科室用章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)科室印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護(hù)公司/組織正常運(yùn)營秩序，保障公司/組織及相關(guān)方合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各科室的印章管理，包括但不限于行政章、業(yè)務(wù)章、財(cái)務(wù)專用章等各類具有法律效力或代表科室職權(quán)的印章。（三）管理原則1.合法性原則：印章的使用必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，確保印章使用行為的合法性和有效性。2.嚴(yán)肅性原則：印章是科室職權(quán)的象征，必須嚴(yán)格管理，謹(jǐn)慎使用，確保印章使用的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。3.規(guī)范性原則：印章的刻制、啟用、保管、使用、停用、銷毀等環(huán)節(jié)應(yīng)遵循規(guī)范的流程和操作要求，確保印章管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.責(zé)任制原則：明確印章管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，落實(shí)責(zé)任追究制度，對印章使用過程中的違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。二、印章的種類及用途（一）行政章1.用于以公司/組織名義發(fā)布的各類行政文件、通知、公告等；2.用于對外簽訂的行政事務(wù)性協(xié)議、合同等；3.用于證明公司/組織員工身份、職務(wù)等相關(guān)行政事項(xiàng)的文件；4.其他經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的行政用途。（二）業(yè)務(wù)章1.用于科室開展業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中簽訂的業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等；2.用于業(yè)務(wù)往來中的各類函件、證明、報(bào)表等文件的簽署；3.其他與科室業(yè)務(wù)相關(guān)的文件簽署。（三）財(cái)務(wù)專用章1.用于公司/組織財(cái)務(wù)核算、資金收付等相關(guān)財(cái)務(wù)文件的蓋章；2.用于財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)申報(bào)等財(cái)務(wù)資料的確認(rèn)；3.其他經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的財(cái)務(wù)用途。（四）其他印章根據(jù)公司/組織實(shí)際需要，可能還存在其他特定用途的印章，如發(fā)票專用章、合同專用章等，其用途按照相關(guān)法律法規(guī)及公司/組織規(guī)定執(zhí)行。三、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.科室因工作需要刻制印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格、材質(zhì)等信息，并經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至公司/組織綜合管理部門。2.綜合管理部門對《印章刻制申請表》進(jìn)行審核，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由綜合管理部門統(tǒng)一安排具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。3.印章刻制完成后，刻制單位應(yīng)將印章樣本提交至綜合管理部門備案。綜合管理部門應(yīng)核對印章樣本與《印章刻制申請表》中的信息是否一致，并留存印章樣本復(fù)印件。（二）印章啟用1.新印章啟用前，綜合管理部門應(yīng)填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、啟用范圍等信息，并附印章樣本。經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可啟用。2.印章啟用時(shí)，綜合管理部門應(yīng)將印章啟用信息通知相關(guān)科室及人員，并在公司/組織內(nèi)部發(fā)布印章啟用公告。3.印章啟用后，原印章如有需要停用，應(yīng)按照本辦法規(guī)定的印章停用及銷毀流程進(jìn)行處理。四、印章的保管（一）保管原則1.實(shí)行專人負(fù)責(zé)制，每枚印章必須指定專人保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。3.印章保管人員不得擅自將印章交予他人保管或使用，如因特殊情況需要委托他人代管，必須經(jīng)科室負(fù)責(zé)人及公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理書面委托手續(xù)。（二）保管方式1.行政章、財(cái)務(wù)專用章等重要印章應(yīng)存放于保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，并設(shè)置密碼鎖或鑰匙鎖。密碼或鑰匙應(yīng)由保管人員妥善保管，不得泄露給他人。2.業(yè)務(wù)章等一般性印章可根據(jù)實(shí)際情況存放于安全的文件柜或抽屜內(nèi)，但應(yīng)確保存放位置安全可靠，防止印章丟失或被盜用。3.印章保管人員應(yīng)定期對印章存放環(huán)境進(jìn)行檢查，確保印章存放安全。如發(fā)現(xiàn)印章存放環(huán)境存在安全隱患，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改。（三）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)印章的日常保管工作，確保印章存放安全、完好。2.嚴(yán)格按照本辦法規(guī)定的印章使用流程進(jìn)行用印操作，對用印文件進(jìn)行認(rèn)真審核，確保用印內(nèi)容合法、合規(guī)、真實(shí)、有效。3.在用印過程中，如發(fā)現(xiàn)用印文件存在問題或疑問，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通核實(shí)，不得擅自用印。4.做好印章使用登記工作，詳細(xì)記錄印章使用日期、用印文件名稱、用印事由、用印份數(shù)、批準(zhǔn)人等信息，并妥善保管印章使用登記簿。5.定期對印章使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時(shí)向科室負(fù)責(zé)人及公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。6.印章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因不再負(fù)責(zé)印章保管工作時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理印章交接手續(xù)，確保印章交接清楚、手續(xù)完備。五、印章的使用（一）使用流程1.用印申請人填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印文件名稱、用印事由、用印份數(shù)、用印日期等信息，并簽字確認(rèn)。2.用印申請人將《印章使用申請表》提交至科室負(fù)責(zé)人審核，科室負(fù)責(zé)人應(yīng)對用印文件的內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審核，確保用印內(nèi)容合法、合規(guī)、真實(shí)、有效，并簽字批準(zhǔn)。