自營采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司自營采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購活動合法合規(guī)、公開透明、高效有序，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各分支機構(gòu)的自營采購活動，包括但不限于原材料、設備、辦公用品、服務等各類物資和服務的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開透明原則：采購過程應公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關部門的檢查。3.公平競爭原則：營造公平競爭的市場環(huán)境，選擇優(yōu)質(zhì)供應商，確保采購質(zhì)量和效益。4.效益優(yōu)先原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，降低采購成本，提高采購效益。二、采購職責分工（一）采購部門1.負責制定采購計劃和采購預算，組織實施采購活動。2.建立和維護供應商管理體系，開展供應商評估、選擇和管理工作。3.負責采購合同的起草、簽訂、執(zhí)行和跟蹤，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。4.收集、整理采購相關信息，建立采購檔案，定期進行采購數(shù)據(jù)分析和總結(jié)。（二）需求部門1.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，提出采購申請，明確采購物資或服務的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購過程中的技術(shù)交流、評標等工作，提供技術(shù)支持和專業(yè)意見。3.負責采購物資或服務的驗收工作，確保符合合同要求。（三）財務部門1.負責審核采購預算和采購合同，監(jiān)督采購資金的支付和使用。2.參與采購項目的成本核算和效益分析，提供財務建議和決策支持。（四）審計部門1.對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性和采購結(jié)果的合理性。2.對采購項目進行專項審計，及時發(fā)現(xiàn)和糾正采購過程中的違規(guī)行為。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計采購金額、采購時間等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人對采購申請的必要性、合理性和準確性進行審核，簽署意見后報分管領導審批。3.分管領導根據(jù)公司整體規(guī)劃和資源配置情況，對采購申請進行審批，審批通過后交采購部門辦理采購事宜。（二）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)批準的采購申請，結(jié)合公司庫存情況、市場供應情況和采購周期等因素，制定采購計劃。2.采購計劃應明確采購物資或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、預計采購金額、采購方式等內(nèi)容，并報部門負責人審核。3.部門負責人對采購計劃的合理性和可行性進行審核，簽署意見后報分管領導審批。4.分管領導根據(jù)公司整體預算和資源安排，對采購計劃進行審批，審批通過后采購部門組織實施采購活動。（三）供應商選擇與管理1.采購部門根據(jù)采購物資或服務的特點和要求，通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。2.對潛在供應商進行初步篩選，確定符合條件的供應商名單，并組織相關人員對供應商進行實地考察和評估。3.評估內(nèi)容包括供應商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面，根據(jù)評估結(jié)果對供應商進行打分排序。4.采購部門根據(jù)供應商評估結(jié)果，選擇合適的供應商進行采購談判，確定采購價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款，并簽訂采購合同。5.建立供應商動態(tài)管理機制，定期對供應商進行跟蹤評價，根據(jù)評價結(jié)果調(diào)整供應商合作策略，對表現(xiàn)不佳的供應商及時進行淘汰。（四）采購實施1.采購部門根據(jù)采購合同的要求，向供應商發(fā)送采購訂單或采購通知，明確采購物資或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息。2.供應商按照采購訂單或采購通知的要求組織生產(chǎn)或提供服務，并在規(guī)定的時間內(nèi)將貨物送達指定地點或完成服務交付。3.采購部門負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保采購任務按時完成。（五）驗收1.需求部門負責組織對采購物資或服務的驗收工作，制定驗收方案，明確驗收標準和驗收流程。2.驗收人員按照驗收方案對采購物資或服務的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行逐一核對，確保符合合同要求。3.對驗收合格的采購物資或服務，驗收人員簽署驗收意見，并辦理入庫手續(xù)或投入使用；對驗收不合格的采購物資或服務，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至驗收合格。