電子簽署管理辦法總則制定目的為規(guī)范公司電子簽署行為，保障電子簽署的合法性、有效性和安全性，提高工作效率，降低運(yùn)營(yíng)成本，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、子公司以及與公司有業(yè)務(wù)往來的合作伙伴在各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及的電子簽署行為，包括但不限于合同、協(xié)議、文件、表單等?；驹瓌t1.合法合規(guī)原則：電子簽署活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保簽署行為的合法性和有效性。2.安全可靠原則：采用安全可靠的技術(shù)和措施，保障電子簽署數(shù)據(jù)的完整性、保密性和可用性，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。3.真實(shí)有效原則：電子簽署應(yīng)能夠準(zhǔn)確反映簽署人的真實(shí)意愿，確保簽署內(nèi)容與紙質(zhì)簽署具有同等法律效力。4.便捷高效原則：在保證安全和合法的前提下，充分利用電子簽署技術(shù)，簡(jiǎn)化流程，提高工作效率，降低運(yùn)營(yíng)成本。術(shù)語定義1.電子簽署：指通過電子技術(shù)手段，在電子文檔上進(jìn)行簽名或蓋章，以表明簽署人對(duì)文檔內(nèi)容的認(rèn)可和同意。電子簽署包括但不限于數(shù)字簽名、電子印章、生物識(shí)別技術(shù)等。2.數(shù)字簽名：基于公鑰密碼體制的一種電子簽名技術(shù)，通過對(duì)電子文檔進(jìn)行加密和哈希運(yùn)算，生成唯一的數(shù)字簽名，以證明文檔的完整性和簽署人的身份真實(shí)性。3.電子印章：以電子數(shù)據(jù)形式存在的印章，通過數(shù)字簽名技術(shù)實(shí)現(xiàn)與紙質(zhì)印章相同的功能，具有與紙質(zhì)印章同等的法律效力。4.生物識(shí)別技術(shù)：利用人體生物特征進(jìn)行身份識(shí)別的技術(shù)，如指紋識(shí)別、面部識(shí)別、虹膜識(shí)別等，可用于電子簽署中的身份認(rèn)證。電子簽署系統(tǒng)系統(tǒng)建設(shè)與選型1.公司應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求和安全要求，選擇符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范的電子簽署系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)具備電子簽名、電子印章管理、文檔加密存儲(chǔ)、審計(jì)追蹤等功能。2.在選型過程中，應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、技術(shù)實(shí)力、產(chǎn)品功能、安全性能、售后服務(wù)等進(jìn)行全面評(píng)估，確保系統(tǒng)的可靠性和穩(wěn)定性。3.電子簽署系統(tǒng)應(yīng)與公司現(xiàn)有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通，提高工作效率。系統(tǒng)安全管理1.公司應(yīng)建立健全電子簽署系統(tǒng)安全管理制度，加強(qiáng)系統(tǒng)安全防護(hù)，防止系統(tǒng)遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件。2.對(duì)電子簽署系統(tǒng)的訪問進(jìn)行嚴(yán)格權(quán)限管理，設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作相關(guān)功能。3.定期對(duì)電子簽署系統(tǒng)進(jìn)行安全檢測(cè)和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全漏洞。對(duì)系統(tǒng)的安全事件進(jìn)行記錄和分析，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。4.加強(qiáng)對(duì)電子簽署系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)管理，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上。系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)1.公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子簽署系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和問題，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.定期對(duì)電子簽署系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，包括系統(tǒng)性能優(yōu)化、軟件升級(jí)、硬件檢查等，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。3.根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步的需要，及時(shí)對(duì)電子簽署系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，增加新的功能和特性，提高系統(tǒng)的適用性和競(jìng)爭(zhēng)力。電子簽署流程發(fā)起與準(zhǔn)備1.業(yè)務(wù)部門在需要進(jìn)行電子簽署的業(yè)務(wù)活動(dòng)中，應(yīng)明確簽署需求，確定簽署的文檔內(nèi)容、簽署方信息、簽署方式等。2.對(duì)簽署文檔進(jìn)行審核，確保文檔內(nèi)容符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，不存在歧義、錯(cuò)誤或違法違規(guī)內(nèi)容。