物業(yè)函件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物業(yè)函件管理，規(guī)范函件的收發(fā)、傳遞、存檔等流程，確保函件處理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和規(guī)范性，保障公司與業(yè)主、租戶、相關(guān)部門(mén)及單位之間溝通順暢，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司管理的各類物業(yè)項(xiàng)目中涉及的所有函件，包括但不限于業(yè)主通知、工作聯(lián)系函、整改通知單、催款函、律師函等。（三）基本原則1.合法性原則：函件內(nèi)容必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得含有違法違規(guī)、損害公司或他人利益的信息。2.準(zhǔn)確性原則：函件表述應(yīng)準(zhǔn)確清晰，避免歧義，確保接收方能夠準(zhǔn)確理解函件意圖。3.及時(shí)性原則：函件應(yīng)及時(shí)收發(fā)、處理和傳遞，不得延誤，以保證信息傳遞的時(shí)效性。4.保密性原則：涉及公司商業(yè)秘密、業(yè)主隱私等敏感信息的函件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、函件分類及格式要求（一）函件分類1.通知類：用于向業(yè)主、租戶或相關(guān)方傳達(dá)公司的各類通知、公告，如物業(yè)費(fèi)調(diào)整通知、小區(qū)設(shè)施設(shè)備維修通知、門(mén)禁系統(tǒng)升級(jí)通知等。2.工作聯(lián)系函：主要用于公司與業(yè)主、租戶、供應(yīng)商、合作伙伴等之間就工作事項(xiàng)進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)、協(xié)商等，如工程進(jìn)度溝通函、物業(yè)服務(wù)事項(xiàng)協(xié)商函等。3.整改通知單：針對(duì)業(yè)主或租戶違反物業(yè)管理規(guī)定、房屋使用規(guī)范等行為，下達(dá)的要求限期整改的函件，如違規(guī)裝修整改通知單、私拉電線整改通知單等。4.催款函：向業(yè)主、租戶催繳物業(yè)費(fèi)、水電費(fèi)、租金等費(fèi)用的函件。5.律師函：當(dāng)涉及法律糾紛或需要通過(guò)法律手段解決問(wèn)題時(shí)，由公司委托律師事務(wù)所發(fā)出的函件。（二）格式要求1.函件抬頭：應(yīng)明確函件的主送單位或個(gè)人，格式為“[具體單位/個(gè)人名稱]”。2.函件編號(hào)：為便于函件管理和查詢，每一份函件應(yīng)編制唯一的編號(hào)，編號(hào)規(guī)則為“[年份][項(xiàng)目名稱縮寫(xiě)][序號(hào)]”，例如“2023WY001”，其中“2023”表示年份，“WY”表示物業(yè)項(xiàng)目名稱縮寫(xiě)，“001”表示序號(hào)。3.正文：開(kāi)頭應(yīng)簡(jiǎn)要說(shuō)明發(fā)函目的。正文內(nèi)容應(yīng)條理清晰、邏輯連貫，詳細(xì)闡述相關(guān)事項(xiàng)、要求、依據(jù)等。結(jié)尾應(yīng)明確函件的回復(fù)期限、方式等要求，例如“請(qǐng)?jiān)谑盏奖竞蟮腫X]個(gè)工作日內(nèi)予以回復(fù)，回復(fù)方式請(qǐng)采用書(shū)面形式并郵寄至我司[具體地址]，郵編：[具體郵編]”。4.落款：應(yīng)注明發(fā)函單位名稱，并加蓋公司公章或物業(yè)管理處章，同時(shí)注明發(fā)函日期。三、函件收發(fā)管理（一）收文管理1.函件接收：公司各物業(yè)項(xiàng)目設(shè)立專門(mén)的函件接收崗位，負(fù)責(zé)接收各類函件。接收人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)函件的完整性，包括函件的封口是否完好、是否有明顯破損等。對(duì)于不符合要求的函件，應(yīng)及時(shí)與發(fā)函方聯(lián)系，要求補(bǔ)正。2.函件登記：接收函件后，接收人員應(yīng)立即進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括函件編號(hào)、發(fā)函單位/個(gè)人、發(fā)函日期、函件主題、函件內(nèi)容摘要等。登記應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，確?？勺匪?。3.函件分發(fā)：根據(jù)函件內(nèi)容和性質(zhì)，接收人員應(yīng)及時(shí)將函件分發(fā)給相關(guān)部門(mén)或人員進(jìn)行處理。對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)的函件，應(yīng)確定主辦部門(mén)，并由主辦部門(mén)協(xié)調(diào)其他相關(guān)部門(mén)共同處理。