電力資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電力資料的科學(xué)管理，確保電力資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，充分發(fā)揮電力資料在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、工程建設(shè)、技術(shù)創(chuàng)新等方面的重要作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各基層單位以及與電力業(yè)務(wù)相關(guān)的所有項(xiàng)目和活動(dòng)中涉及的各類電力資料的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的電力資料管理部門，對(duì)全公司的電力資料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保資料的歸口清晰、流程規(guī)范。2.分類分級(jí)原則按照電力資料的性質(zhì)、用途、來(lái)源等進(jìn)行分類，并根據(jù)其重要性和影響范圍進(jìn)行分級(jí)管理，以便于資料的查找、使用和維護(hù)。3.全程管控原則對(duì)電力資料從產(chǎn)生、收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用到銷毀的全過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格管控，確保資料的質(zhì)量和安全。4.動(dòng)態(tài)更新原則隨著公司電力業(yè)務(wù)的發(fā)展和變化，及時(shí)對(duì)電力資料進(jìn)行更新和補(bǔ)充，保證資料的時(shí)效性和有效性。二、管理職責(zé)（一）電力資料管理部門職責(zé)1.制定和完善公司電力資料管理的各項(xiàng)規(guī)章制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全公司電力資料的集中收集、整理、分類、編目、存儲(chǔ)、保管和維護(hù)，確保資料的安全和完整。3.建立和維護(hù)公司電力資料管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資料的電子化管理和快速檢索利用。4.對(duì)各部門、各基層單位的電力資料管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織培訓(xùn)和交流活動(dòng)，提高資料管理人員的業(yè)務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)電力資料的借閱、歸還、查閱等服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，確保資料的合理使用。6.參與公司電力項(xiàng)目的前期調(diào)研、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，提供相關(guān)資料支持，并對(duì)項(xiàng)目資料的歸檔情況進(jìn)行審核。7.負(fù)責(zé)公司電力資料的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的資料進(jìn)行處理。（二）各部門、各基層單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本單位電力資料的產(chǎn)生、收集、整理和初步分類工作，并按照規(guī)定時(shí)間和要求將資料移交至公司電力資料管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門、本單位的電力資料管理工作，確保資料管理工作的順利開展。3.配合公司電力資料管理部門做好資料的借閱、查閱等工作，按照要求提供相關(guān)資料。4.在電力項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，負(fù)責(zé)項(xiàng)目資料的實(shí)時(shí)收集、整理和歸檔，確保項(xiàng)目資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并及時(shí)移交至公司電力資料管理部門。（三）資料管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司電力資料管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)所管資料的日常收集、整理、編目、存儲(chǔ)、保管和維護(hù)工作，確保資料的質(zhì)量和安全。3.熟練掌握電力資料管理信息系統(tǒng)的操作技能，及時(shí)更新和維護(hù)資料信息，為資料的檢索利用提供便利。4.熱情服務(wù)，認(rèn)真做好資料的借閱、歸還、查閱等服務(wù)工作，對(duì)借閱人員進(jìn)行必要的指導(dǎo)和監(jiān)督。5.定期對(duì)所管資料進(jìn)行清查盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。6.積極參加公司組織的電力資料管理培訓(xùn)和交流活動(dòng)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、電力資料分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.規(guī)劃設(shè)計(jì)類包括公司電力發(fā)展規(guī)劃、電網(wǎng)規(guī)劃、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件等。2.工程建設(shè)類涵蓋電力工程項(xiàng)目的立項(xiàng)批復(fù)、招投標(biāo)文件、施工合同、施工組織設(shè)計(jì)、工程變更文件、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、工程驗(yàn)收文件等。3.設(shè)備運(yùn)行類包含電力設(shè)備的采購(gòu)合同、技術(shù)協(xié)議、設(shè)備說(shuō)明書、安裝調(diào)試記錄、運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)、檢修記錄、試驗(yàn)報(bào)告等。4.安全生產(chǎn)類涉及安全生產(chǎn)管理制度、安全檢查記錄、事故應(yīng)急預(yù)案、安全培訓(xùn)資料、安全事故報(bào)告及處理文件等。5.營(yíng)銷服務(wù)類有電力客戶檔案、用電業(yè)務(wù)辦理記錄、電費(fèi)核算與收繳資料、供電可靠性統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告、客戶投訴處理文件等。6.技術(shù)創(chuàng)新類包括公司的新技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目資料、技術(shù)改造方案、專利申請(qǐng)文件、科技成果鑒定材料等。7.其他類凡不屬于上述分類的電力資料，如公司電力工作會(huì)議紀(jì)要、重要文件、榮譽(yù)證書等，均歸入此類。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用層次編碼法，由分類代碼、年份代碼、順序號(hào)三部分組成。2.分類代碼：根據(jù)上述分類標(biāo)準(zhǔn)，分別用兩位數(shù)字表示各類資料，如“01”表示規(guī)劃設(shè)計(jì)類，“02”表示工程建設(shè)類等。3.年份代碼：用四位數(shù)字表示資料形成的年份，如“2023”表示2023年形成的資料。4.順序號(hào)：按照資料形成的先后順序，用四位數(shù)字依次編號(hào)，如“0001”“0002”等。5.編號(hào)示例：某電力工程項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告，其編號(hào)為“0120230001”；某臺(tái)電力設(shè)備的安裝調(diào)試記錄，編號(hào)為“0320230010”。四、電力資料收集與整理（一）收集要求1.各部門、各基層單位應(yīng)明確電力資料收集的責(zé)任人，確保資料收集工作的及時(shí)、準(zhǔn)確。2.資料收集應(yīng)遵循全面、完整的原則，涵蓋電力業(yè)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)和方面，不得遺漏重要信息。3.