電子傳真管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司電子傳真的使用與管理，提高工作效率，確保信息傳遞的準(zhǔn)確、及時(shí)和安全，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)及全體員工在工作中使用電子傳真的行為。（三）定義1.電子傳真：指通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，利用軟件或在線平臺(tái)實(shí)現(xiàn)的傳真功能，能夠?qū)㈦娮游臋n以傳真形式發(fā)送至指定傳真號(hào)碼，并接收、存儲(chǔ)傳真內(nèi)容。（四）基本原則1.合法性原則：電子傳真的使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保信息傳遞的合法性。2.準(zhǔn)確性原則：發(fā)送的傳真內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免因信息錯(cuò)誤給公司或他人造成損失。3.及時(shí)性原則：對(duì)于緊急傳真應(yīng)及時(shí)處理，確保信息傳遞的時(shí)效性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密及個(gè)人隱私的傳真信息予以保密。二、電子傳真系統(tǒng)管理（一）系統(tǒng)選擇與采購(gòu)1.公司應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求和實(shí)際情況，選擇穩(wěn)定、可靠、安全的電子傳真系統(tǒng)。2.在采購(gòu)電子傳真系統(tǒng)前，需進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研和評(píng)估，對(duì)比不同供應(yīng)商的產(chǎn)品性能、功能、價(jià)格及售后服務(wù)等方面，選擇最適合公司的系統(tǒng)。3.采購(gòu)過程應(yīng)按照公司相關(guān)采購(gòu)流程進(jìn)行，簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（二）系統(tǒng)安裝與配置1.由公司信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)電子傳真系統(tǒng)的安裝與配置工作。2.在安裝過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照系統(tǒng)安裝指南進(jìn)行操作，確保系統(tǒng)安裝正確、運(yùn)行穩(wěn)定。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和用戶權(quán)限設(shè)置，對(duì)電子傳真系統(tǒng)進(jìn)行合理配置，包括用戶賬號(hào)創(chuàng)建、權(quán)限分配、傳真號(hào)碼綁定等。（三）系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)1.信息技術(shù)部門應(yīng)定期對(duì)電子傳真系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，包括系統(tǒng)檢查、數(shù)據(jù)備份、故障排除等，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。2.關(guān)注電子傳真系統(tǒng)供應(yīng)商發(fā)布的軟件更新和安全補(bǔ)丁，及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)，以提高系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。3.建立系統(tǒng)維護(hù)記錄，詳細(xì)記錄系統(tǒng)維護(hù)的時(shí)間、內(nèi)容、問題解決情況等，以便日后查詢和參考。（四）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)電子傳真系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全措施，防止外部非法入侵。2.對(duì)用戶賬號(hào)和密碼進(jìn)行嚴(yán)格管理，定期更換密碼，確保賬號(hào)安全。3.對(duì)電子傳真系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，防止數(shù)據(jù)泄露。4.制定系統(tǒng)安全應(yīng)急預(yù)案，在系統(tǒng)出現(xiàn)安全問題時(shí)能夠及時(shí)響應(yīng)和處理，減少損失。三、電子傳真使用規(guī)范（一）用戶賬號(hào)管理1.公司員工需通過公司信息技術(shù)部門申請(qǐng)電子傳真用戶賬號(hào)，填寫相關(guān)申請(qǐng)表格，注明姓名、部門、聯(lián)系方式等信息。2.信息技術(shù)部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后為員工創(chuàng)建賬號(hào)，并分配初始密碼。3.員工應(yīng)妥善保管個(gè)人賬號(hào)和密碼，不得將賬號(hào)轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)被盜用或存在安全隱患，應(yīng)及時(shí)向信息技術(shù)部門報(bào)告，并進(jìn)行密碼重置。（二）傳真發(fā)送1.員工在發(fā)送傳真前，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)傳真內(nèi)容，確保信息準(zhǔn)確無誤。2.選擇正確的接收傳真號(hào)碼，避免因號(hào)碼錯(cuò)誤導(dǎo)致傳真無法送達(dá)。3.根據(jù)傳真內(nèi)容的緊急程度和重要性，合理選擇傳真發(fā)送方式，如普通傳真、加急傳真等。4.在發(fā)送傳真時(shí)，應(yīng)填寫清晰、完整的傳真封面，注明傳真主題、發(fā)件人姓名、部門、聯(lián)系方式等信息。5.對(duì)于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密及個(gè)人隱私的傳真，應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行加密處理或采取其他保密措施后再發(fā)送。（三）傳真接收1.員工應(yīng)定期查看電子傳真系統(tǒng)中的收件箱，及時(shí)接收和處理傳真。2.對(duì)于重要的傳真，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，并按照公司文件管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。3.如收到不明來源或可疑的傳真，應(yīng)謹(jǐn)慎處理，避免點(diǎn)擊其中的鏈接或下載附件，以防遭受詐騙或病毒攻擊。4.對(duì)于需要回復(fù)的傳真，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予答復(fù)，確保溝通的及時(shí)性和有效性。（四）傳真存儲(chǔ)與歸檔1.電子傳真系統(tǒng)應(yīng)具備完善的存儲(chǔ)功能，能夠?qū)Πl(fā)送和接收的傳真進(jìn)行分類存儲(chǔ)，方便用戶查詢和管理。