3.用印申請人將經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)的《印章使用申請表》提交至印章保管人員。印章保管人員應(yīng)對用印申請表進(jìn)行再次審核，確認(rèn)無誤后，按照規(guī)定的用印流程進(jìn)行用印操作。4.印章保管人員在用印過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照用印文件的內(nèi)容和要求進(jìn)行蓋章，確保印章清晰、端正、完整。用印完成后，應(yīng)在《印章使用申請表》上加蓋“已用印”章，并注明用印日期、用印人等信息。5.用印申請人領(lǐng)取用印后的文件，并在《印章使用登記簿》上簽字確認(rèn)。（二）使用審批1.一般性文件用印，由科室負(fù)責(zé)人審批。2.重要文件、合同、協(xié)議等用印，需經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批流程如下：-用印申請人將用印文件及《印章使用申請表》提交至科室負(fù)責(zé)人審核簽字；-科室負(fù)責(zé)人將審核后的文件及申請表提交至公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批；-分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，用印申請人將文件及申請表提交至公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批；-主要領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，用印申請人將文件及申請表提交至印章保管人員進(jìn)行用印操作。（三）使用限制1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。如因工作需要確需在空白文件上預(yù)留印章的，必須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在空白文件上注明用途、有效期限等信息。2.印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的用途和范圍進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大用印范圍或改變用印用途。3.不得將印章攜帶外出使用，如因特殊情況需要攜帶印章外出的，必須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理書面審批手續(xù)。攜帶印章外出時(shí)，必須由兩名以上印章保管人員共同負(fù)責(zé)保管印章，并確保印章安全。六、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.科室因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因不再使用印章的；2.印章?lián)p壞、遺失或被盜用，無法繼續(xù)使用的；3.其他經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)需要停用印章的情形。（二）停用流程1.印章保管人員發(fā)現(xiàn)印章需要停用時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫《印章停用申請表》，詳細(xì)說明印章停用原因、停用日期等信息，并提交至科室負(fù)責(zé)人審核。2.科室負(fù)責(zé)人審核通過后，將《印章停用申請表》提交至綜合管理部門。綜合管理部門對申請表進(jìn)行審核，并報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，綜合管理部門負(fù)責(zé)通知相關(guān)科室及人員印章停用事宜，并在公司/組織內(nèi)部發(fā)布印章停用公告。4.印章停用后，印章保管人員應(yīng)將印章妥善保管，不得擅自銷毀或丟棄。（三）銷毀流程1.對于需要銷毀的印章，由綜合管理部門填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、銷毀原因、銷毀方式等信息，并附印章樣本。經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。2.印章銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保印章無法恢復(fù)使用。一般可采用粉碎、熔化等方式進(jìn)行銷毀。3.印章銷毀過程中，應(yīng)由綜合管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀過程真實(shí)、有效。銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《印章銷毀申請表》上簽字確認(rèn)。4.印章保管人員應(yīng)將印章銷毀情況記錄在《印章使用登記簿》上，并將《印章銷毀申請表》及相關(guān)證明材料存檔保管。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司/組織綜合管理部門負(fù)責(zé)對各科室印章管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.印章管理制度的執(zhí)行情況，包括印章的刻制、啟用、保管、使用、停用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定；2.印章使用登記情況，檢查印章使用登記簿是否記錄完整、準(zhǔn)確；3.印章保管情況，檢查印章存放是否安全，保管人員是否嚴(yán)格履行保管職責(zé)；4.印章使用審批情況，檢查用印文件是否經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，審批手續(xù)是否完備；5.印章使用的合法性、合規(guī)性情況，檢查用印內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)及公司/組織規(guī)定。（三）檢查方式1.定期檢查：綜合管理部門每季度對各科室印章管理情況進(jìn)行一次全面檢查，并形成檢查報(bào)告。2.不定期抽查：綜合管理部門可根據(jù)工作需要，對各科室印章管理情況進(jìn)行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的印章管理問題，綜合管理部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)科室發(fā)出《印章管理整改通知書》，要求科室限期整改。2.科室應(yīng)按照《印章管理整改通知書》的要求，認(rèn)真分析問題原因，制定整改措施，并在規(guī)定期限內(nèi)將整改情況書面報(bào)告綜合管理部門。3.對于整改不力或拒不整改的科室，綜合管理部門將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育、警告、罰款等處理，并追究科室負(fù)責(zé)人的管理責(zé)任。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自刻制、啟用印章的；2.擅自將印章交予他人保管、使用或攜帶外出的；3.在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章的；4.擅自擴(kuò)大用印范圍或改變用印用途的；5.未按照規(guī)定流程進(jìn)行用印操作，導(dǎo)致用印文件存在問題的；6.印章保管不善，導(dǎo)致印章被盜用、丟失或損壞的；7.其他違反本辦法規(guī)定的印章管理行為。（二）責(zé)任追究方式1.對于違反本辦法規(guī)定的印章管理行為，公司/組織將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人給予批評教育、警告、罰