色樣樣板管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范公司色樣樣板的管理流程，確保色樣樣板的準(zhǔn)確性、完整性和可追溯性，為公司產(chǎn)品的生產(chǎn)、質(zhì)量控制、銷(xiāo)售及客戶(hù)服務(wù)等環(huán)節(jié)提供有力支持，滿(mǎn)足公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，維護(hù)公司的利益和形象。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及色樣樣板的設(shè)計(jì)、制作、審核、存儲(chǔ)、使用、發(fā)放、變更及銷(xiāo)毀等相關(guān)活動(dòng)，包括但不限于產(chǎn)品研發(fā)部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)、質(zhì)量控制部門(mén)、銷(xiāo)售部門(mén)以及與色樣樣板管理相關(guān)的其他部門(mén)。（三）相關(guān)職責(zé)1.產(chǎn)品研發(fā)部門(mén)負(fù)責(zé)根據(jù)產(chǎn)品設(shè)計(jì)要求，提出色樣樣板的制作需求，明確顏色、材質(zhì)、工藝等技術(shù)參數(shù)。主導(dǎo)色樣樣板的設(shè)計(jì)和初步審核工作，確保色樣樣板符合產(chǎn)品設(shè)計(jì)理念和客戶(hù)要求。對(duì)色樣樣板的制作過(guò)程進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)和監(jiān)督，及時(shí)解決制作過(guò)程中出現(xiàn)的技術(shù)問(wèn)題。2.生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)產(chǎn)品研發(fā)部門(mén)提供的色樣樣板和制作要求，負(fù)責(zé)組織色樣樣板的制作工作，確保制作工藝和質(zhì)量符合要求。在制作過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)色樣樣板存在問(wèn)題或與實(shí)際生產(chǎn)情況不符，及時(shí)反饋給產(chǎn)品研發(fā)部門(mén)進(jìn)行調(diào)整。負(fù)責(zé)色樣樣板在生產(chǎn)環(huán)節(jié)的使用和管理，確保生產(chǎn)過(guò)程中嚴(yán)格按照色樣樣板進(jìn)行操作。3.質(zhì)量控制部門(mén)對(duì)色樣樣板進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保其顏色、材質(zhì)、工藝等符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和客戶(hù)要求。參與色樣樣板的審核工作，從質(zhì)量角度提出意見(jiàn)和建議，保證色樣樣板的質(zhì)量穩(wěn)定性。在產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程中，監(jiān)督色樣樣板的使用情況，對(duì)不符合色樣樣板要求的產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量追溯和處理。4.銷(xiāo)售部門(mén)根據(jù)客戶(hù)需求，向產(chǎn)品研發(fā)部門(mén)或相關(guān)部門(mén)提供客戶(hù)對(duì)色樣樣板的要求和反饋信息。在與客戶(hù)溝通、洽談業(yè)務(wù)過(guò)程中，準(zhǔn)確展示色樣樣板，協(xié)助客戶(hù)了解產(chǎn)品的顏色、外觀等特性，促進(jìn)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的開(kāi)展。負(fù)責(zé)色樣樣板在銷(xiāo)售環(huán)節(jié)的管理，確保色樣樣板的安全和完整，避免因色樣樣板問(wèn)題影響客戶(hù)對(duì)公司產(chǎn)品的印象和購(gòu)買(mǎi)決策。5.倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)負(fù)責(zé)色樣樣板的存儲(chǔ)管理，提供安全、適宜的存儲(chǔ)環(huán)境，確保色樣樣板不受損壞、變質(zhì)或丟失。建立色樣樣板的出入庫(kù)管理制度，嚴(yán)格記錄色樣樣板的出入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、去向等信息，保證賬物相符。定期對(duì)色樣樣板的存儲(chǔ)情況進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理存在的問(wèn)題。6.管理部門(mén)制定和完善色樣樣板管理辦法，明確各部門(mén)在色樣樣板管理中的職責(zé)和工作流程。對(duì)色樣樣板管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，確保各部門(mén)嚴(yán)格按照管理辦法執(zhí)行。負(fù)責(zé)色樣樣板管理相關(guān)文件和資料的歸檔整理工作，建立健全色樣樣板管理檔案，便于查詢(xún)和追溯。二、色樣樣板的設(shè)計(jì)與制作（一）設(shè)計(jì)要求1.色樣樣板的設(shè)計(jì)應(yīng)依據(jù)產(chǎn)品研發(fā)計(jì)劃和客戶(hù)需求，充分考慮產(chǎn)品的功能、外觀、市場(chǎng)定位等因素，確保色樣樣板能夠準(zhǔn)確反映產(chǎn)品的特性和品質(zhì)。2.設(shè)計(jì)人員應(yīng)具備專(zhuān)業(yè)的色彩知識(shí)和設(shè)計(jì)技能，熟悉相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，采用先進(jìn)的設(shè)計(jì)軟件和工具進(jìn)行色樣樣板的設(shè)計(jì)工作。3.