2.公司員工應(yīng)按照公司文件管理規(guī)定，對(duì)重要的傳真進(jìn)行及時(shí)歸檔，確保文件的完整性和可追溯性。3.傳真存儲(chǔ)期限應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，對(duì)于超過存儲(chǔ)期限的傳真，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行清理。（五）傳真使用限制1.禁止利用電子傳真系統(tǒng)發(fā)送與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的信息，如廣告、垃圾郵件等。2.不得使用電子傳真系統(tǒng)進(jìn)行違法違規(guī)活動(dòng)，如傳播淫穢、暴力、恐怖等有害信息。3.未經(jīng)公司授權(quán)，不得擅自將公司電子傳真系統(tǒng)提供給外部單位或個(gè)人使用。四、電子傳真審批流程（一）一般傳真審批1.對(duì)于一般性的工作傳真，由部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人員進(jìn)行審批。2.員工在發(fā)送傳真前，應(yīng)填寫《電子傳真發(fā)送審批表》，注明傳真主題、內(nèi)容、接收號(hào)碼等信息，提交部門負(fù)責(zé)人審批。3.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在收到審批表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審批，如同意發(fā)送，簽字確認(rèn)后返回給員工；如不同意，應(yīng)注明原因并退回。（二）重要傳真審批1.對(duì)于涉及公司重大決策、重要合同、機(jī)密信息等重要傳真，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。2.員工在發(fā)送此類傳真前，應(yīng)填寫《電子傳真發(fā)送審批表》，詳細(xì)說明傳真內(nèi)容的重要性和必要性，提交部門負(fù)責(zé)人審核。3.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將審批表提交給公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。公司高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在收到審批表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審批，如同意發(fā)送，簽字確認(rèn)后返回給員工；如不同意，應(yīng)注明原因并退回。（三）緊急傳真處理1.對(duì)于緊急傳真，如遇部門負(fù)責(zé)人或高層領(lǐng)導(dǎo)無法及時(shí)審批的情況，員工可先發(fā)送傳真，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.員工在發(fā)送緊急傳真后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)填寫《電子傳真發(fā)送審批表》，提交部門負(fù)責(zé)人或高層領(lǐng)導(dǎo)審批，并說明緊急情況及已發(fā)送傳真的情況。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)電子傳真的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。（二）檢查內(nèi)容1.電子傳真系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括系統(tǒng)是否正常運(yùn)行、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確完整等。2.員工對(duì)電子傳真使用規(guī)范的遵守情況，如傳真發(fā)送、接收、存儲(chǔ)、審批等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。3.電子傳真信息的保密性情況，是否存在信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。（三）檢查方式1.定期檢查：行政管理部門定期對(duì)電子傳真系統(tǒng)和員工使用情況進(jìn)行檢查，每月至少進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查：行政管理部門不定期對(duì)電子傳真的使用情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。3.系統(tǒng)監(jiān)控：利用電子傳真系統(tǒng)的監(jiān)控功能，對(duì)傳真發(fā)送和接收情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況。（四）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本管理辦法的行為，行政管理部門將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理，包括警告、罰款、通報(bào)批評(píng)等。2.如因違規(guī)行為給公司造成損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.對(duì)于嚴(yán)重違反公司規(guī)定或法律法規(guī)的行為，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。六、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.公司人力資源部門應(yīng)制定電子傳真使用培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織員工參加培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括電子傳真系統(tǒng)的操作使用、傳真發(fā)送與接收流程、審批制度、安全保密知識(shí)等。3.培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、實(shí)際操作演示等多種形式，確保員工能夠熟練掌握電子傳真的使用方法和技巧。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.人力資源部門負(fù)責(zé)組織培訓(xùn)的實(shí)施工作，邀請(qǐng)信息技術(shù)部門或相關(guān)專家進(jìn)行授課。2.在培訓(xùn)過程中，應(yīng)注重與員工的互動(dòng)交流，解答員工的疑問，確保培訓(xùn)效果。3.培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對(duì)員工進(jìn)行考核，考核合格后方可正式使用電子傳真系統(tǒng)。（三）宣傳推廣1.公司行政管理部門應(yīng)通過內(nèi)部公告、郵件、宣傳欄等多種渠道，對(duì)電子傳真管理辦法進(jìn)行宣傳推廣，提高員工對(duì)電子傳真使用規(guī)范的認(rèn)識(shí)。2.定期發(fā)布電子傳真使用的小貼士和注意事項(xiàng)，提醒員工正確使用電子傳真系統(tǒng)，避免違規(guī)行為的發(fā)生。3.鼓勵(lì)員工積極