結(jié)算機制管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范公司/組織的結(jié)算機制，確保各類業(yè)務款項的準確、及時結(jié)算，保障公司/組織資金的安全與正常流轉(zhuǎn)，維護合作各方的合法權(quán)益，提高財務管理效率，促進公司/組織業(yè)務的健康穩(wěn)定發(fā)展。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)涉及各類業(yè)務結(jié)算的所有部門、崗位及相關(guān)合作單位，包括但不限于銷售業(yè)務、采購業(yè)務、服務業(yè)務等產(chǎn)生的款項結(jié)算。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則結(jié)算活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標準和規(guī)定，確保結(jié)算過程合法、合規(guī)、有效。2.準確及時原則結(jié)算數(shù)據(jù)應準確無誤，結(jié)算流程應高效順暢，確?？铐椉皶r收付，避免因結(jié)算延誤或錯誤給公司/組織帶來損失。3.公平公正原則在結(jié)算過程中，應遵循公平公正的原則，維護合作各方的合理利益，不得偏袒任何一方。4.安全保密原則保障結(jié)算信息的安全，防止信息泄露，對涉及的商業(yè)機密、財務數(shù)據(jù)等嚴格保密。二、結(jié)算主體與職責（一）結(jié)算主體1.公司/組織財務部作為公司/組織結(jié)算工作的核心部門，負責制定結(jié)算政策、流程和制度，組織實施各類結(jié)算業(yè)務，監(jiān)控結(jié)算資金的流動，進行財務核算與報表編制等工作。2.業(yè)務部門包括銷售部門、采購部門、服務部門等，負責與合作單位簽訂業(yè)務合同，明確結(jié)算條款和方式，及時提供結(jié)算所需的相關(guān)資料和信息，配合財務部完成款項的結(jié)算工作。3.合作單位與公司/組織開展業(yè)務合作的各類客戶、供應商等，應按照合同約定履行結(jié)算義務，提供準確的結(jié)算資料，配合公司/組織完成結(jié)算流程。（二）職責分工1.財務部職責負責建立健全結(jié)算管理制度和流程，制定結(jié)算操作規(guī)范。審核業(yè)務部門提交的結(jié)算申請及相關(guān)資料，確保其完整性、準確性和合規(guī)性。辦理各類款項的收付結(jié)算業(yè)務，包括開具發(fā)票、收款入賬、付款審批等。定期核對銀行賬戶余額、往來款項等，編制結(jié)算報表，及時發(fā)現(xiàn)和解決結(jié)算過程中的問題。對結(jié)算數(shù)據(jù)進行分析和統(tǒng)計，為公司/組織的決策提供財務支持。負責與銀行、稅務等相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)，處理結(jié)算過程中的外部事務。2.業(yè)務部門職責負責與合作單位洽談業(yè)務合作，明確結(jié)算條款和方式，并在合同簽訂前提交財務部審核。按照合同約定及時履行業(yè)務義務，確保業(yè)務交易的真實性和合法性。負責收集、整理和提交結(jié)算所需的各類資料，如合同、發(fā)票、驗收報告等，保證資料的準確性和及時性。跟蹤業(yè)務款項的結(jié)算情況，及時與財務部溝通協(xié)調(diào)，解決結(jié)算過程中出現(xiàn)的問題。協(xié)助財務部進行應收賬款的催收和應付賬款的管理工作。3.合作單位職責按照與公司/組織簽訂的合同約定，及時足額支付款項或提供符合要求的結(jié)算資料。