電煤合同管理辦法總則目的為加強公司電煤合同管理，規(guī)范電煤采購、銷售等合同的簽訂、履行、變更和終止等行為，維護公司的合法權(quán)益，保障公司發(fā)電生產(chǎn)的穩(wěn)定運行，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司及下屬各部門、各分支機構(gòu)與電煤供應(yīng)商、用戶等簽訂的各類電煤合同的管理。管理原則電煤合同管理應(yīng)遵循依法合規(guī)、平等自愿、誠實信用、全面履行的原則，確保合同的簽訂和履行符合法律法規(guī)和公司利益。管理職責合同管理部門公司設(shè)立專門的合同管理部門，負責電煤合同的統(tǒng)一管理工作。其主要職責包括：1.制定和完善電煤合同管理制度和流程；2.審核電煤合同的合法性、合規(guī)性和完整性；3.監(jiān)督電煤合同的履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的問題；4.建立電煤合同檔案，對合同進行分類、編號、存檔和保管；5.組織開展合同管理的培訓和宣傳工作。業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門是電煤合同的執(zhí)行部門，負責電煤合同的具體簽訂和履行工作。其主要職責包括：1.負責電煤市場的調(diào)研和分析，尋找合適的供應(yīng)商或用戶；2.起草電煤合同文本，提出合同條款和條件；3.與供應(yīng)商或用戶進行談判，協(xié)商合同內(nèi)容；4.按照合同約定組織電煤的采購、運輸、驗收等工作；5.及時向合同管理部門反饋合同履行情況，協(xié)助解決合同履行過程中的問題。財務(wù)部門財務(wù)部門負責電煤合同的資金管理和結(jié)算工作。其主要職責包括：1.審核電煤合同的資金預算和支付條款；2.按照合同約定及時支付電煤貨款；3.對電煤合同的資金使用情況進行監(jiān)督和分析；4.協(xié)助業(yè)務(wù)部門處理合同結(jié)算過程中的問題。審計部門審計部門負責對電煤合同的簽訂、履行和管理情況進行審計監(jiān)督。其主要職責包括：1.定期對電煤合同進行審計，檢查合同的合法性、合規(guī)性和有效性；2.對合同履行過程中的資金使用、質(zhì)量驗收等情況進行審計；3.提出審計意見和建議，督促相關(guān)部門整改存在的問題；4.參與重大電煤合同的審計和風險評估工作。合同簽訂合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)電煤采購或銷售需求，進行市場調(diào)研和分析，確定潛在的供應(yīng)商或用戶。2.業(yè)務(wù)部門起草電煤合同文本，明確合同的標的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨時間、交貨地點、運輸方式、結(jié)算方式等主要條款和條件。3.業(yè)務(wù)部門將起草好的合同文本提交給合同管理部門進行審核。合同管理部門主要審核合同的合法性、合規(guī)性和完整性，提出審核意見和建議。4.業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同管理部門的審核意見，對合同文本進行修改和完善。5.業(yè)務(wù)部門與供應(yīng)商或用戶進行談判，協(xié)商合同內(nèi)容。談判過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)充分考慮公司的利益和需求，爭取有利的合同條款和條件。6.談判達成一致后，業(yè)務(wù)部門將合同文本提交給公司領(lǐng)導審批。公司領(lǐng)導根據(jù)合同的重要性和金額大小，決定是否需要召開合同評審會議進行審議。7.經(jīng)公司領(lǐng)導審批同意后，業(yè)務(wù)部門與供應(yīng)商或用戶簽訂電煤合同。合同簽訂時，應(yīng)確保合同雙方的法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章。合同條款和條件1.標的：明確電煤的品種、規(guī)格、質(zhì)量標準等。2.數(shù)量：明確電煤的采購或銷售數(shù)量，以及數(shù)量的計量方式和允許的誤差范圍。3.質(zhì)量：明確電煤的質(zhì)量指標和檢驗方法，以及質(zhì)量不符合要求時的處理方式。4.價格：明確電煤的價格及價格調(diào)整方式，包括基價、浮動價格、結(jié)算價格等。5.交貨時間：明確電煤的交貨時間和交貨期限，以及逾期交貨的違約責任。6.交貨地點：明確電煤的交貨地點和運輸方式，以及運輸費用的承擔方。7.結(jié)算方式：明確電煤的結(jié)算方式和結(jié)算期限，包括預付款、進度款、尾款等的支付方式和時間。8.違約責任：明確合同雙方的違約責任和賠償方式，以及違約金的計算方法。9.爭議解決：明確合同雙方在履行合同過程中發(fā)生爭議時的解決方式，包括協(xié)商、仲裁或訴訟等。合同審核要點1.合法性：合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)的規(guī)定，不得違反國家強制性標準和政策。2.合規(guī)性：合同條款應(yīng)符合公司的內(nèi)部管理制度和流程，不得損害公司的利益和聲譽。3.完整性：合同條款應(yīng)完整、明確，避免出現(xiàn)歧義或漏洞。4.可行性：合同條款應(yīng)具有可操作性，能夠?qū)嶋H履行。5.風險性：合同條款應(yīng)充分考慮各種風險因素，采取相應(yīng)的風險防范措施。