對(duì)于外部單位提供的電力資料，如設(shè)計(jì)單位的設(shè)計(jì)文件、供應(yīng)商的設(shè)備資料等，應(yīng)要求其提供完整、規(guī)范的原件或復(fù)印件，并加蓋單位公章。4.電力資料收集過(guò)程中，應(yīng)注意資料的真實(shí)性和合法性，嚴(yán)禁偽造、篡改資料。（二）整理要求1.收集到的電力資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，并剔除重復(fù)、無(wú)效的資料。2.對(duì)每份資料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫資料目錄清單，注明資料名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。3.資料整理應(yīng)做到格式規(guī)范、字跡清晰、圖表完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，確保資料的可讀性和可用性。4.對(duì)于電子資料，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的電子存儲(chǔ)介質(zhì)和文件夾中，便于管理和檢索。五、電力資料存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)資料設(shè)立專門的紙質(zhì)資料檔案室，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行分類存放，并建立紙質(zhì)資料臺(tái)賬，記錄資料的出入庫(kù)情況。2.電子資料建立電力資料管理信息系統(tǒng)，對(duì)電子資料進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。同時(shí)，定期對(duì)電子資料進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.電力資料的保管期限根據(jù)其重要性、性質(zhì)和相關(guān)法律法規(guī)的要求確定，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的資料：如公司電力發(fā)展規(guī)劃、重要的工程建設(shè)項(xiàng)目資料、具有重大歷史價(jià)值和法律意義的文件等。長(zhǎng)期保管的資料：一般為10年至50年，包括一般性的工程建設(shè)資料、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)資料、安全生產(chǎn)資料等。短期保管的資料：通常為1年至10年，如臨時(shí)性的電力業(yè)務(wù)文件、一般性的營(yíng)銷服務(wù)資料等。2.保管期限屆滿后，由電力資料管理部門會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行鑒定，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的資料，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）保管措施1.加強(qiáng)對(duì)資料檔案室的日常管理，保持室內(nèi)整潔、通風(fēng)良好，定期對(duì)資料進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保資料的安全和完整。2.對(duì)電子資料管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法篡改。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.建立資料借閱登記制度，嚴(yán)格控制資料的借閱范圍和借閱期限，對(duì)借閱的資料進(jìn)行跟蹤管理，確保按時(shí)歸還。4.加強(qiáng)對(duì)資料管理人員的安全教育，提高其安全意識(shí)，防止因人為疏忽導(dǎo)致資料損壞或丟失。六、電力資料檢索與利用（一）檢索方式1.紙質(zhì)資料檢索通過(guò)查閱紙質(zhì)資料臺(tái)賬和資料目錄清單，按照分類、編號(hào)等方式快速查找所需資料。2.電子資料檢索利用電力資料管理信息系統(tǒng)的檢索功能，輸入關(guān)鍵詞、編號(hào)、日期等信息，即可快速定位所需電子資料。（二）利用流程1.內(nèi)部利用公司各部門、各基層單位因工作需要查閱電力資料時(shí)，應(yīng)填寫《電力資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱資料的名稱、編號(hào)、用途等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批后，到電力資料管理部門辦理查閱手續(xù)。資料管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供資料，并做好查閱記錄。2.外部利用因特殊原因需要向外部單位提供電力資料時(shí)，應(yīng)填寫《電力資料對(duì)外提供申請(qǐng)表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由電力資料管理部門按照規(guī)定程序辦理。對(duì)外提供的資料應(yīng)進(jìn)行登記，并要求接收單位簽字確認(rèn)。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和敏感信息的電力資料，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供或公開。2.電力資料的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得用于與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的目的。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞資料。如因保管不善造成資料丟失或損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、電力資料鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立電力資料鑒定小組，由電力資料管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括相關(guān)部門的業(yè)務(wù)骨干和技術(shù)專家。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)擬銷毀的電力資料進(jìn)行審核和鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已超過(guò)保管期限，且確無(wú)保存價(jià)值的資料。2.重復(fù)、無(wú)效或已被新資料替代，且無(wú)參考意義的資料。3.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聯(lián)p壞，無(wú)法修復(fù)且無(wú)保存價(jià)值的資料。4.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息，經(jīng)公司批準(zhǔn)可以銷毀的資料。（三）銷毀程序1.電力資料管理部門定期對(duì)保管期限屆滿或已失去保存價(jià)值的資料進(jìn)行清理，填寫《電力資料銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷毀資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息，并說(shuō)明銷毀理由。2.將《電力資料銷毀申請(qǐng)表》提交給電力資料鑒定小組進(jìn)行審核鑒定。鑒定小組應(yīng)認(rèn)真審查申請(qǐng)銷毀資料的情況，必要時(shí)可進(jìn)行實(shí)地查看或組織相關(guān)人員進(jìn)行討論，形成鑒定意見。3.經(jīng)鑒定小組審核通過(guò)的《電力資料銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.獲得公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由電力資料管理部門組織實(shí)施資料銷毀工作。銷毀紙質(zhì)資料時(shí)，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行徹底銷毀；銷毀電子資料時(shí)，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)