3.根據(jù)簽署需求，準(zhǔn)備電子簽署所需的相關(guān)材料，如數(shù)字證書、電子印章等。簽署過程1.發(fā)起方將簽署文檔上傳至電子簽署系統(tǒng)，并按照系統(tǒng)提示填寫簽署方信息、選擇簽署方式等。2.系統(tǒng)對(duì)簽署方進(jìn)行身份認(rèn)證，通過數(shù)字證書、生物識(shí)別技術(shù)等方式驗(yàn)證簽署方的身份真實(shí)性。3.簽署方對(duì)文檔進(jìn)行電子簽名或蓋章操作，系統(tǒng)生成電子簽署記錄，記錄簽署時(shí)間、簽署方信息、簽署內(nèi)容等。4.對(duì)于需要多方簽署的文檔，按照設(shè)定的簽署順序依次進(jìn)行簽署，直至所有簽署方完成簽署。簽署確認(rèn)與存檔1.簽署完成后，系統(tǒng)向簽署方發(fā)送簽署確認(rèn)通知，告知簽署結(jié)果。簽署方可以通過系統(tǒng)查詢簽署記錄和簽署文檔。2.對(duì)已完成電子簽署的文檔進(jìn)行存檔管理，按照公司檔案管理制度的要求，將文檔存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并建立索引和目錄，便于查詢和檢索。3.電子簽署文檔的存檔期限應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求，確保文檔的完整性和可追溯性。數(shù)字證書與電子印章管理數(shù)字證書管理1.公司應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定，向合法的數(shù)字證書頒發(fā)機(jī)構(gòu)申請(qǐng)數(shù)字證書，用于電子簽署中的身份認(rèn)證。2.對(duì)數(shù)字證書的申請(qǐng)、發(fā)放、使用、更新、撤銷等進(jìn)行嚴(yán)格管理，建立數(shù)字證書管理臺(tái)賬，記錄數(shù)字證書的相關(guān)信息。3.妥善保管數(shù)字證書的私鑰，采取加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，防止私鑰泄露。定期對(duì)數(shù)字證書進(jìn)行備份，確保在證書丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。4.數(shù)字證書有效期屆滿前，應(yīng)及時(shí)辦理證書更新手續(xù)，確保證書的有效性。如數(shù)字證書不再使用或存在安全風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)辦理證書撤銷手續(xù)。電子印章管理1.公司應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定，制作和使用電子印章。電子印章的制作應(yīng)符合安全可靠、真實(shí)有效的要求，具備防篡改、防偽造等功能。2.建立電子印章管理系統(tǒng)，對(duì)電子印章的申請(qǐng)、制作、發(fā)放、使用、保管、更新、撤銷等進(jìn)行全過程管理。3.對(duì)電子印章的使用進(jìn)行嚴(yán)格授權(quán)，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能使用電子印章進(jìn)行簽署操作。使用電子印章時(shí)，應(yīng)確保簽署內(nèi)容與電子印章所代表的實(shí)體一致。4.定期對(duì)電子印章進(jìn)行安全檢測(cè)和評(píng)估，確保電子印章的安全性和可靠性。如發(fā)現(xiàn)電子印章存在安全風(fēng)險(xiǎn)或不再使用，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更新或撤銷處理。審計(jì)與監(jiān)督審計(jì)機(jī)制1.公司應(yīng)建立電子簽署審計(jì)制度，定期對(duì)電子簽署活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查簽署行為是否符合法律法規(guī)、公司規(guī)定和本辦法的要求。2.審計(jì)內(nèi)容包括電子簽署系統(tǒng)的操作記錄、簽署文檔的內(nèi)容和簽署過程、數(shù)字證書和電子印章的使用情況等。3.通過審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行整改，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行責(zé)任追究。監(jiān)督管理1.公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)電子簽署活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保電子簽署行為的規(guī)范和合法。2.對(duì)涉及電子簽署的重大業(yè)務(wù)活動(dòng)或存在風(fēng)險(xiǎn)的簽署行為，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)督和審查。3.接受外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合監(jiān)管機(jī)構(gòu)的工作，及時(shí)整改發(fā)現(xiàn)的問題，確保公司電子簽署活動(dòng)的合規(guī)性。法律責(zé)任與糾紛處理法律責(zé)任1.公司員工在電子簽署活動(dòng)中，如違反法律法規(guī)、公司規(guī)定或本辦法的要求，導(dǎo)致公司遭受損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。2.因電子簽署系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)泄露等原因，給公司或第三方造成損失的，公司應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。公司承擔(dān)賠償責(zé)任后，有權(quán)向相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行追償。糾紛處理1.在電子簽署過程中，如發(fā)生糾紛，