合同履行履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立電煤合同履行臺賬，對合同的履行情況進行實時跟蹤和記錄。臺賬內(nèi)容包括合同編號、供應(yīng)商或用戶名稱、合同標的、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、運輸方式、結(jié)算方式、履行情況等。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向合同管理部門和公司領(lǐng)導匯報合同履行情況，及時反饋合同履行過程中出現(xiàn)的問題和困難。3.合同管理部門應(yīng)定期對電煤合同的履行情況進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促業(yè)務(wù)部門整改。質(zhì)量驗收1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標準和檢驗方法，對電煤進行驗收。驗收內(nèi)容包括電煤的品種、規(guī)格、質(zhì)量指標等。2.驗收合格后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)出具質(zhì)量驗收報告，并由驗收人員簽字確認。質(zhì)量驗收報告應(yīng)作為結(jié)算貨款的依據(jù)之一。3.如電煤質(zhì)量不符合合同約定的標準，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與供應(yīng)商或用戶協(xié)商處理，要求其承擔違約責任或采取補救措施。結(jié)算支付1.財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的結(jié)算方式和結(jié)算期限，及時辦理電煤貨款的結(jié)算和支付手續(xù)。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在電煤驗收合格后，及時向財務(wù)部門提供結(jié)算資料，包括發(fā)票、質(zhì)量驗收報告、運輸單據(jù)等。3.財務(wù)部門在收到結(jié)算資料后，應(yīng)進行審核，審核無誤后及時支付貨款。如發(fā)現(xiàn)結(jié)算資料存在問題，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通，要求其補充或更正。變更和解除1.合同履行過程中，如因市場變化、政策調(diào)整等原因需要變更或解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與供應(yīng)商或用戶協(xié)商，并簽訂變更或解除合同的協(xié)議。2.變更或解除合同的協(xié)議應(yīng)明確變更或解除的原因、內(nèi)容、時間等，并經(jīng)雙方簽字蓋章確認。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)將變更或解除合同的協(xié)議及時提交給合同管理部門備案，并按照新的合同條款和條件履行合同。合同檔案管理檔案建立1.合同管理部門應(yīng)在合同簽訂后及時建立電煤合同檔案，對合同及相關(guān)資料進行分類、編號、存檔和保管。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、附件、補充協(xié)議、審批文件、履行記錄、質(zhì)量驗收報告、結(jié)算憑證等相關(guān)資料。檔案查閱和借閱1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱或借閱電煤合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱/借閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，到合同管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.查閱或借閱合同檔案時，應(yīng)遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得損壞、涂改、丟失檔案資料。3.借閱合同檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案保管期限電煤合同檔案的保管期限按照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導批準，可按照規(guī)定進行銷毀。監(jiān)督檢查與考核監(jiān)督檢查1.合同管理部門應(yīng)定期對電煤合同的簽訂、履行和管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂流程、合同條款和條件、合同履行情況、合同檔案管理等。2.審計部門應(yīng)定期對電煤合同進行審計，檢查合同的合法性、合規(guī)性和有效性，以及合同履行過程中的資金使用、質(zhì)量驗收等情況。3.對于監(jiān)督檢查和審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)部門應(yīng)及時整改，并向合同管理部門和審計部門反饋整改情況?？己?.公司應(yīng)建立電煤合同管理考核制度，對各部門和相關(guān)人員的合同管理工作進行考核。2.考核內(nèi)容包括合同簽