配合公司/組織完成結(jié)算流程，對結(jié)算過程中出現(xiàn)的問題及時溝通協(xié)商解決。對公司/組織提供的結(jié)算資料進行妥善保管，不得擅自修改或銷毀。三、結(jié)算方式（一）現(xiàn)金結(jié)算1.適用范圍一般適用于金額較小、交易頻繁且不適合通過銀行轉(zhuǎn)賬等其他方式結(jié)算的業(yè)務，如零星采購、小額勞務費用支付等。2.操作流程業(yè)務部門填寫現(xiàn)金支出申請單，注明用途、金額等信息，并經(jīng)相關(guān)負責人審批。財務部審核申請單無誤后，開具現(xiàn)金支票或支付現(xiàn)金。收款人在現(xiàn)金支出憑證上簽字確認，財務部進行現(xiàn)金日記賬的登記。3.風險控制嚴格控制現(xiàn)金使用范圍和額度，避免大額現(xiàn)金交易帶來的安全風險。加強現(xiàn)金保管和收付環(huán)節(jié)的安全防范措施，確保現(xiàn)金安全。定期盤點現(xiàn)金，做到賬實相符，防止現(xiàn)金丟失或挪用。（二）銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算1.適用范圍適用于各類金額較大、交易較為規(guī)范的業(yè)務結(jié)算，包括但不限于銷售貨款、采購貨款、服務費用等的收付。2.操作流程業(yè)務部門根據(jù)合同約定，填寫付款申請單或收款確認單，注明收款方或付款方信息、金額、用途等，并附上相關(guān)合同、發(fā)票等資料。財務部審核申請單及相關(guān)資料無誤后，通過網(wǎng)上銀行、銀行柜臺等方式辦理轉(zhuǎn)賬業(yè)務。付款成功后，財務部及時登記銀行存款日記賬，并將付款回單交業(yè)務部門留存。對于收款業(yè)務，財務部收到銀行到賬通知后，及時核對款項信息，確認無誤后通知業(yè)務部門，并進行相應的賬務處理。3.風險控制嚴格審核銀行轉(zhuǎn)賬信息，確保收款方或付款方賬戶信息準確無誤，避免因信息錯誤導致款項支付錯誤或無法收回。關(guān)注銀行轉(zhuǎn)賬的到賬時間，對于逾期未到賬的款項及時與銀行溝通查詢原因。妥善保管銀行轉(zhuǎn)賬憑證，作為財務核算和資金管理的重要依據(jù)。（三）票據(jù)結(jié)算1.適用范圍包括支票、匯票、本票等票據(jù)結(jié)算方式，適用于具有真實交易關(guān)系或債權(quán)債務關(guān)系的款項結(jié)算。2.操作流程支票結(jié)算業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需要填寫支票領(lǐng)用單，注明用途、金額、收款方等信息，經(jīng)審批后到財務部領(lǐng)取支票。出票人按照支票填寫規(guī)范填寫支票內(nèi)容，加蓋預留銀行印鑒后交付收款人。收款人持支票到銀行辦理入賬手續(xù)，銀行審核無誤后將款項轉(zhuǎn)入收款人賬戶。財務部根據(jù)支票存根及銀行進賬單進行賬務處理。匯票結(jié)算公司/組織作為出票人時，業(yè)務部門填寫匯票申請書，經(jīng)審批后到銀行辦理匯票出票手續(xù)。銀行審核無誤后出具匯票，公司/組織將匯票交付收款人。收款人持匯票到銀行辦理貼現(xiàn)或到期收款手續(xù)。公司/組織作為收款人時，收到匯票后及時背書轉(zhuǎn)讓或到銀行辦理托收手續(xù)，財務部根據(jù)銀行相關(guān)憑證進行賬務處理。本票結(jié)算業(yè)務部門填寫本票申請書，經(jīng)審批后到銀行辦理本票出票手續(xù)。銀行出具本票后，公司/組織將本票交付收款人。收款人持本票到銀行辦理兌付手續(xù)，銀行審核無誤后支付款項。財務部根據(jù)本票存根及銀行兌付憑證進行賬務處理。3.風險控制加強票據(jù)管理，嚴格控制票據(jù)的領(lǐng)用、開具、背書轉(zhuǎn)讓等環(huán)節(jié)，確保票據(jù)的真實性和有效性。