（二）發(fā)文管理1.函件起草：各部門(mén)或人員根據(jù)工作需要起草函件時(shí)，應(yīng)確保函件內(nèi)容符合本辦法及相關(guān)規(guī)定要求。起草人應(yīng)對(duì)函件內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、合法性負(fù)責(zé)。2.函件審核：函件起草完成后，應(yīng)提交部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括函件格式是否規(guī)范、內(nèi)容是否準(zhǔn)確完整、表述是否清晰恰當(dāng)、是否符合公司利益和相關(guān)規(guī)定等。審核通過(guò)后，由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.函件審批：對(duì)于重要函件或涉及重大事項(xiàng)的函件，如律師函、涉及金額較大的催款函等，應(yīng)提交公司管理層進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，方可加蓋公章發(fā)出。4.函件打印與蓋章：經(jīng)審核和審批后的函件，由專人負(fù)責(zé)打印。打印完成后，按照規(guī)定加蓋公司公章或物業(yè)管理處章。蓋章應(yīng)清晰、端正，確保函件的有效性。5.函件發(fā)出：函件蓋章后，應(yīng)及時(shí)通過(guò)郵寄、專人送達(dá)等方式發(fā)出。對(duì)于重要函件或緊急函件，應(yīng)采用掛號(hào)信、特快專遞等方式郵寄，并保留郵寄憑證。同時(shí)，應(yīng)將函件副本存檔，以備查閱。四、函件處理流程（一）通知類函件處理流程1.起草部門(mén)起草通知類函件，經(jīng)審核、審批后，按照發(fā)文管理流程發(fā)出。2.函件發(fā)出后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)通知的執(zhí)行情況，確保業(yè)主、租戶等相關(guān)方按時(shí)收到通知并了解通知內(nèi)容。3.對(duì)于業(yè)主、租戶等反饋的關(guān)于通知的疑問(wèn)或意見(jiàn)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行解答和處理，并記錄處理情況。（二）工作聯(lián)系函處理流程1.發(fā)起部門(mén)起草工作聯(lián)系函，明確函件的目的、事項(xiàng)、要求等內(nèi)容，經(jīng)審核、審批后發(fā)出。2.接收方收到工作聯(lián)系函后，應(yīng)在規(guī)定的回復(fù)期限內(nèi)進(jìn)行回復(fù)?；貜?fù)函應(yīng)針對(duì)發(fā)函方提出的問(wèn)題和要求進(jìn)行明確答復(fù)，并闡述自身的意見(jiàn)和建議。3.發(fā)起部門(mén)收到回復(fù)函后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分析和研究，如有需要，可組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行討論，共同協(xié)商解決方案。對(duì)于達(dá)成一致意見(jiàn)的事項(xiàng)，應(yīng)形成會(huì)議紀(jì)要或工作備忘錄，作為后續(xù)工作的依據(jù)。（三）整改通知單處理流程1.發(fā)現(xiàn)業(yè)主或租戶存在違規(guī)行為后，相關(guān)部門(mén)填寫(xiě)整改通知單，詳細(xì)說(shuō)明違規(guī)事實(shí)、依據(jù)的規(guī)定、整改要求和期限等內(nèi)容。2.整改通知單經(jīng)審核、審批后，送達(dá)業(yè)主或租戶。送達(dá)方式可采用直接送達(dá)、郵寄送達(dá)等方式，并要求業(yè)主或租戶簽收確認(rèn)。3.在整改期限內(nèi)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)整改情況進(jìn)行檢查和督促，確保業(yè)主或租戶按時(shí)完成整改。對(duì)于未按時(shí)完成整改的，應(yīng)按照規(guī)定采取進(jìn)一步的措施，如再次下達(dá)整改通知、暫停相關(guān)服務(wù)等。4.業(yè)主或租戶完成整改后，應(yīng)向相關(guān)部門(mén)提交整改報(bào)告。相關(guān)部門(mén)對(duì)整改情況進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后，在整改通知單上注明驗(yàn)收結(jié)果，并歸檔保存。（四）催款函處理流程1.財(cái)務(wù)部門(mén)或相關(guān)收費(fèi)部門(mén)根據(jù)業(yè)主、租戶的欠費(fèi)情況，起草催款函。催款函應(yīng)明確欠費(fèi)金額、欠費(fèi)期間、催款依據(jù)、還款期限和方式等內(nèi)容。