)督人員熟悉相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，能夠準(zhǔn)確判斷和處理問題。

8.監(jiān)督工作評價：

-定期對監(jiān)督工作進(jìn)行評價，總結(jié)經(jīng)驗，查找不足，不斷改進(jìn)監(jiān)督工作。

-將監(jiān)督工作納入單位內(nèi)部績效考核體系，激勵監(jiān)督人員提高工作效率和質(zhì)量。

八、會議費用信息公開

會議費用信息公開是提高機關(guān)單位會議經(jīng)費使用透明度的關(guān)鍵措施。以下是對會議費用信息公開的詳細(xì)規(guī)定：

1.信息公開原則：會議費用信息公開應(yīng)遵循真實性、準(zhǔn)確性、及時性和完整性的原則，確保公眾能夠獲取到準(zhǔn)確、全面的信息。

2.信息公開內(nèi)容：

-會議名稱、時間、地點、參會人員名單。

-會議費用預(yù)算、實際支出及使用情況。

-會議費用報銷的具體項目和金額。

-會議效果評估和反饋。

3.信息公開渠道：

-單位內(nèi)部公告欄：在單位內(nèi)部公告欄張貼會議費用信息公開內(nèi)容。

-單位官方網(wǎng)站：在單位官方網(wǎng)站上設(shè)立專欄，發(fā)布會議費用信息公開信息。

-政府信息公開平臺：按照政府相關(guān)規(guī)定，將會議費用信息公開內(nèi)容提交至信息公開平臺。

-新聞媒體：通過新聞媒體向社會公布會議費用信息公開內(nèi)容。

4.信息公開時限：會議費用信息公開應(yīng)在會議結(jié)束后的一定期限內(nèi)完成，具體時限根據(jù)單位內(nèi)部規(guī)定和政府要求確定。

5.信息公開監(jiān)督：

-單位內(nèi)部監(jiān)督：設(shè)立監(jiān)督機制，對信息公開的及時性和準(zhǔn)確性進(jìn)行監(jiān)督。

-社會公眾監(jiān)督：鼓勵社會公眾對信息公開的內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的問題提出意見和建議。

6.信息公開責(zé)任：

-單位負(fù)責(zé)信息公開工作的部門或個人應(yīng)承擔(dān)信息公開的責(zé)任，確保信息公開的及時性和準(zhǔn)確性。

-對因信息公開不及時、不準(zhǔn)確等原因造成不良影響的，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

7.信息公開例外情況：

-依法應(yīng)當(dāng)保密的信息，如涉及國家安全、商業(yè)秘密等，不予公開。

-個人隱私信息，如參會人員姓名、身份證號碼等，在不影響信息公開完整性的前提下，應(yīng)進(jìn)行脫敏處理。

8.信息公開效果評估：

-定期對信息公開的效果進(jìn)行評估，包括公眾滿意度、信息利用率等指標(biāo)，以持續(xù)改進(jìn)信息公開工作。

九、違反會議費管理制度的處理

對于違反機關(guān)單位會議費管理制度的單位和個人，應(yīng)采取以下處理措施，以確保制度的嚴(yán)肅性和有效性：

1.警告：對輕微違規(guī)行為，如未按規(guī)定報銷費用、未及時公開信息等，可給予口頭或書面警告，提醒其遵守規(guī)定。

2.通報批評：對違規(guī)行為較為嚴(yán)重，但未造成重大損失的，應(yīng)進(jìn)行通報批評，并在單位內(nèi)部進(jìn)行公示，以警示他人。

3.扣發(fā)獎金：對違規(guī)行為造成一定損失或影響，可扣除相關(guān)責(zé)任人的獎金或績效工資，作為經(jīng)濟(jì)處罰。

4.追究法律責(zé)任：對嚴(yán)重違規(guī)行為，如挪用、貪污會議經(jīng)費等，應(yīng)依法依規(guī)追究法律責(zé)任，包括但不限于行政處罰、刑事責(zé)任。

5.責(zé)任追究程序：

-調(diào)查核實：對違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查核實，收集相關(guān)證據(jù)。

-處理決定：根據(jù)調(diào)查結(jié)果，由單位領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門作出處理決定。

-審批程序：處理決定