對票據(jù)的到期日、金額等關(guān)鍵信息進行跟蹤管理，及時提示付款或辦理相關(guān)手續(xù)，避免票據(jù)逾期導致?lián)p失。防范票據(jù)詐騙風險，提高財務人員對票據(jù)真?zhèn)蔚淖R別能力，加強與銀行的溝通協(xié)作，確保票據(jù)資金安全。四、結(jié)算流程（一）業(yè)務發(fā)起1.業(yè)務部門在與合作單位簽訂業(yè)務合同后，應按照合同約定的結(jié)算條款和方式，及時發(fā)起結(jié)算流程。2.業(yè)務部門填寫結(jié)算申請單，詳細注明業(yè)務內(nèi)容、合同編號、結(jié)算金額、結(jié)算方式、收款方或付款方信息等，并附上相關(guān)合同、發(fā)票、驗收報告等支持性資料。（二）部門審核1.業(yè)務部門負責人對結(jié)算申請單及相關(guān)資料進行初審，重點審核業(yè)務的真實性、結(jié)算條款的合規(guī)性以及資料的完整性，確認無誤后簽字提交財務部。2.財務部收到結(jié)算申請單后，由專人負責審核。審核內(nèi)容包括業(yè)務部門提交的資料是否齊全、結(jié)算金額是否準確、結(jié)算方式是否符合規(guī)定、發(fā)票是否合規(guī)等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與業(yè)務部門溝通核實，要求補充或更正相關(guān)資料。（三）審批環(huán)節(jié)1.根據(jù)公司/組織的財務審批制度和結(jié)算金額的大小，結(jié)算申請單分別提交不同層級的領(lǐng)導審批。2.審批人應認真審查申請內(nèi)容，對結(jié)算的必要性、合理性、合規(guī)性進行全面評估，簽署審批意見。如審批通過，在結(jié)算申請單上簽字確認；如審批不通過，應明確指出原因并退回業(yè)務部門重新辦理。（四）結(jié)算執(zhí)行1.財務部根據(jù)審批通過的結(jié)算申請單，按照確定的結(jié)算方式進行款項的收付操作。2.對于付款業(yè)務，財務部在辦理付款前再次核對付款信息，確保付款金額、收款方賬戶等準確無誤。通過銀行轉(zhuǎn)賬支付的，應嚴格按照銀行操作流程進行；通過現(xiàn)金支付的，應遵循現(xiàn)金管理規(guī)定。3.對于收款業(yè)務，財務部及時跟蹤款項到賬情況，收到款項后與業(yè)務部門進行核對確認，并按照財務核算要求進行賬務處理。（五）結(jié)算核對與賬務處理1.定期（每月或每季度）由財務部與業(yè)務部門對已完成的結(jié)算業(yè)務進行核對，包括核對結(jié)算金額、結(jié)算時間、收款方或付款方信息等，確保雙方數(shù)據(jù)一致。2.如發(fā)現(xiàn)核對差異，雙方應及時查找原因并進行調(diào)整。屬于業(yè)務操作失誤或信息傳遞錯誤的，應及時糾正；屬于財務核算問題的，應按照財務制度進行賬務調(diào)整。3.財務部根據(jù)結(jié)算業(yè)務的實際發(fā)生情況，按照會計準則和財務制度進行準確的賬務處理，編制記賬憑證，登記賬簿，確保財務數(shù)據(jù)的真實性和準確性。（六）檔案管理1.結(jié)算業(yè)務完成后，業(yè)務部門和財務部應及時將相關(guān)結(jié)算資料進行整理歸檔。歸檔資料包括結(jié)算申請單、合同、發(fā)票、驗收報告、銀行回單、對賬單等。2.檔案管理人員應按照檔案管理規(guī)定對結(jié)算檔案進行分類、編號、裝訂，并妥善保管。確保檔案資料的完整性、保密性和可查閱性，以便日后查詢和審計使用。3.結(jié)算檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度執(zhí)行，期滿后如需銷毀，應按照規(guī)定的程序進行審批和處理。