電子記錄管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范本公司/組織電子記錄的管理，確保電子記錄的真實性、完整性、可用性和安全性，滿足法律法規(guī)及行業(yè)標準要求，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)所有電子記錄的生成、存儲、傳輸、使用、保管和銷毀等活動。（三）定義1.電子記錄：指公司/組織在業(yè)務(wù)活動中形成的，以電子形式存在的各種數(shù)據(jù)、文件、記錄等，包括但不限于辦公文檔、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、系統(tǒng)日志、電子郵件等。2.元數(shù)據(jù)：描述電子記錄的背景、上下文、結(jié)構(gòu)、來源、管理過程等信息的數(shù)據(jù)，用于支持電子記錄的管理和利用。3.電子簽名：數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。（四）管理原則1.合法性原則：電子記錄的管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準的要求。2.真實性原則：確保電子記錄的內(nèi)容真實可靠，不得篡改或偽造。3.完整性原則：保證電子記錄的內(nèi)容完整，不被遺漏或損壞。4.可用性原則：電子記錄應(yīng)便于檢索、查詢和使用，以滿足業(yè)務(wù)需求。5.安全性原則：采取必要的安全措施，保護電子記錄的機密性、完整性和可用性，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失或損壞。二、電子記錄的生成與采集（一）系統(tǒng)設(shè)計與規(guī)范1.在新系統(tǒng)開發(fā)或現(xiàn)有系統(tǒng)升級時，應(yīng)充分考慮電子記錄的生成、采集和管理需求，確保系統(tǒng)具備記錄功能。2.系統(tǒng)應(yīng)按照相關(guān)標準和規(guī)范進行設(shè)計，保證記錄的準確性、完整性和一致性。（二）數(shù)據(jù)錄入與采集1.操作人員應(yīng)按照規(guī)定的流程和要求，準確、完整地錄入數(shù)據(jù)，確保電子記錄的原始性。2.對于從外部系統(tǒng)采集的數(shù)據(jù)，應(yīng)進行必要的驗證和轉(zhuǎn)換，保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量和兼容性。（三）記錄標識與元數(shù)據(jù)生成1.電子記錄應(yīng)具有唯一的標識，以便于識別和管理。2.同時，應(yīng)自動生成或人工錄入相關(guān)的元數(shù)據(jù)，如記錄生成時間、生成人、來源、用途等。三、電子記錄的存儲與保管（一）存儲介質(zhì)選擇1.根據(jù)電子記錄的重要性、存儲期限和訪問頻率等因素，選擇合適的存儲介質(zhì)，如硬盤、磁帶、光盤等。2.對于關(guān)鍵的電子記錄，應(yīng)采用多種存儲介質(zhì)進行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲環(huán)境要求1.存儲電子記錄的環(huán)境應(yīng)具備適宜的溫度、濕度、防火、防潮、防蟲等條件，確保數(shù)據(jù)的安全。2.定期對存儲環(huán)境進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)并處理潛在的問題。（三）存儲設(shè)備管理1.對存儲設(shè)備進行分類管理，建立設(shè)備臺賬，記錄設(shè)備的型號、規(guī)格、存儲容量、使用情況等信息。2.定期對存儲設(shè)備進行檢查、維護和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運行。（四）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.制定數(shù)據(jù)備份策略，定期對電子記錄進行備份，備份頻率應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求和數(shù)據(jù)重要性確定。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全的位置，并進行定期檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。四、電子記錄的傳輸與共享（一）傳輸方式選擇1.根據(jù)電子記錄的性質(zhì)、傳輸距離和安全要求等因素，選擇合適的傳輸方式，如網(wǎng)絡(luò)傳輸、移動存儲設(shè)備傳輸?shù)取?.對于敏感的電子記錄，應(yīng)采用加密傳輸方式，確保數(shù)據(jù)在傳輸過程中的安全性。（二）傳輸過程控制1.在電子記錄傳輸前，應(yīng)對傳輸內(nèi)容進行檢查，確保記錄的準確性和完整性。2.傳輸過程中，應(yīng)采取必要的監(jiān)控措施，及時發(fā)現(xiàn)并處理傳輸故障或異常情況。（三）共享管理1.建立電子記錄共享機制，明確共享的范圍、權(quán)限和流程。2.在共享電子記錄時，應(yīng)確保接收方具有相應(yīng)的權(quán)限，并對共享記錄進行登記和跟蹤。五、電子記錄的檢索與利用（一）檢索系統(tǒng)建設(shè)1.建立高效的電子記錄檢索系統(tǒng)，支持按多種條件進行檢索，如記錄標識、關(guān)鍵詞、時間范圍等。2.檢索系統(tǒng)應(yīng)具備快速響應(yīng)能力，能夠滿足用戶的檢索需求。（二）利用權(quán)限管理1.根據(jù)用戶的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)定對電子記錄的訪問和利用權(quán)限。2.嚴格控制對敏感電子記錄的訪問，確保數(shù)據(jù)的安全性。（三）利用記錄與審計1.對電子記錄的利用情況進行記錄，包括利用時間、利用人、利用目的等信息。2.定期對電子記錄的利用情況進行審計，檢查是否存在違規(guī)操作。六、電子記錄的安全管理（一）安全策略制定1.制定電子記錄安全策略，明確安全目標、安全措施和安全責(zé)任。2.安全策略應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)和行業(yè)標準的變化及時進行修訂。（二）訪問控制1.采用身份認證、授權(quán)管理等技術(shù)手段，對電子記錄的訪問進行嚴格控制。2.定期對用戶的訪問權(quán)限進行審核和調(diào)整，確保權(quán)限的合理性。（三）數(shù)據(jù)加密1.對敏感的電子記錄進行加密處理，確保數(shù)據(jù)在存儲和傳輸過程中的保密性。2.加密密鑰應(yīng)進行嚴格管理，防止密鑰泄露。（四）安全審計與監(jiān)控1.建立安全審計機制，對電子記錄的訪問、操作等活動進行審計和監(jiān)控。2.及時發(fā)現(xiàn)并處理安全事件，對安全事件進行記錄和分析，采取措施防止類似事件再次發(fā)生。七、電子記錄的銷毀（一）銷毀原則1.電子記錄的銷毀應(yīng)遵循法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定，確保數(shù)據(jù)的徹底銷毀，防止數(shù)據(jù)泄露。2.對于超過存儲期限或已無保存價值的電子記錄，應(yīng)及時進行銷毀。（二）銷毀流程1.由相關(guān)部門提出電子記錄銷毀申請，說明銷毀的原因、范圍和方式等。2.申請經(jīng)審批通過后，按照規(guī)定的銷毀流程進行操作，如采用物理銷毀、數(shù)據(jù)擦除等方式。3.對銷毀過程進行記錄，包括銷毀時間、銷毀人、銷毀方式等信息。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立電子記錄管理監(jiān)督機制，定期對電子記錄的管理情況進行檢查。2.檢查內(nèi)容包括電子記錄的生成、存儲、傳輸、使用、保管和銷毀等環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）外部審計1.定期邀請外部審計機構(gòu)對公司/組織的電子記錄管理情況進行審計。2.根據(jù)審計意見，及時完善電子記錄管理辦法和相關(guān)制度。九、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計劃制定1.制定電子記錄管理培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)目標、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象和培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)計劃應(yīng)根據(jù)員工的崗位需求和業(yè)務(wù)變化及時進行調(diào)整。（二）培訓(xùn)實施1.按照培訓(xùn)計劃組織開展