在設(shè)計(jì)過(guò)程中，應(yīng)與相關(guān)部門(mén)（如生產(chǎn)部門(mén)、質(zhì)量控制部門(mén)、銷(xiāo)售部門(mén)等）進(jìn)行充分溝通，征求各方意見(jiàn)，確保色樣樣板的設(shè)計(jì)方案切實(shí)可行，滿(mǎn)足各部門(mén)的工作需求。（二）制作要求1.色樣樣板的制作應(yīng)選擇具備相應(yīng)生產(chǎn)能力和技術(shù)水平的供應(yīng)商或生產(chǎn)廠(chǎng)家，確保制作工藝和質(zhì)量符合要求。2.制作過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)計(jì)要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，保證色樣樣板的顏色、材質(zhì)、尺寸、形狀等各項(xiàng)參數(shù)與設(shè)計(jì)方案一致。3.對(duì)于有特殊要求的色樣樣板，如環(huán)保要求、耐候性要求等，制作廠(chǎng)家應(yīng)采取相應(yīng)的技術(shù)措施予以滿(mǎn)足，確保色樣樣板符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。4.在色樣樣板制作完成后，制作廠(chǎng)家應(yīng)提供詳細(xì)的制作記錄和檢驗(yàn)報(bào)告，包括制作工藝、使用的原材料、檢驗(yàn)結(jié)果等信息，作為色樣樣板質(zhì)量追溯的依據(jù)。（三）審核流程1.色樣樣板制作完成后，由產(chǎn)品研發(fā)部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)（如質(zhì)量控制部門(mén)、銷(xiāo)售部門(mén)等）進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括色樣樣板的顏色、材質(zhì)、工藝、尺寸、形狀等是否符合設(shè)計(jì)要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，是否滿(mǎn)足客戶(hù)需求。3.審核過(guò)程中，各部門(mén)應(yīng)根據(jù)自身職責(zé)提出意見(jiàn)和建議，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)反饋給產(chǎn)品研發(fā)部門(mén)，由產(chǎn)品研發(fā)部門(mén)協(xié)調(diào)制作廠(chǎng)家進(jìn)行調(diào)整和修改，直至色樣樣板通過(guò)審核。4.審核通過(guò)后的色樣樣板應(yīng)填寫(xiě)審核記錄，明確審核人員、審核意見(jiàn)、審核日期等信息，并由審核人員簽字確認(rèn)。審核記錄應(yīng)作為色樣樣板管理檔案的重要組成部分進(jìn)行保存。三、色樣樣板的存儲(chǔ)與管理（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.色樣樣板應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)門(mén)的倉(cāng)庫(kù)或存儲(chǔ)區(qū)域，倉(cāng)庫(kù)應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等條件，確保色樣樣板的質(zhì)量不受影響。2.存儲(chǔ)區(qū)域應(yīng)根據(jù)色樣樣板的類(lèi)型、用途、規(guī)格等進(jìn)行分類(lèi)存放，設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于查找和管理。3.對(duì)于對(duì)環(huán)境條件要求較高的色樣樣板，如對(duì)溫度、濕度敏感的色樣樣板，應(yīng)采取相應(yīng)的溫濕度控制措施，確保存儲(chǔ)環(huán)境符合要求。（二）存儲(chǔ)方式1.色樣樣板應(yīng)采用合適的存儲(chǔ)方式進(jìn)行存放，避免相互擠壓、碰撞、摩擦等造成損壞。2.對(duì)于平面色樣樣板，應(yīng)平整放置在貨架或抽屜中，避免折疊或卷曲；對(duì)于立體色樣樣板，應(yīng)妥善擺放，防止變形。3.色樣樣板應(yīng)與其他物品分開(kāi)存放，避免受到污染或混淆。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)色樣樣板進(jìn)行清理和整理，確保存儲(chǔ)區(qū)域的整潔和有序。（三）出入庫(kù)管理1.色樣樣板的出入庫(kù)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行操作，填寫(xiě)出入庫(kù)單據(jù)，詳細(xì)記錄色樣樣板的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、出入庫(kù)時(shí)間、去向等信息。2.入庫(kù)時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)對(duì)色樣樣板進(jìn)行驗(yàn)收，檢查其外觀、數(shù)量、質(zhì)量等是否與單據(jù)一致，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)進(jìn)行處理。3.出庫(kù)時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)審批后的出庫(kù)單據(jù)發(fā)放色樣樣板，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括領(lǐng)取部門(mén)、領(lǐng)取人、領(lǐng)取時(shí)間、色樣樣板用途等信息，以便進(jìn)行追溯。4.對(duì)于借用的色樣樣板，應(yīng)明確借用期限和歸還要求，借用人員應(yīng)按時(shí)歸還。歸還時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)損壞或丟失，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處理。