（六）付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫《付款申請表》，附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關憑證，提交財務部門審核。2.財務部門對《付款申請表》及相關憑證進行審核，核實采購業(yè)務的真實性、合法性和準確性，審核無誤后報分管領導審批。3.分管領導根據(jù)公司資金狀況和審批權(quán)限，對付款申請進行審批，審批通過后財務部門辦理付款手續(xù)。四、采購方式（一）招標采購1.適用于采購金額較大、技術(shù)復雜、市場競爭充分的物資和服務采購項目。2.采購部門應按照國家有關法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，編制招標文件，明確招標項目的技術(shù)規(guī)格、商務條款、評標標準等內(nèi)容。3.通過發(fā)布招標公告、邀請招標等方式，吸引潛在供應商參與投標。4.組織開標、評標、定標等活動，按照評標標準確定中標供應商，并簽訂采購合同。（二）競爭性談判采購1.適用于采購時間緊迫、技術(shù)規(guī)格復雜、供應商數(shù)量有限等不適合進行招標采購的項目。2.采購部門應選擇不少于三家符合條件的供應商進行談判，明確談判程序、談判內(nèi)容和談判標準。3.與供應商進行談判，根據(jù)談判結(jié)果確定成交供應商，并簽訂采購合同。（三）詢價采購1.適用于采購金額較小、規(guī)格型號單一、市場貨源充足的物資采購項目。2.采購部門向不少于三家供應商發(fā)出詢價通知書，要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)報價。3.對供應商的報價進行比較分析，選擇報價合理、信譽良好的供應商成交，并簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用于只能從唯一供應商處采購、發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購、必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求等特殊情況。2.采購部門應提供充分的理由和相關證明材料，按照公司規(guī)定的審批程序進行單一來源采購審批。3.與單一供應商進行協(xié)商談判，確定采購價格、交貨期、質(zhì)量標準等條款，并簽訂采購合同。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務，包括采購物資或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。2.采購部門負責起草采購合同，經(jīng)法律部門或法律顧問審核后，報分管領導審批。3.審批通過后，采購部門與供應商簽訂采購合同，并加蓋公司合同專用章。（二）合同執(zhí)行1.采購部門和供應商應嚴格按照采購合同的約定履行各自的義務，確保合同的順利執(zhí)行。2.采購部門負責跟蹤合同執(zhí)行情況，及時掌握供應商的生產(chǎn)進度、交貨情況等信息，發(fā)現(xiàn)問題及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決。3.供應商應按照合同約定的時間、地點、質(zhì)量標準等要求交付貨物或提供服務，如遇特殊情況需要變更合同條款，應提前與采購部門協(xié)商一致，并簽訂書面補充協(xié)議。（三）合同變更與解除1.在合同履行過程中，如因不可抗力、市場變化、政策調(diào)整等原因需要變更或解除合同的，采購部門應及時與供應商協(xié)商，并簽訂書面變更或解除協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議應明確變更或解除的原因、內(nèi)容、時間、雙方的權(quán)利和義務等條款，確保變更或解除后的合同符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求。（四）合同糾紛處理1.在合同履行過程中如發(fā)生糾紛，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，尋求解決方案。2.如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定的爭議解決方式，通過仲裁或訴訟等途徑解決糾紛。3.在糾紛處理過程中，采購部門應及時收集、整理相關證據(jù)，維護公司的合法權(quán)益。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約、質(zhì)量問題、價格波動、法律法規(guī)風險等。2.根據(jù)風險發(fā)生的可能性和影響程度，對風險進行評估和排序，確定重點風險領域和風險等級。（二）風險應對措施1.針對不同的風險因素，制定相應的風險應對措施，如加強供應商管理、完善質(zhì)量控制體系、建立價格預警機制、加強法律法規(guī)學習等。2.對重點風險領域和風險等級較高的采購項目，應制定專項風險應對方案，明確責任人和應對措施，確保風險得到有效控制。（三）風險監(jiān)控與預警1.建立采購風險監(jiān)控機制，定期對采購風險進行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況。2.設立風險預警指標，如供應商逾期交貨率、采購物資質(zhì)量合格率、采購成本超支率等，當指標超過設定的預警值時，及時發(fā)出預警信號，采取相應的措施進行處理。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用效益等。2.公司內(nèi)部設立舉報郵箱和舉報電話，接受員工對采購活動中違規(guī)