物資自購管理辦法總則目的為規(guī)范公司物資自購行為，加強物資采購管理，確保采購物資的質量、價格合理，滿足公司生產經營需要，提高資金使用效益，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門、各項目所需物資的自購活動，包括但不限于原材料、設備、辦公用品、勞保用品等。基本原則1.合法性原則：物資自購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策規(guī)定，依法簽訂采購合同，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證物資質量的前提下，充分考慮采購成本、運輸成本、倉儲成本等因素，優(yōu)化采購方案，降低采購總成本，提高經濟效益。3.質量優(yōu)先原則：嚴格把控物資質量，選擇具有良好信譽和質量保證的供應商，確保所采購物資符合公司生產經營要求和相關標準。4.公開公正原則：采購過程應公開透明，遵循公平競爭原則，確保所有潛在供應商有平等的機會參與采購活動，杜絕暗箱操作。5.歸口管理原則：物資采購工作實行歸口管理，明確各部門在物資采購中的職責和權限，加強部門之間的協(xié)調與配合。采購職責分工采購部門職責1.負責制定物資采購計劃，根據公司生產經營需求和庫存情況，合理安排采購數(shù)量和時間。2.組織實施物資采購活動，通過多種渠道尋找合格供應商，進行詢價、比價、議價，選擇合適的供應商簽訂采購合同。3.負責采購合同的執(zhí)行和跟蹤，協(xié)調解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保物資按時、按質、按量供應。4.建立供應商檔案，對供應商的供貨質量、價格、交貨期、售后服務等情況進行評估和管理，定期更新供應商信息。5.負責采購物資的驗收工作，與相關部門共同對采購物資的數(shù)量、質量、規(guī)格等進行檢驗，確保符合合同要求。6.定期統(tǒng)計分析采購數(shù)據，總結采購工作經驗教訓，提出改進采購工作的建議和措施。需求部門職責1.根據公司生產經營計劃和實際工作需要，及時向采購部門提交物資需求計劃，明確物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質量要求等詳細信息。2.參與采購過程中的技術談判和質量驗收工作，提供技術支持和質量標準，確保所采購物資符合本部門使用要求。3.負責對采購物資的使用情況進行跟蹤和反饋，及時發(fā)現(xiàn)并解決物資使用過程中出現(xiàn)的問題。財務部門職責1.負責審核物資采購計劃和采購合同，確保采購資金的合理性和合規(guī)性。2.按照公司財務管理制度，及時辦理采購款項的支付手續(xù)，對采購資金的使用進行監(jiān)督和管理。3.定期對采購成本進行核算和分析，為公司成本控制提供數(shù)據支持。質量部門職責1.制定物資質量檢驗標準和驗收規(guī)范，參與采購物資的質量檢驗和驗收工作。2.對采購物資的質量問題進行調查和處理，提出改進措施和建議，確保所采購物資符合質量要求。采購流程采購計劃編制1.各需求部門應于每月[具體日期]前，根據本部門下月生產經營計劃和物資庫存情況，填寫《物資需求計劃表》，提交至采購部門。2.采購部門收到各需求部門提交的《物資需求計劃表》后，進行匯總整理，并結合公司庫存情況和生產經營實際需求，編制月度物資采購計劃。3.月度物資采購計劃應明確物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計采購時間等內容，并報分管領導審批。經審批后的采購計劃作為物資采購的依據。供應商選擇與管理1.供應商開發(fā)采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，建立供應商信息庫。對潛在供應商進行初步篩選，重點考察供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面情況。對于符合基本要求的供應商，采購部門應組織相關人員進行實地考察，了解供應商的實際情況，填寫《供應商考察報告》。2.供應商評估與選擇采購部門定期對供應商的供貨質量、價格、交貨期、售后服務等情況進行評估，建立供應商評估檔案。在進行物資采購時，采購部門應根據采購物資的特點和要求，從合格供應商名單中選擇不少于[X]家供應商進行詢價。采購部門組織相關人員對各供應商的報價進行比較和分析，綜合考慮物資質量、價格、交貨期、售后服務等因素，選擇最優(yōu)供應商，并填寫《供應商選擇審批表》，報分管領導審批。3.供應商管理采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。采購部門應定期對供應商進行跟蹤和評估，如發(fā)現(xiàn)供應商存在供貨質量問題、交貨期延遲、價格不合理等情況，應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其限期整改。如供應商整改后仍不符合要求，采購部門應暫停與其合作，并重新選擇供應商。采購實施1.采購部門根據審批后的采購計劃和選定的供應商，向供應商發(fā)送《采購訂單》，明確采購物資的詳細要求和交貨時間等信息。2.供應商收到《采購訂單》后，應確認訂單內容，并按照訂單要求組織生產和發(fā)貨。3.在物資采購過程中，采購部門應與供應商保持密切溝通，及時了解物資生產進度和發(fā)貨情況，如發(fā)現(xiàn)問題應及時協(xié)調解決，確保物資按時、按質、按量供應。物資驗收1.物資到貨前，采購部門應通知需求部門和質量部門做好驗收準備工作。2.物資到貨后，采購部門、需求部門和質量部門共同對物資進行驗收。驗收內容包括物資的數(shù)量、質量、規(guī)格、型號等是否與采購合同和《采購訂單》一致。3.對于驗收合格的物資，驗收人員應在《物資驗收單》上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。對于驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商聯(lián)系，要求其更換或退貨，并跟蹤處理情況。付款結算1.物資驗收合格且入庫后，采購部門應根據采購合同和《物資驗收單》，填寫《付款申請單》，附上相關發(fā)票、合同等資料，報財務部門審核。2.財務部門按照公司財務管理制度對《付款申請單》及相關資料進行審核，審核無誤后報分管領導審批。3.分管領導審批通過后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間辦理付款手續(xù)。采購風險管理市場風險1.密切關注市場動態(tài)，及時了解物資價格波動情況，通過與多家供應商詢價、簽訂框架協(xié)議等方式，降低價格波動對采購成本的影響。2.建立物資價格預警機制，設定價格波動閾值，當市場價格波動超過閾值時，及時調整采購策略。質量風險1.嚴格按照質量標準和驗收規(guī)范進行物資驗收，加強對采購物資質量的檢驗和檢測，確保所采購物資符合質量要求。2.要求供應商提供質量保證文件和售后服務承諾，對出現(xiàn)質量問題的物資，及時與供應商協(xié)商解決，如造成損失的，依法追究供應商的責任。合同風險1.簽訂采購合同前，認真審核合同條款，確保合同內容合法、合規(guī)、完整，明確雙方的權利和義務，避免合同糾紛。2.加強對采購合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保合同有效履行。供應商風險1.建立供應商評估和管理體系，定期對供應商進行評估和考核，選擇信譽良好、實力較強的供應商合作。2.與供應商簽訂保密協(xié)議和廉潔協(xié)議，防止供應商泄露公司商業(yè)機密和發(fā)生不正當交易行為。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.公司內部審計部門定期對物資采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購資金使用是否合理等情況。2.采購部門應定期向公司領導匯報物資采購工作情況，接受公司領導的監(jiān)督和指導?？己嗽u價1.建立物資采購工作考核評價制度，對采購部門及相關人員的采購工作進行考核評價?？己藘热莅ú少徲媱澩瓿汕闆r、采購