（四）盤(pán)點(diǎn)與清查1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)色樣樣板進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬物相符。盤(pán)點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次。2.在盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)色樣樣板的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等信息，如發(fā)現(xiàn)賬物不符或色樣樣板存在損壞、變質(zhì)、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫(xiě)盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，上報(bào)相關(guān)部門(mén)進(jìn)行處理。3.除定期盤(pán)點(diǎn)外，公司還應(yīng)不定期對(duì)色樣樣板進(jìn)行清查，檢查色樣樣板的管理情況和存儲(chǔ)環(huán)境，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題，確保色樣樣板的安全和完整。四、色樣樣板的使用與發(fā)放（一）使用范圍1.色樣樣板主要用于公司內(nèi)部產(chǎn)品的生產(chǎn)、質(zhì)量控制、銷(xiāo)售及客戶(hù)服務(wù)等環(huán)節(jié)，為各部門(mén)提供產(chǎn)品顏色、外觀等方面的參考依據(jù)。2.在產(chǎn)品研發(fā)過(guò)程中，色樣樣板可作為設(shè)計(jì)人員與其他部門(mén)溝通交流的工具，確保產(chǎn)品設(shè)計(jì)方案的順利實(shí)施；在生產(chǎn)過(guò)程中，色樣樣板作為生產(chǎn)操作人員的操作標(biāo)準(zhǔn)，保證產(chǎn)品顏色和外觀的一致性；在質(zhì)量控制環(huán)節(jié)，色樣樣板用于檢驗(yàn)產(chǎn)品是否符合質(zhì)量要求；在銷(xiāo)售環(huán)節(jié)，色樣樣板幫助銷(xiāo)售人員向客戶(hù)展示產(chǎn)品的特性，促進(jìn)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的開(kāi)展；在客戶(hù)服務(wù)環(huán)節(jié)，色樣樣板可用于解決客戶(hù)對(duì)產(chǎn)品顏色、外觀等方面的疑問(wèn)和投訴。（二）使用流程1.各部門(mén)因工作需要使用色樣樣板時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)色樣樣板使用申請(qǐng)表，注明使用目的、色樣樣板名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)審批后的申請(qǐng)表發(fā)放色樣樣板，并在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。發(fā)放時(shí)，應(yīng)向使用人員詳細(xì)說(shuō)明色樣樣板的使用注意事項(xiàng)，如避免損壞、妥善保管等。3.使用人員在使用色樣樣板過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途和操作方法進(jìn)行使用，不得擅自更改色樣樣板的顏色、材質(zhì)、工藝等參數(shù)。如發(fā)現(xiàn)色樣樣板存在問(wèn)題或不能滿(mǎn)足工作需要，應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門(mén)進(jìn)行處理。4.使用完畢后，使用人員應(yīng)及時(shí)將色樣樣板歸還倉(cāng)庫(kù)，并在歸還記錄上簽字確認(rèn)。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)對(duì)歸還的色樣樣板進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)損壞或丟失，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處理。（三）發(fā)放管理1.色樣樣板的發(fā)放應(yīng)遵循按需發(fā)放、嚴(yán)格審批的原則，確保色樣樣板發(fā)放給真正需要的部門(mén)和人員，并用于規(guī)定的用途。2.對(duì)于重要客戶(hù)或特殊項(xiàng)目需要提供色樣樣板的情況，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后方可發(fā)放。發(fā)放時(shí)，應(yīng)明確色樣樣板的使用范圍和歸還要求，確保色樣樣板的安全和完整。3.在發(fā)放色樣樣板時(shí)，應(yīng)做好發(fā)放記錄，記錄內(nèi)容包括發(fā)放日期、發(fā)放部門(mén)、發(fā)放人、領(lǐng)取人、色樣樣板名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。發(fā)放記錄應(yīng)妥善保存，以便進(jìn)行追溯和查詢(xún)。五、色樣樣板的變更與處理（一）變更原因1.客戶(hù)需求變更：由于客戶(hù)對(duì)產(chǎn)品顏色、外觀等方面提出新的要求，導(dǎo)致色樣樣板需要進(jìn)行變更。2.產(chǎn)品設(shè)計(jì)變更：產(chǎn)品研發(fā)部門(mén)對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行設(shè)計(jì)優(yōu)化或改進(jìn)，需要相應(yīng)調(diào)整色樣樣板。3.原材料變更：因原材料供應(yīng)或質(zhì)量問(wèn)題，需要更換原材料，從而引起色樣樣板的變更。4.