2.催款函經(jīng)審核、審批后發(fā)出。發(fā)出后，應(yīng)跟蹤催款函的送達(dá)情況和業(yè)主、租戶的還款情況。3.對(duì)于逾期仍未還款的業(yè)主、租戶，可根據(jù)公司規(guī)定采取進(jìn)一步的催款措施，如再次發(fā)出催款函、上門(mén)催款、通過(guò)法律途徑解決等。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新欠費(fèi)臺(tái)賬，記錄催款過(guò)程和結(jié)果。（五）律師函處理流程1.當(dāng)涉及法律糾紛或需要通過(guò)法律手段解決問(wèn)題時(shí)，由相關(guān)部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，委托律師事務(wù)所起草律師函。2.律師函起草完成后，應(yīng)提交公司相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核，確保函件內(nèi)容符合法律規(guī)定和公司利益。審核通過(guò)后，由律師事務(wù)所加蓋公章發(fā)出。3.發(fā)出律師函后，應(yīng)密切關(guān)注案件進(jìn)展情況，及時(shí)與律師事務(wù)所溝通協(xié)調(diào)，根據(jù)律師的建議和指導(dǎo)采取相應(yīng)的措施。同時(shí)，應(yīng)做好相關(guān)證據(jù)的收集和整理工作，為可能的法律訴訟做好準(zhǔn)備。五、函件存檔管理（一）存檔范圍公司所有收發(fā)的函件，包括紙質(zhì)函件、電子函件等，均應(yīng)進(jìn)行存檔。（二）存檔方式1.紙質(zhì)存檔：對(duì)于紙質(zhì)函件，應(yīng)按照函件類別、年份、項(xiàng)目等進(jìn)行分類整理，裝入檔案盒或文件夾，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)明相關(guān)信息。同時(shí)，應(yīng)建立紙質(zhì)函件目錄，便于查詢和檢索。2.電子存檔：對(duì)于電子函件，應(yīng)按照一定的命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，如“[年份][項(xiàng)目名稱縮寫(xiě)][函件主題][函件編號(hào)].pdf”等。同時(shí)，應(yīng)建立電子函件索引表，記錄函件的存儲(chǔ)路徑、發(fā)函日期、發(fā)函單位/個(gè)人等信息，方便快速查找。（三）存檔期限物業(yè)函件的存檔期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、法律糾紛等的函件，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)存檔期限，直至事項(xiàng)處理完畢或法律時(shí)效屆滿。（四）存檔查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱函件存檔資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《函件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)進(jìn)行查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄，包括查閱人姓名、部門(mén)、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等。查閱人不得擅自復(fù)印、拍照、涂改、損毀函件存檔資料。如需復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。3.涉及公司商業(yè)秘密、業(yè)主隱私等敏感信息的函件，查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，查閱人不得向無(wú)關(guān)人員透露函件內(nèi)容。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制公司設(shè)立專門(mén)的函件管理監(jiān)督小組，定期對(duì)各物業(yè)項(xiàng)目的函件管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。監(jiān)督小組應(yīng)檢查函件收發(fā)、處理、存檔等環(huán)節(jié)是否符合本辦法及相關(guān)規(guī)定要求，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出整改意見(jiàn)。（二）考核辦法1.將函件管理工作納入公司對(duì)各部門(mén)及物業(yè)項(xiàng)目的績(jī)效考核體系，對(duì)函件管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)于函件管