五、應收賬款管理（一）應收賬款的確認與登記1.業(yè)務部門在銷售業(yè)務發(fā)生并滿足收入確認條件后，及時通知財務部確認應收賬款。2.財務部對應收賬款進行詳細登記，包括客戶名稱、合同編號、業(yè)務內(nèi)容、金額、結(jié)算方式、預計收款日期等信息，建立應收賬款臺賬。（二）應收賬款的跟蹤與催收1.財務部定期對應收賬款進行跟蹤分析，根據(jù)賬齡、客戶信用狀況等因素，評估應收賬款的風險程度。2.對于逾期未收回的應收賬款，財務部及時向業(yè)務部門發(fā)出催款通知，提醒業(yè)務部門與客戶溝通協(xié)商，督促客戶盡快付款。3.業(yè)務部門負責具體的催收工作，根據(jù)客戶實際情況制定催收策略，通過電話、郵件、上門拜訪等方式與客戶溝通，了解逾期原因，協(xié)商解決方案，爭取盡快收回款項。4.對于長期拖欠且催收無效的應收賬款，應及時啟動法律程序，通過訴訟或仲裁等方式維護公司/組織的合法權(quán)益。（三）應收賬款的壞賬管理1.財務部定期對應收賬款進行全面清查，對確實無法收回的應收賬款，按照公司/組織的壞賬核銷制度進行認定和處理。2.申請壞賬核銷時，業(yè)務部門應提供詳細的情況說明，包括客戶基本信息、業(yè)務往來情況、逾期原因、催收過程等，并附上相關(guān)證明材料。3.財務部對壞賬核銷申請進行審核，經(jīng)公司/組織管理層審批通過后，進行壞賬核銷的賬務處理。同時，應將已核銷的應收賬款進行備查登記，如日后發(fā)現(xiàn)有可收回的跡象，應及時恢復應收賬款并進行催收。六、應付賬款管理（一）應付賬款的確認與登記1.業(yè)務部門收到供應商的發(fā)票及相關(guān)結(jié)算資料后，及時提交財務部審核。2.財務部審核無誤后，確認應付賬款，并按照供應商名稱、發(fā)票號碼、業(yè)務內(nèi)容、金額、結(jié)算方式、付款期限等信息進行詳細登記，建立應付賬款臺賬。（二）應付賬款的支付管理1.財務部根據(jù)應付賬款的付款期限和公司/組織的資金狀況，合理安排資金支付計劃。2.在付款前，再次核對發(fā)票及相關(guān)結(jié)算資料的真實性、準確性和完整性，確保付款金額與合同約定一致。3.按照公司/組織的財務審批流程，辦理應付賬款的支付手續(xù)。支付成功后，及時登記銀行存款日記賬，并在應付賬款臺賬中核銷相應記錄。（三）應付賬款的對賬與調(diào)整1.定期（每月或每季度）與供應商進行對賬，核對雙方的往來賬目，包括應付賬款余額、已付款項、未結(jié)算發(fā)票等信息，確保雙方賬目一致。2.如發(fā)現(xiàn)對賬差異，應及時與供應商溝通核實原因。屬于發(fā)票開具錯誤、結(jié)算金額有誤、付款記錄不一致等原因?qū)е碌牟町?，應及時進行調(diào)整。3.對于因質(zhì)量問題、合同糾紛等原因產(chǎn)生的應付賬款爭議，業(yè)務部門應積極與供應商協(xié)商解決，待問題解決后再進行相應的賬務處理。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對結(jié)算機制的執(zhí)行情況進行審計檢查，重點審查結(jié)算流程的合規(guī)性、結(jié)算數(shù)據(jù)的準確性、應收賬款和應付賬款的管理情況等。2.審計人員通過查閱相關(guān)文件資料、核對賬目、訪談相關(guān)人員等方式，對結(jié)算業(yè)務進行全面審查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）財務自查1.財務部每月或每季度對結(jié)算工作進行自查，包括對結(jié)算流程的執(zhí)行情況、賬務處理的準確性、資金安全等方面進行檢查。2.自查過程