編制檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強本公司/組織編制檔案的管理，確保編制檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織在各項工作中形成的編制檔案的管理。編制檔案包括但不限于各類規(guī)劃、計劃、方案、預(yù)算、報告、總結(jié)等文件材料。（三）編制檔案管理的基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則編制檔案由公司/組織指定的專門部門或機構(gòu)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.完整準確原則應(yīng)保證編制檔案內(nèi)容的完整性和準確性，如實反映各項工作的實際情況和歷史過程。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率，為公司/組織的決策和發(fā)展提供有力支持。4.安全保密原則加強編制檔案的安全保密措施，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、編制檔案的收集（一）收集范圍1.公司/組織制定的各類發(fā)展規(guī)劃、年度計劃、專項工作計劃等。2.項目申報書、可行性研究報告、項目預(yù)算等項目相關(guān)文件。3.各類工作總結(jié)、工作報告、統(tǒng)計報表等。4.內(nèi)部會議紀要、決議、領(lǐng)導講話等。5.對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。6.其他與編制工作相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門/項目組應(yīng)明確專人負責編制檔案的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并確保其真實性和可讀性。（三）收集時間1.對于定期形成的編制文件，如年度計劃、總結(jié)等，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)收集歸檔。2.對于項目性文件，應(yīng)在項目結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)完成收集歸檔。3.對于臨時性文件，應(yīng)在文件形成后及時收集歸檔。三、編制檔案的整理（一）分類標準編制檔案按照文件的性質(zhì)、內(nèi)容和形成時間等進行分類。具體分類如下：1.規(guī)劃計劃類：包括公司/組織的發(fā)展規(guī)劃、年度計劃、專項工作計劃等。2.項目管理類：包括項目申報書、可行性研究報告、項目預(yù)算、項目總結(jié)等。3.工作總結(jié)類：包括年度工作總結(jié)、季度工作總結(jié)、專項工作總結(jié)等。4.會議文件類：包括內(nèi)部會議紀要、決議、領(lǐng)導講話等。5.合同協(xié)議類：包括對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。6.其他類：不屬于上述分類的其他編制文件。（二）編號規(guī)則編制檔案應(yīng)進行編號，以便于管理和查找。編號規(guī)則如下：1.一級編號：按照分類標準，用大寫字母表示檔案類別，如“G”表示規(guī)劃計劃類，“X”表示項目管理類等。2.二級編號：按照文件形成時間順序，用四位數(shù)字表示年份，如“2023”表示2023年形成的文件。3.三級編號：對于同一類別的文件，按照文件的順序號進行編號，用三位數(shù)字表示，如“001”“002”等。例如，一份2023年形成的規(guī)劃計劃類文件，編號為“G2023001”。（三）裝訂要求1.紙質(zhì)文件應(yīng)按照一定順序進行排列，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字。2.對于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進行折疊或裱糊，使其規(guī)格統(tǒng)一。3.電子文件應(yīng)按照編號規(guī)則進行命名，并存儲在規(guī)定的存儲介質(zhì)上，建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。四、編制檔案的歸檔（一）歸檔流程1.各部門/項目組收集整理好編制檔案后，填寫《編制檔案歸檔清單》，詳細列出檔案的名稱、編號、日期、來源等信息。2.將《編制檔案歸檔清單》連同編制檔案一并提交給公司/組織指定的檔案管理部門。3.檔案管理部門對提交的檔案進行審核，核對檔案的完整性、準確性和編號的規(guī)范性等。審核無誤后，在《編制檔案歸檔清單》上簽字確認，并將檔案進行歸檔。（二）歸檔時間編制檔案應(yīng)在收集整理完成后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。對于重大項目或重要文件，應(yīng)及時歸檔，確保檔案的時效性。（三）歸檔存儲1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或其他安全的存儲設(shè)備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案存儲位置索引，記錄檔案的存放位置，方便快速查找。五、編制檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱編制檔案的，應(yīng)填寫《編制檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)查閱申請表，對查閱人員的權(quán)限進行審核。對于符合查閱權(quán)限的申請，予以批準；對于不符合查閱權(quán)限的申請，應(yīng)說明理由，不予批準。（二）查閱方式1.查閱紙質(zhì)檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出指定地點。2.查閱人員如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行操作。3.查閱電子檔案時，查閱人員應(yīng)通過檔案管理系統(tǒng)進行查閱，不得擅自復(fù)制或傳播電子檔案。（三）利用規(guī)定1.編制檔案的利用應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，不得用于非法目的或泄露公司/組織的機密信息。2.檔案管理部門應(yīng)建立編制檔案利用登記制度，記錄查閱人員的姓名、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息，以便進行跟蹤和管理。3.對于涉及公司/組織重大利益或機密的編制檔案，查閱人員應(yīng)簽署保密協(xié)議，承諾對查閱內(nèi)容予以保密。六、編制檔案的保管期限（一）保管期限劃分編制檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分標準如下：1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的編制檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的編制檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管：凡是反映公司/組織臨時性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有參考價值的編制檔案，保管期限為[X]年。（二）保管期限確定編制檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和重要程度等因素進行確定。在檔案形成時，各部門/項目組應(yīng)提出初步的保管期限建議，報檔案管理部門審核。檔案管理部門根據(jù)相關(guān)規(guī)定和實際情況，最終確定檔案的保管期限。（三）保管期限調(diào)整1.隨著時間的推移和公司/組織工作的發(fā)展，對于已確定保管期限的編制檔案，如發(fā)現(xiàn)有需要延長或縮短保管期限的情況，應(yīng)及時進行調(diào)整。2.保管期限調(diào)整應(yīng)由檔案管理部門提出申請，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導批準后實施。七、編制檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的編制檔案進行鑒定，確定哪些檔案可以銷毀，哪些檔案需要繼續(xù)保管。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門的人員組成鑒定小組進行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值等因素進行綜合評估，提出鑒定意見。3.鑒定意見應(yīng)形成書面報告，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導批準后生效。（二）銷毀程序1.對于鑒定可以銷毀的編制檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《編制檔案銷毀清單》，詳細列出檔案的名稱、編號、日期、數(shù)量等信息。2.《編制檔案銷毀清單》經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀編制檔案時，應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認。（三）特殊情況處理對于涉及公司/組織重要機密或法律糾紛等特殊情況的編制檔案，即使保管期限已滿，也不得擅自銷毀，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行妥善處理。八、編制檔案的信息化管理（一）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.公司/組織應(yīng)建立編制檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能，提高檔案管理的效率和水平。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與公司/組織的其他信息系統(tǒng)進行集成，實現(xiàn)信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。（二）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集、整理和存儲，確保其真實性、完整性和可讀性。2.電子檔案應(yīng)進行分類、編號和著錄，建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。3.檔案管理部門應(yīng)定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。（三）信息化安全保障1.加強編制檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.采用加密技術(shù)對電子檔案進行加密處理，確保檔案信息在傳輸和存儲過程中的安全性。3.定期對檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，及時修復(fù)系統(tǒng)漏洞，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。九、編制檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責1.公司/組織應(yīng)建立編制檔案管理監(jiān)督檢查制度，明確監(jiān)督檢查的職責和范圍。2.檔案管理部門負責對編制檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等環(huán)節(jié)進行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.公司/組織內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對編制檔案管理工作進行審計，檢查檔案管理的合規(guī)性和有效性。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集范圍、整理要求、歸檔流程、查閱權(quán)限等。2.檔案的完整性和準確性，檢查檔案是否齊全、完整，內(nèi)容是否真實、準確。3.檔案的保管情況，包括檔案的存儲環(huán)境、保管期限、安全保密