造價(jià)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司造價(jià)檔案的科學(xué)管理，規(guī)范造價(jià)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保造價(jià)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮造價(jià)檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、項(xiàng)目管理及決策中的重要作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各項(xiàng)目在工程造價(jià)活動(dòng)中形成的各類檔案資料的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司造價(jià)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司指定的檔案管理部門負(fù)責(zé)歸口管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則造價(jià)檔案應(yīng)如實(shí)反映工程造價(jià)活動(dòng)的全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集、整理工程造價(jià)活動(dòng)中形成的各類文件資料，確保檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則嚴(yán)格按照國(guó)家和行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范以及公司的規(guī)定進(jìn)行檔案管理，保證檔案的質(zhì)量和規(guī)范化水平。5.保密性原則對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的造價(jià)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。（四）定義1.造價(jià)檔案指在工程造價(jià)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，包括項(xiàng)目前期文件、造價(jià)文件、工程變更文件、結(jié)算文件、審計(jì)文件等。2.項(xiàng)目前期文件指項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、初步設(shè)計(jì)等階段形成的與工程造價(jià)相關(guān)的文件資料。3.造價(jià)文件指工程估算、概算、預(yù)算、標(biāo)底、投標(biāo)報(bào)價(jià)等文件。4.工程變更文件指工程施工過(guò)程中發(fā)生的設(shè)計(jì)變更、技術(shù)核定、現(xiàn)場(chǎng)簽證等文件。5.結(jié)算文件指工程竣工后，施工單位編制的工程結(jié)算書以及建設(shè)單位審核后的結(jié)算文件。6.審計(jì)文件指工程造價(jià)審計(jì)過(guò)程中形成的審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定書等文件。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家和行業(yè)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，制定公司造價(jià)檔案管理的規(guī)章制度和實(shí)施細(xì)則。2.負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查公司各部門、各項(xiàng)目的造價(jià)檔案管理工作，定期組織檔案管理培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流。3.負(fù)責(zé)集中收集、整理、歸檔公司造價(jià)檔案，建立健全造價(jià)檔案管理臺(tái)賬，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。4.負(fù)責(zé)造價(jià)檔案的保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作，按照規(guī)定向公司內(nèi)部各部門和外部有關(guān)單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)。5.負(fù)責(zé)造價(jià)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和利用水平。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工程造價(jià)活動(dòng)中形成的各類文件資料的收集、整理和初步審核，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好造價(jià)檔案的整理、歸檔、保管和利用等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和配合。3.負(fù)責(zé)對(duì)本部門查閱、借閱的造價(jià)檔案進(jìn)行妥善保管，按時(shí)歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損毀檔案。4.負(fù)責(zé)對(duì)本部門形成的造價(jià)檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，確保檔案內(nèi)容符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)項(xiàng)目造價(jià)檔案管理工作的組織和協(xié)調(diào)，確保項(xiàng)目檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。2.督促項(xiàng)目各參建單位及時(shí)整理、歸檔項(xiàng)目造價(jià)文件資料，對(duì)檔案的質(zhì)量和完整性進(jìn)行審核把關(guān)。3.配合檔案管理部門做好項(xiàng)目造價(jià)檔案的驗(yàn)收和移交工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.對(duì)項(xiàng)目造價(jià)檔案的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，確保項(xiàng)目檔案管理工作規(guī)范有序。三、檔案收集（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告及批復(fù)、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告及批復(fù)等。初步設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)概算書及審批文件。項(xiàng)目招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告等。2.造價(jià)文件工程估算書、概算書、預(yù)算書、標(biāo)底編制文件及審核報(bào)告。投標(biāo)報(bào)價(jià)文件、工程量清單及計(jì)價(jià)規(guī)范等。3.工程變更文件設(shè)計(jì)變更通知單、技術(shù)核定單、現(xiàn)場(chǎng)簽證單等。變更部分的造價(jià)計(jì)算書及審核報(bào)告。4.結(jié)算文件工程竣工結(jié)算書、結(jié)算審核報(bào)告、竣工決算書等。與結(jié)算相關(guān)的其他文件資料，如工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書等。5.審計(jì)文件工程造價(jià)審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定書、審計(jì)整改通知書等。審計(jì)過(guò)程中形成的相關(guān)資料，如審計(jì)工作底稿、審計(jì)證據(jù)等。（二）收集要求1.及時(shí)性各部門、各項(xiàng)目應(yīng)在造價(jià)文件資料形成后及時(shí)收集整理，確保檔案的時(shí)效性。一般情況下，項(xiàng)目前期文件應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)、初步設(shè)計(jì)等階段結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)收集完畢；造價(jià)文件、工程變更文件應(yīng)在相應(yīng)工作完成后半個(gè)月內(nèi)收集；結(jié)算文件應(yīng)在工程竣工結(jié)算完成后一個(gè)月內(nèi)收集；審計(jì)文件應(yīng)在審計(jì)工作結(jié)束后半個(gè)月內(nèi)收集。2.完整性收集的造價(jià)檔案應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、附圖等，不得遺漏重要內(nèi)容。3.準(zhǔn)確性檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)計(jì)算無(wú)誤，簽字蓋章齊全，符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。