工藝改進(jìn)：生產(chǎn)工藝的改進(jìn)可能會(huì)影響產(chǎn)品的顏色和外觀，需要對(duì)色樣樣板進(jìn)行調(diào)整。5.法律法規(guī)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)變更：國(guó)家法律法規(guī)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的更新，要求色樣樣板符合新的規(guī)定。（二）變更流程1.當(dāng)色樣樣板需要變更時(shí)，由提出變更的部門(mén)填寫(xiě)色樣樣板變更申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容、涉及的色樣樣板名稱(chēng)和規(guī)格等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交給產(chǎn)品研發(fā)部門(mén)。產(chǎn)品研發(fā)部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)（如質(zhì)量控制部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)、銷(xiāo)售部門(mén)等）對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)估和審核。3.審核通過(guò)后，產(chǎn)品研發(fā)部門(mén)負(fù)責(zé)組織色樣樣板的變更制作工作。變更制作完成后，按照色樣樣板的審核流程進(jìn)行審核，確保變更后的色樣樣板符合要求。4.審核通過(guò)的變更色樣樣板應(yīng)及時(shí)更新相關(guān)的文件和資料，如設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，并通知各相關(guān)部門(mén)。同時(shí)，對(duì)庫(kù)存的原色樣樣板進(jìn)行標(biāo)識(shí)和隔離，防止誤用。（三）處理方式1.對(duì)于不再使用或已過(guò)有效期的色樣樣板，由倉(cāng)庫(kù)管理人員填寫(xiě)色樣樣板處理申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后進(jìn)行處理。2.處理方式包括銷(xiāo)毀、回收等。對(duì)于涉及商業(yè)機(jī)密或敏感信息的色樣樣板，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保信息不泄露。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀方式、銷(xiāo)毀人員等信息。3.對(duì)于可回收利用的色樣樣板，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行回收處理，如交回倉(cāng)庫(kù)統(tǒng)一管理或用于其他合適的用途。六、色樣樣板的質(zhì)量控制與追溯（一）質(zhì)量控制1.質(zhì)量控制部門(mén)應(yīng)制定色樣樣板的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，對(duì)色樣樣板的顏色、材質(zhì)、工藝、尺寸、形狀等進(jìn)行嚴(yán)格檢驗(yàn)，確保其符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和客戶(hù)要求。2.在色樣樣板制作過(guò)程中，質(zhì)量控制人員應(yīng)進(jìn)行全程監(jiān)督，對(duì)關(guān)鍵工序和質(zhì)量控制點(diǎn)進(jìn)行重點(diǎn)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正質(zhì)量問(wèn)題。3.對(duì)于檢驗(yàn)合格的色樣樣板，應(yīng)出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，并加蓋質(zhì)量檢驗(yàn)專(zhuān)用章。質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告應(yīng)包括色樣樣板的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)日期、檢驗(yàn)人員等信息，作為色樣樣板質(zhì)量合格的證明文件。4.如發(fā)現(xiàn)色樣樣板存在質(zhì)量問(wèn)題，質(zhì)量控制部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知產(chǎn)品研發(fā)部門(mén)和制作廠(chǎng)家進(jìn)行整改，整改完成后重新進(jìn)行檢驗(yàn)，直至色樣樣板質(zhì)量符合要求。（二）追溯管理1.建立色樣樣板的質(zhì)量追溯體系，對(duì)色樣樣板從設(shè)計(jì)、制作、審核、存儲(chǔ)、使用、發(fā)放、變更到處理的全過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保能夠追溯到色樣樣板的每一個(gè)環(huán)節(jié)和相關(guān)責(zé)任人。2.色樣樣板的記錄應(yīng)包括但不限于設(shè)計(jì)圖紙、制作記錄、檢驗(yàn)報(bào)告、出入庫(kù)單據(jù)、使用申請(qǐng)表、變更申請(qǐng)表、處理申請(qǐng)表等文件和資料。記錄應(yīng)妥善保存，便于查詢(xún)和追溯。3.在產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品顏色或外觀與色樣樣板不符，應(yīng)通過(guò)質(zhì)量追溯體系查找原因，確定問(wèn)題所在環(huán)節(jié)和責(zé)任人，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如對(duì)不合格產(chǎn)品進(jìn)行返工、整改或追溯到原材料供應(yīng)商