（三）收集程序1.業(yè)務(wù)部門在造價(jià)文件資料形成后，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類整理，填寫檔案移交清單，注明文件名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)整理后的檔案進(jìn)行審核簽字，確保檔案的質(zhì)量和完整性。3.業(yè)務(wù)部門將審核后的檔案移交檔案管理部門，檔案管理部門按照規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的檔案退回業(yè)務(wù)部門重新整理。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國(guó)家和行業(yè)有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。（二）整理方法1.分類按照造價(jià)檔案的形成階段和性質(zhì)，分為項(xiàng)目前期文件、造價(jià)文件、工程變更文件、結(jié)算文件、審計(jì)文件等五大類。在每大類下，再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如造價(jià)文件可分為估算、概算、預(yù)算、標(biāo)底等小類。2.編號(hào)為每一份造價(jià)檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序等信息。編號(hào)格式為：類別代碼+年度+順序號(hào)，例如：QJ2023001，表示項(xiàng)目前期文件類，2023年度第1份檔案。3.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱。對(duì)于幅面較大的圖紙等文件，應(yīng)折疊成A4規(guī)格后再裝訂。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、文件名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。（三）整理要求1.整理工作應(yīng)在檔案收集后及時(shí)進(jìn)行，確保檔案的整理質(zhì)量和進(jìn)度。2.整理過(guò)程中應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通解決。3.整理后的檔案應(yīng)符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，便于保管和利用。五、檔案歸檔（一）歸檔范圍經(jīng)整理后的各類造價(jià)檔案均應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔。（二）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目前期文件應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)、初步設(shè)計(jì)等階段結(jié)束后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。2.造價(jià)文件、工程變更文件應(yīng)在相應(yīng)工作完成后一個(gè)月內(nèi)歸檔。3.結(jié)算文件應(yīng)在工程竣工結(jié)算完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。4.審計(jì)文件應(yīng)在審計(jì)工作結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔。（三）歸檔程序1.檔案管理部門對(duì)業(yè)務(wù)部門移交的檔案進(jìn)行再次審核，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸檔手續(xù)。2.檔案管理部門按照檔案分類編號(hào)的要求，將檔案放入相應(yīng)的檔案柜中，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案信息。3.檔案管理部門編制檔案歸檔清單，一式兩份，一份留存，一份交業(yè)務(wù)部門備查。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的造價(jià)檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。（二）保管期限1.造價(jià)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告及批復(fù)、初步設(shè)計(jì)文件及審批文件、工程竣工決算書等重要文件。長(zhǎng)期保管的檔案期限為1050年，包括工程估算、概算、預(yù)算、標(biāo)底、投標(biāo)報(bào)價(jià)文件、工程變更文件、結(jié)算文件等。短期保管的檔案期限為5年以下，包括一般性的造價(jià)文件資料。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國(guó)家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定以及公司的實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的保管期限合理、準(zhǔn)確。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)的順序排列存放，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)檔案的保管情況進(jìn)行記錄，包括檔案的入庫(kù)時(shí)間、存放位置、保管期限、檢查情況等信息。4.做好檔案庫(kù)房的溫濕度控制，保持庫(kù)房?jī)?nèi)溫度在14℃24℃之間，相對(duì)濕度在45%60%之間。七、檔案利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱造價(jià)檔案。外部單位因?qū)徲?jì)、調(diào)查等特殊原因需要查閱、借閱造價(jià)檔案的，應(yīng)按照公司的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用程序1.查閱公司內(nèi)部人員查閱造價(jià)檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、復(fù)印、抽取檔案內(nèi)容。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)，檔案管理部門將檔案歸還原位。2.借閱公司內(nèi)部人員借閱造價(jià)檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門按照借閱申請(qǐng)表的要求提供檔案，并對(duì)借閱人員進(jìn)行登記，借閱人員應(yīng)出具本人有效身份證件。借閱期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、涂改、損毀檔案。借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否完整、有無(wú)損壞等情況，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。3.外部單位查閱、借閱外部單位查閱、借閱造價(jià)檔案，應(yīng)提前向公司提出申請(qǐng)，說(shuō)明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、范圍等信息，并提供相關(guān)證明材料。公司檔案管理部門對(duì)外部單位的申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照公司的規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。外部單位查閱、借閱造價(jià)檔案時(shí)，應(yīng)在公司指定的場(chǎng)所進(jìn)行，由公司檔案管理人員陪同，查閱、借閱人員不得擅自將檔案帶離公司。查閱、借閱結(jié)束后，外部單位應(yīng)將檔案歸還公司檔案管理部門，并在檔案查閱、借閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）利用要求1.嚴(yán)格遵守檔案利用的規(guī)定和程序，確保檔案的安全和保密。2.檔案利用過(guò)程中，如需對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制。3.對(duì)檔案利用情況進(jìn)行記錄，包括利用時(shí)間、利用人員、利用內(nèi)容、利用目的等信息，以便于統(tǒng)計(jì)和分析。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的造價(jià)檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、財(cái)務(wù)部門代表等組成。2.鑒定小組根據(jù)國(guó)家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定以及公司的實(shí)際情況，對(duì)檔案的保管期限、價(jià)值等進(jìn)行審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